Organize-se: 11 truques para aumentar sua produtividade

Quer tirar o máximo proveito do seu tempo é normal. Vivemos em uma cultura obcecada pela produtividade e é difícil culpar alguém por sonhar com uma vida mais eficiente. Algumas pessoas querem concluir seu trabalho rapidamente, para que possam deixar tudo para trás quando voltarem para casa. Outros querem dominar a arte do gerenciamento de projetos para ganhar dinheiro suficiente para pagar as contas, economizando tempo e energia para seguir sua paixão, seja escrita criativa, design de videogame ou horticultura.

Ser mais produtivo é aproveitar ao máximo o tempo que você tem.

"São 168 horas em uma semana. Se você trabalha 50 e dorme 8 por noite (56 horas por semana no total), isso deixa 62 horas para outras coisas", escreve Laura Vanderkam, especialista em gerenciamento de tempo e autora, em seu último livro. O tempo está aí. Está tudo em como você o usa.

Essas 11 dicas ajudarão você a aumentar sua produtividade, tanto a curto como a longo prazo.

1	Acompanhe o seu tempo

Você sabe como gasta seu tempo? Caso contrário, como você espera obter mais proveito disso?

Acompanhe seu tempo por uma semana. Ele não precisa ser preciso ao minuto, mas observe quando você chega e sai do trabalho, pausas, refeições, horário da família, atividades, lazer e assim por diante. Instale o aplicativo RescueTime se desejar obter mais detalhes sobre como você gasta o tempo do seu computador. Ele rastreia quais programas você usa e quais sites você visita, além de quanto tempo você gasta longe do computador.

(Mostrado: Um resumo mensal da produtividade.)

Ao revisar seu log, procure horas que você está usando "mal" (no entanto, você o define). Depois de perceber como você gasta suas horas, você pode aumentar o quanto sai delas.

2	Reveja o seu calendário e as tarefas principais

É um pesadelo de produtividade ter seu dia inteiro invadido por uma reunião que você esqueceu completamente que estava no calendário. Não deixe isso acontecer. Examine sua agenda e lista de tarefas todas as manhãs. Leva menos de um minuto e você não será desviado do curso mais tarde. O aplicativo de gerenciamento de tarefas Any.do possui uma configuração que lembra você todas as manhãs para revisar seus planos para o dia.

3	Proteja suas horas mais produtivas

Pergunte a qualquer pessoa criativa de sucesso como ela encontra tempo para escrever roteiros de filmes, pintar retratos, tocar música ou qualquer empreendimento que eles realizem, e eles provavelmente dirão a você a regra do ass-in-the-chair: Comece colocando sua bunda a cadeira.

Claro que não é tão simples quanto sentar. O tempo também importa. Para a maioria das pessoas, a parte mais produtiva do dia é de manhã, não imediatamente após você acordar, mas geralmente antes da hora do almoço. Use essas horas para o trabalho que mais importa. Não agende reuniões então. Não verifique o email. Não acompanhe as mídias sociais. Se você é uma coruja da noite, proteja suas horas da noite da mesma maneira. Então coloque sua bunda na cadeira…

4	Mantenha uma lista de tarefas

Escreva uma lista de tarefas. Torne cada entrada concreta e acionável. Anote apenas as coisas que serão feitas em um dia específico, não as tarefas que levam vários dias para serem concluídas. Quando sua lista parecer muito ambiciosa para o dia atual, mantenha as tarefas mais importantes e leve para outros dias as que podem esperar. Não tente assumir muito de uma só vez.

Os aplicativos da lista de tarefas a fazer são um centavo a uma dúzia, então escolha um que você gosta. E não tenha medo de rejeitar um aplicativo se você não gostar da aparência! O design é importante. Se você odeia a aparência, ficará ressentido ao ver sua lista de tarefas, e isso não é bom.

5	Check-in a hora

Defina as preferências de data e hora do seu computador para anunciar a hora na hora. Toda vez que isso acontecer, verifique com você mesmo. Você ainda está na tarefa? Você deveria fazer uma pausa?

6	Pense em termos de tomate

Você se lembra da técnica Pomodoro ? É uma rotina de produtividade em que você trabalha diligentemente e ininterruptamente por cerca de 25 minutos e depois faz uma pequena pausa. O nome vem do uso de um timer de cozinha, na forma de um tomate. Com essa técnica, você estima quantas sessões de 25 minutos, ou "tomates", precisa concluir uma tarefa e, em seguida, pretende fazê-lo com pequenos intervalos.

No Chrome, o Strict Workflow é a melhor extensão de timer de tomate que eu já vi.

Você pode ajustar a duração das sessões de trabalho e pausas. Um ícone de tomate no canto do navegador fica vermelho ou verde, dependendo do modo de trabalho ou interrupção, e mostra os minutos restantes para a perna atual. O fluxo de trabalho estrito também pode impedi-lo de certos sites de distração durante suas fases de trabalho.

7	Bloqueie-se para não distrair sites

Outra extensão do Chrome chamada StayFocusd impede que você visite sites que distraem quando você deveria estar trabalhando. Ao contrário do Strict Workflow, o StayFocusd bloqueará você durante os horários definidos, como das 9:00 às 17:00 todos os dias da semana. Ele pode impedir você de vasculhar o Facebook ou ser sugado para o BuzzFeed quando precisar trabalhar ou estudar, ou pode limitar o uso do Twitter a apenas 30 minutos por dia, o que você quiser. Diga apenas os domínios que mais o seduzem e defina sua programação.

8	Forçar-se a fazer pausas

Nunca subestime a importância das pausas. Todas as pessoas verdadeiramente produtivas sabem que as interrupções são necessárias para se manterem eficientes (e os optometristas certamente recomendam quebras de tela também). Time Out Free é um aplicativo para Mac que nós da PCMag adoramos. Ele bloqueia você do computador inteiro em intervalos definidos. Usuários de Windows e Linux podem experimentar o Work Rave gratuito. Um aplicativo de quebra de plataforma cruzada (baseado na Web) que enfatiza a quebra dos olhos, chamado PYV para "proteger sua visão" também é gratuito.

9

Mover!

Algumas pausas devem ser curtas para que você possa voltar ao trabalho rapidamente. Mas pelo menos uma pausa por dia deve envolver sair da cadeira e caminhar um pouco. Pesquisadores da Universidade de Stanford mostraram que caminhar promove a criatividade. É bom para sua saúde e seu cérebro e, portanto, sua produtividade. Adquira o hábito de fazer uma longa caminhada no almoço, ou sempre que melhor se adequar ao seu dia. Alguns rastreadores de atividade têm lembretes de movimento que fazem a banda vibrar se você ficar ocioso por muito tempo. Garmin Vivoactive e Apple Watch têm esse recurso, assim como muitos outros rastreadores.

10	Recompense-se pela conclusão de tarefas

Digamos que você termine uma tarefa meia hora antes do esperado. A coisa mais produtiva a fazer seria passar rapidamente para o próximo trabalho, certo? Errado.

Quando você terminar a tempo ou cedo, recompense-se. Compre um café. Tweet seu sucesso. Doodle. Ligue para seu amigo. Ou apenas saborear o momento. Você tem a oportunidade de criar um hábito aqui de recompensar o bom comportamento. Isso é reforço positivo. Você verá melhores resultados a longo prazo se se recompensar por um trabalho bem feito, em vez de se punir com um trabalho novo (e não programado).

11	Economize tempo para dormir e relaxar

Dormir. Dorma bem. Durma o suficiente. Ninguém é mais produtivo ou eficiente quando privado de sono.

Além disso, não reserve todos os momentos do dia. Pesquisas (muitas delas explicadas no livro Scarcity ) mostram que, quando os recursos são esgotados, sua largura de banda mental é afetada. É verdade quando esses recursos são tempo, dinheiro ou qualquer outra coisa. Quando experimentamos escassez, deixamos de operar da melhor maneira possível, e nossas decisões e ações sofrem. Então construa um pouco de folga. Dê à sua agenda bastante espaço de manobra e deixe um tempo não programado para ficar.

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