Vídeo: Como organizar uma lista de tarefas (Outubro 2024)
Adoro perguntar às pessoas sobre como elas usam o email do escritório, apenas para entender melhor a diferença entre como o email foi projetado para ser usado, como é usado com mais eficiência e como as pessoas realmente o usam.
Quando perguntadas, muitas pessoas orgulhosamente resumem suas técnicas de gerenciamento de email da seguinte maneira: "Minha caixa de entrada de email é minha lista de tarefas!"
Eles geralmente pensam que este é um sistema engenhoso, mas isso me faz estremecer. Recuo horrorizado quando ouço essa declaração bem-intencionada, mas em última análise, ruinosa. (Aprendi que minha reação física não é ideal se pretender continuar a conversa.)
Felizmente, este artigo o convencerá a mudar seus caminhos. Na coluna da próxima semana (confira todas as segundas-feiras as últimas novidades desta série, organize-se), discutirei o outro lado da equação: como fazer uma lista de tarefas mais inteligente. Leia também a coluna da semana passada, com 11 dicas para gerenciar e-mails.
Para que serve o email?
"E-mail" não é mais um nome descritivo com precisão para os aplicativos e serviços de software que usamos para enviar correio eletrônico. Eles fazem muito mais que isso. Com todos os recursos e funções do email - a capacidade de enviar anexos (mudança de vida!), Catálogos de endereços integrados, funções de agendamento e lembrete, calendários públicos e privados - é de admirar que ainda o chamemos de "email".
Para comunicação entre organizações, o email funciona de maneira brilhante. Você tem uma trilha de conversas em papel, todas com data e hora, entregues quase instantaneamente e com segurança. O e-mail permite que você lide com o trabalho no seu próprio ritmo, priorizando as respostas como achar melhor.
No entanto, para comunicações dentro da organização (ou seja, dentro da sua organização), o email pode estar desatualizado e estar a caminho do necrotério (consulte "O email está morto?"). Agora, temos uma variedade maior de ferramentas que nos ajudam a atingir os mesmos objetivos finais, mas de maneiras mais eficientes e úteis. Aplicativos de mensagens instantâneas, redes sociais comerciais e portais de gerenciamento de projetos (como o Basecamp) são alguns exemplos. Algumas pessoas esquecem que os telefones e os encontros pessoais também costumam ser os melhores meios de comunicação para determinadas tarefas.
O e-mail certamente tem seu lugar, mas muitas pessoas o usam para realizar tarefas que se beneficiariam de uma solução diferente. O e-mail deve ser usado para comunicação que exija uma trilha em papel, especialmente mensagens entre organizações. Os aplicativos e recursos do email, como calendários e agendamento, devem ser usados como pretendidos. Se você deseja manter sua lista de tarefas no programa de e-mail, provavelmente existe uma ferramenta para isso (no Outlook, por exemplo, chama-se Tarefas). Mas a caixa de entrada não foi projetada para informar quais tarefas você precisa realizar dia a dia. Aqui estão algumas razões:
Razões pela qual sua caixa de entrada não deve ser sua lista de tarefas
1. Sem controle sobre os itens recebidos.
Uma lista de tarefas contém apenas itens que você coloca nela. Sua caixa de entrada, por outro lado, é como uma bica sem torneira. Você não tem controle sobre os itens recebidos, exceto para considerá-los um por um e excluí-los - uma maneira altamente ineficaz de cultivar uma lista de tarefas. As mensagens são exibidas a qualquer hora do dia. Eles podem vir de qualquer pessoa sem levar em consideração a hierarquia que pode determinar sua lista de tarefas a fazer real. E, provavelmente, apenas uma fração deles refletirá o que você precisa fazer.
2. Tarefas mal nomeadas.
Para a pequena fatia do material da caixa de entrada que realmente reflete as coisas que deveriam estar na sua lista de tarefas, pergunte a si mesmo: A linha de assunto descreve com precisão o que você precisa fazer? Em muitos casos, outras pessoas compuseram a linha de assunto, que pode não refletir a própria mensagem, muito menos a parte da mensagem que pertence a você. Com uma lista de tarefas adequada, você usa seu próprio idioma para obter informações importantes rapidamente. Uma lista de tarefas bem escrita é aquela que você pode digitalizar em um ou dois segundos e saber exatamente o que precisa ser feito. Somente você pode escrever de uma maneira que comunique informações a si mesmo tão rapidamente.
3. muito tempo
Sei que acabei de declarar esse ponto, mas vale a pena repetir: Uma lista de tarefas bem escrita é aquela que você pode digitalizar em um ou dois segundos e saber exatamente o que precisa ser feito. Eu apostaria 50 dólares por não encontrar uma única pessoa no PCMag com uma caixa de entrada de e-mail que possa transmitir informações rapidamente.
Não se iluda. Todos mantemos mensagens em nossa caixa de entrada que lembram as tarefas que gostaríamos de concluir, mas não o fazemos. E tudo bem. Mas esses itens não pertencem a uma lista de tarefas.
4. Falta de ferramentas para priorizar e estabelecer prazos.
Pontos de exclamação vermelhos, bandeiras, estrelas, bolhas de cor - os programas de e-mail normalmente oferecem algumas ferramentas para marcar mensagens importantes. Em alguns aplicativos, você pode até associar uma data de "resposta até", como hoje, amanhã ou "esta semana". Use esses recursos para se lembrar de se comunicar com as pessoas, mas não como marcadores de prioridade ou datas de vencimento firmes para tarefas específicas. Como mencionado, as linhas de assunto nunca informam consistentemente o que você precisa fazer e a adição de sinalizadores não fornece as mesmas informações valiosas encontradas em uma lista de tarefas. Uma boa lista de tarefas organiza tarefas por prioridade e usa prazos.
5. Impede que seu email seja email.
Espero ter convencido você de que tentar ajustar sua caixa de entrada para funcionar como uma lista de tarefas resulta em uma lista de tarefas muito ruim. Adivinha? Ele também cria uma caixa de entrada muito ruim, então agora você tem duas ineficiências! Se você tentar manipular sua caixa de entrada para dobrar como sua lista de tarefas, você ficará invertendo as operações. Eis como isso pode acontecer: classifique a caixa de entrada de uma maneira para encontrar os itens de tarefas de alta prioridade; detectar um novo fluxo de correio; seja interrompido; recorrer à caixa de entrada; verifique o novo e-mail; decida que não é aplicável a você; recorrer novamente por bandeiras ou estrelas; tente se lembrar de onde você estava com a lista de tarefas…
Lembre-se, se o seu programa de email tiver um aplicativo ou recurso interno para listas de tarefas, você pode usá-lo!
Email is Email
Mantenha sua caixa de entrada de email como uma caixa de entrada de email, e não uma lista de tarefas, e você será muito mais eficiente. Provavelmente, sua vida profissional também ficará um pouco mais feliz. Na coluna Get Organized da próxima semana, explicarei com mais detalhes o que faz uma boa lista de tarefas, como usá-la e algumas ferramentas que tornam o processo de gerenciamento de uma lista de tarefas altamente automatizado.
