Organize-se: 10 estratégias para listas de tarefas melhores e mais eficazes

Qual é a eficácia da sua lista de tarefas? Isso ajuda você a planejar o seu dia? Isso ajuda você a priorizar? Ou é uma lista interminável de coisas que você se sente culpado por ainda não ter feito e agora é improvável que faça?

Uma boa lista de tarefas tem o poder de não apenas moldar o seu dia, mas também concentrar sua atenção no que for mais significativo para você. Ao anotar suas tarefas, você está efetivamente dividindo seus objetivos maiores em partes mais gerenciáveis. Uma tarefa semanal de limpeza de papéis acumulados em sua mesa pode ajudar a atingir o objetivo maior de permanecer organizado e sem papel. Mesmo uma lista de compras de supermercado pode indicar um objetivo maior: comer bem ou cozinhar mais em casa.

Quando você aprender a fazer uma lista eficaz de tarefas, mantenha sua mente mais afinada com seus verdadeiros objetivos. Uma boa lista de tarefas deve lhe dar orientação, não enche-o de pavor. Aqui estão algumas dicas para criar melhores listas de tarefas.

1. Escolha o aplicativo de tarefas a fazer certo para você

O primeiro passo para criar uma lista melhor de tarefas é decidir onde mantê-la. Não há nada de errado em ter uma lista de tarefas em papel. Se isso funciona para você, ótimo. Dito isto, há muitas razões pelas quais um aplicativo de lista de tarefas realmente bom é superior:

• Os aplicativos de tarefas têm lembretes embutidos.
• As listas digitais são mais fáceis de editar do que as de papel, para que você possa ajustar suas prioridades e esclarecer suas tarefas conforme necessário.
• Você não pode perder uma lista digital salva na nuvem. Se você não é uma pessoa naturalmente organizada, esse pode ser um benefício importante.
• Diferentes visualizações em um aplicativo de tarefas pendentes permitem ver apenas tarefas relevantes no momento.
• Os aplicativos da lista de tarefas a fazer podem ser colaborativos; você pode atribuir tarefas a outras pessoas e ser notificado quando elas forem concluídas.
• Você pode escolher um aplicativo de lista de tarefas com recursos que o motivem, seja um design bonito ou uma experiência de jogo.

Há um número enorme de aplicativos da lista de tarefas a fazer. Você pode perder o dia inteiro de produtividade explorando todos os aplicativos de gerenciamento de tarefas que aparecem em uma pesquisa em qualquer loja de aplicativos. Depois de testar muitos deles, os que eu mais recomendo são:

• Todoist
• Any.do
• Asana
• Coisas

Alguns outros aplicativos excelentes em determinadas circunstâncias são o Google Tasks (para integração com aplicativos do G Suite), o Microsoft To-Do (se você usa o Microsoft Office ou Windows 10), o Habitica (se você gosta de gamificação) e o Omnifocus (para aqueles que adicionam muitos detalhes às tarefas). Existem muitos outros, no entanto. Se nenhuma dessas coisas lhe agradar, pergunte a seus amigos (principalmente os organizados) o que eles usam. Experimente alguns e escolha um que você goste e faça backup de suas informações na nuvem para nunca perder nada.

Se você precisar de ajuda para acompanhar as tarefas, porque elas sempre parecem estar em andamento ou em espera, um aplicativo de quadro Kanban, como o Trello, poderá atendê-lo melhor do que uma lista de tarefas mais tradicional.

2. Faça mais de uma lista

Muito poucas pessoas têm apenas uma lista de tarefas. Crie uma lista de tarefas a fazer para o trabalho e uma lista separada para tarefas pessoais. Você pode ter uma lista compartilhada de tarefas domésticas, uma lista de Algum dia em que anota as coisas que gostaria de fazer, mas que não são urgentes, e muito mais.

Ter mais de uma lista ajuda você a se concentrar. Quando você está no trabalho e pronto para assumir algumas tarefas relacionadas ao trabalho, não quer se distrair com o fato de ter que fazer um bolo de aniversário no seu dia de folga.

Todos os ótimos aplicativos de tarefas permitem que você faça várias listas. Comece com alguns que são fáceis e óbvios, como:

• Trabalhos
• Pessoal
• Uso doméstico

Talvez para você faça mais sentido ter o Projeto A e o Projeto B em vez de uma lista de trabalho geral. O que mais você precisa? Você sempre pode alterar sua lista de listas posteriormente.

3. Adicione novas tarefas o mais rápido possível

Quando uma nova tarefa surgir na sua cabeça, escreva-a na sua lista de tarefas o mais rápido possível. Se seu aplicativo de tarefas pendentes tiver algum tipo de atalho de teclado para adicionar uma nova tarefa, aprenda-o. Se seu aplicativo tiver um atalho para celular, configure-o.

Quando você adiciona tarefas à sua lista de tarefas assim que pensa nelas, pode impedir-se de insistir nelas. Uma vez escrito, você não precisa mais se lembrar.

4. Atribuir datas de vencimento

Quando uma tarefa tiver uma data de vencimento, adicione-a à sua lista de tarefas. As datas de vencimento ajudam a priorizar.

Nem todas as tarefas precisam de uma data de vencimento difícil e rápida na vida real para receber uma em sua lista de tarefas. Atribua uma data para as tarefas sempre que souber mais ou menos quando pensa que pode fazê-lo.

Isso é eficaz por dois motivos: primeiro, a maioria dos aplicativos de tarefas permite ver o que está por vir "hoje", "amanhã" e "esta semana", independentemente da lista em que estão. Portanto, você pode ver tudo o que está por vir " hoje "em sua lista de trabalho, lista pessoal e assim por diante. Segundo, dando datas de vencimento das tarefas, você está planejando efetivamente sua semana, que é uma excelente estratégia de gerenciamento de tempo.

5. Revise diariamente

Comece todos os dias observando sua lista de tarefas do dia e avaliando se é razoável. Então revise. Se você tem muitas tarefas hoje e sabe que não vai conseguir todas, está se preparando para o fracasso.

6. Limite-se a entre três e cinco tarefas diárias

Em um dia normal, faço check-out entre três e cinco tarefas. Se eu inadvertidamente agendou 12 tarefas para o dia, sei que não as alcançarei, o que significa que tenho que priorizá-las novamente e alterar as datas de vencimento. Se eu encontrar esse problema em potencial antes do meu dia começar, posso me ajustar ao invés de me estressar com todas as tarefas que pretendia fazer e não fiz.

Qual é o seu limite de tarefas diárias? Depende de quais tipos de tarefas você anota e de quão difíceis elas são para concluir. Com o tempo, se você acompanhar quantas tarefas você desmarca todos os dias - os melhores aplicativos de tarefas a fazer por você - você aprenderá o máximo. Depois de saber o máximo, você pode limitar suas tarefas diárias a um número razoável.

7. Anote tarefas, não metas ou objetivos

O que você escreve na sua lista de tarefas é importante. Preencha suas listas com tarefas, em vez de objetivos e metas. Para fazer isso, você precisa saber a diferença entre os dois.

Objetivos são realizações gerais ou resultados desejados. Eles geralmente são difíceis de quantificar. Um exemplo é "tornar-se fluente em hindi". Colocar isso na sua lista de tarefas não seria muito eficaz.

Objetivos são marcadores no caminho para alcançar a meta. É muito mais fácil confundi-las com tarefas, porque os objetivos são mais específicos e quantificáveis. Um exemplo de objetivo pode ser "ter uma conversa em hindi sobre meus filmes favoritos".

Então, o que são tarefas? Tarefas são as ações que você executa para alcançar um objetivo. Quebre um objetivo e você terá suas tarefas. Muitas vezes são eventos únicos, embora possam se repetir. Uma tarefa pode ser "aprender três novos verbos em hindi" ou "estudar por 30 minutos".

Tarefas - não metas ou objetivos - são o que pertencem a uma lista de tarefas.

8. Mantenha suas metas e objetivos separados

Definir suas metas e objetivos é uma parte importante da criação de listas de tarefas melhores e mais eficazes. Em um mundo perfeito, as tarefas que você executa são principalmente em busca de seus objetivos. Se não, por que você está perdendo seu tempo fazendo isso? Você precisa saber quais são seus objetivos, mas não precisa deles na sua lista de tarefas.

Anote suas metas e objetivos em outro lugar. Se a sua lista de tarefas tiver uma seção de anotações, coloque-as lá. Se você mantém um diário, anote suas metas e as revise trimestralmente ou anualmente. Consulte seus objetivos de tempos em tempos, mas não deixe que eles o distraiam das coisas específicas que você precisa fazer hoje.

9. Veja sua lista de tarefas frequentemente

Uma lista de tarefas eficaz o guia durante todo o dia. Veja no início da semana para planejar seu tempo. Veja no início do dia para revisar seu plano para o dia. Olhe para ele depois do almoço para saber o que mais precisa focar pelo resto do dia. Quando você se sentir perdido em uma tarefa ou precisar de uma pausa, verifique na sua lista de tarefas por algo pequeno e fácil que você pode enfrentar enquanto isso.

Quanto mais você olha para sua lista, mais confia nela. Quanto mais você confia, menos precisa se lembrar de quais tarefas deve executar. Quanto menos você precisa se lembrar, mais você libera sua mente para se concentrar na tarefa em questão.

10. Torne sua lista de tarefas digitalizável

Se você olhar frequentemente para a sua lista de tarefas - e acho que deveria -, rapidamente perceberá como é útil ver o que você precisa de relance, em vez de ler profundamente.

Use linguagem estrita ou abreviada para escrever suas tarefas. Muitos aplicativos têm classificações prioritárias ou estrelas que você pode adicionar, permitindo destacar tarefas cruciais. Codifique com cores suas tarefas, se isso ajudar. Aplique ícones que forneçam mais informações sobre a tarefa, como exigir uma ligação ou estar relacionada à assistência médica. Não importa a rapidez com que você olha para sua lista de tarefas, você deve conseguir muitas informações sobre o que precisa ser feito.

O coração da produtividade

Uma ótima lista de tarefas está no centro da produtividade pessoal. É uma alegria encontrar um aplicativo e processo de gerenciamento de tarefas que funcionem para você. Marcar os itens da sua lista dá a você uma sensação de realização e é um elemento essencial para se organizar. Um sistema de tarefas confiável torna a vida mais fácil e menos estressante.