Organize-se: 5 etapas simples para começar a usar gráficos de Gantt

Antes de iniciar um novo projeto, é útil ter um roteiro, algum tipo de visão clara de todas as etapas necessárias e a ordem na qual essas etapas precisam ocorrer. Isso é essencialmente o que é um gráfico de Gantt. Não importa se o projeto é pessoal, como adicionar um deck na parte de trás da sua casa ou comercial, como construir um novo site. Você precisa saber

• quando e onde você está começando,
• todos os passos ao longo do caminho e quanto tempo eles levarão,
• quem é responsável por cada etapa,
• a ordem na qual as etapas precisam ocorrer e
• quando o projeto será concluído.

Os gráficos de Gantt, nomeados pelo engenheiro e consultor Henry Gantt, que os desenvolveram e os usaram na década de 1910, são uma visualização de um projeto do início ao fim. Eles são um tipo extremamente comum de ferramenta de produtividade e são parte essencial de muitos serviços de gerenciamento de projetos. De fato, o excelente serviço TeamGantt leva o nome dos gráficos., Explico o que são os gráficos de Gantt, o que eles fazem e como as pessoas os usam e forneço cinco etapas para começar a usá-los.

O que é um gráfico de Gantt?

"Um gráfico de Gantt é uma visualização das etapas necessárias para a conclusão do seu projeto", explicou Kayvon Ghaffari, gerente de programa líder da LiquidPlanner, quando recentemente lhe pedi para compartilhar algumas idéias sobre como começar com os gráficos de Gantt. O LiquidPlanner é um aplicativo de colaboração em locais de trabalho e gerenciamento de projetos vencedor do Editors Choice que enfatiza os gráficos de Gantt.

Ghaffari me lembrou que um projeto é diferente de outros tipos de trabalho. "Um projeto é um conjunto de trabalho que tem começo e fim, e o cumprimento da criação desse projeto é um conjunto de tarefas", disse ele. Os gráficos de Gantt funcionam especificamente para projetos, não para trabalhos contínuos. Eles são para ajudar você a chegar do começo ao fim, por isso é importante que exista um fim.

Os gráficos de Gantt são lidos da esquerda para a direita, de cima para baixo. (Veja a imagem acima do TeamGantt.) O eixo x é o tempo. O gráfico inicia quando o projeto inicia e termina quando o projeto é entregue. Executar o comprimento do eixo y são tarefas, embora estejam apenas em uma lista. Sua localização exata no eixo y é irrelevante, embora eles tendam a cair em ordem cronológica.

"Uma tarefa tem três componentes: o que é, quanto tempo vai demorar e quem vai fazer", disse Ghaffari. Em um gráfico de Gantt, cada tarefa é representada com uma barra. O comprimento da barra mostra quanto tempo a tarefa levará. Geralmente, as barras de tarefas são coordenadas por cores, indicando qual pessoa ou departamento é responsável por concluir a tarefa. Quanto ao "o quê", o nome da tarefa geralmente aparece na barra ou fica visível quando você clica nela.

Além de mostrar todas as tarefas de um projeto e quanto tempo elas levarão, os gráficos de Gantt mostram seqüenciamento e dependência. Em outras palavras, eles mostram a ordem em que as tarefas precisam acontecer e se uma coisa deve ocorrer antes da outra. Por que isso é tão importante?

O que os gráficos de Gantt fazem?

"Os gráficos de Gantt deixam visualmente claro que você não pode fazer tudo ao mesmo tempo", disse Chris Savoie, direto da estratégia de produto da Workfront. Ele usou o exemplo da construção de uma casa na árvore. Você pode comprar as unhas e a madeira ao mesmo tempo, mas deve cortar a madeira antes de pregar na árvore.

Os gráficos de Gantt mostram dependências entre tarefas, geralmente com algo como uma linha conectando-as.

Antes de ingressar no Workfront (que, como o LiquidPlanner, é uma ferramenta para colaboração no local de trabalho e gerenciamento de projetos), Savoie trabalhou em alguns projetos altamente complexos com a United Space Alliance em conjunto com o Johnson Space Center da NASA. Ele mencionou que, embora o seqüenciamento e as dependências sejam importantes para projetos simples, como a construção de uma casa na árvore, são cruciais para projetos maciços de anos, como a construção da Estação Espacial Internacional.

Outra coisa que os gráficos de Gantt fazem é ajudar organizações ou líderes de projetos a gerenciar recursos. "Só porque uma tarefa existe, não significa que haja uma pessoa livre para fazê-la", disse Ghaffari.

Com um gráfico de Gantt, você pode ver facilmente quando pessoas ou departamentos estão agendados para trabalhar em tarefas e quando estão livres. "Você precisa ser capaz de explicar a programação das pessoas e quantas horas há no dia", acrescentou. Os gráficos de Gantt criam uma maneira eficaz de ver tempo, tarefas e recursos.

Introdução aos gráficos de Gantt

Depois de entender de alto nível o que são os gráficos de Gantt e por que eles são úteis, você pode começar a criá-los para seus próprios projetos. Essas cinco etapas ajudarão você a começar.

1. Escolha um modelo ou crie um do zero

Geralmente, quando você inicia um novo gráfico de Gantt, tem a opção de usar um modelo ou começar do zero. Os modelos podem vir de uma fonte externa, no caso dos fornecidos pelo software de gerenciamento de projetos, ou podem ser de um projeto anterior.

Um dos benefícios de usar seu próprio trabalho anterior para criar um modelo é que muitas vezes você pode aprender muito com o que aconteceu no passado. O modelo fornecerá informações sobre não apenas as tarefas e o seqüenciamento, mas também se alguma tarefa demorou mais que o esperado.

2. Marque seus marcos

A maioria dos softwares para a criação de gráficos de Gantt inclui a capacidade de adicionar marcos. Um marco é um marcador que indica que a fase de um projeto está concluída. Por exemplo, na construção de um site, bloquear os wireframes é um marco típico.

Ao criar um gráfico de Gantt do zero, geralmente é útil traçar todos os marcos antes de adicionar qualquer tarefa. A listagem de todos os marcos ajuda a dividir o projeto em partes menores, e essas partes menores são mais fáceis de conceituar do que todo o projeto de uma só vez.

3. Adicione tarefas, eventos de sequência e crie dependências

O próximo passo é adicionar tarefas, sequenciar eventos e criar dependências. Ao adicionar tarefas, verifique os relatórios históricos ou converse com as pessoas que concluirão as tarefas para obter estimativas precisas de quanto tempo elas devem levar.

Ao sequenciar eventos, lembre-se de que é possível executar várias tarefas ao mesmo tempo, mas não pela mesma pessoa. Na criação de um site, uma pessoa pode trabalhar em quadros de arame, enquanto outra pessoa reúne conteúdo de amostra para o protótipo. Mas o designer de estrutura de arame também não pode criar quadros de humor simultaneamente.

Adicione dependências somente depois de listar todas as tarefas e colocá-las na ordem correta e tenha cuidado com elas. "O que realmente pode atrapalhar você é se você for até a metade do gráfico de Gantt e ver que, digamos, a tarefa 12 não depende mais da tarefa 5", disse Savoie. Ele acrescentou que os iniciantes devem ser extremamente cuidadosos para não remover dependências, a menos que tenham certeza de que é correto fazê-lo, porque recuperá-las é muito difícil se eles criarem uma longa cadeia de eventos.

4. Assista seus recursos

"As tarefas precisam estar na ordem certa e você precisa controlar quem está disponível para concluir essas tarefas", explicou Ghaffari. Como mencionado acima, apenas porque há uma tarefa a ser executada não significa que haja alguém livre para fazer isso.

Ghaffari observou que o software de gráficos Gantt de sua empresa não permite reservas em excesso, o que significa que o LiquidPlanner não permitirá que você atribua alguém a uma tarefa se essa pessoa já estiver atribuída a uma tarefa diferente ao mesmo tempo.

Os gráficos de Gantt ajudam a ver não apenas se um recurso está reservado em excesso, mas quais são as consequências no restante do cronograma do projeto quando ele é corrigido.

5. Colaborar

"É realmente importante que as pessoas entendam que o gráfico de Gantt não é mágico", disse Ghaffari. "Só porque você planejou algo, não significa que tenha algo a ver com a realidade."

A maneira de garantir que o gráfico de Gantt esteja em sintonia com a realidade é através da colaboração. Muitas vezes, o software de gráficos de Gantt faz parte de um pacote maior de gerenciamento de projetos ou colaboração no local de trabalho. Todos na equipe devem ter a capacidade de, pelo menos, ver o gráfico, se não atualizar tarefas e outras informações que o alimentam. Dessa forma, se um responsável terminar uma tarefa mais cedo, e ela tiver o poder de atualizar seu progresso para marcar a tarefa como concluída e corrigir o tempo estimado, e, ao fazê-lo, poderá ajudar outros responsáveis ​​a realizar suas tarefas com antecedência. Ou ela também pode se identificar como um recurso disponível para ajudar em alguma outra tarefa até sua próxima tarefa agendada.

Ghaffari resumiu o poder da colaboração da seguinte maneira: "Se o gráfico de Gantt está no vácuo, quem sabe se é preciso? Se é colaborativo, há verificações embutidas e é mais provável que reflita a realidade. É aí que o valor da O gráfico de Gantt brilha."

Não confie demais nos gráficos de Gantt

Ghaffari e Savoie me disseram que usam os gráficos de Gantt para planejar e fazer check-in em um projeto, mas não gostam de gerenciar o trabalho diário nele. "Normalmente, é um plano, não um cronograma de execução", afirmou Savoie.

Savoie também observou que um iniciante pode não perceber que as pessoas raramente, ou nunca, olham para o gráfico de Gantt inteiro de uma só vez, porque geralmente são enormes. "Você precisaria de um outdoor para imprimi-lo", disse ele.

De acordo com Ghaffari, "Construir o gráfico de Gantt não é o objetivo final. É uma visualização do plano de tarefas e do seqüenciamento. O gráfico de Gantt ajuda as pessoas a entender como o plano vai funcionar".

Se você está interessado nos gráficos de Gantt, provavelmente também está interessado em gerenciamento de projetos em geral. Para obter algumas dicas excelentes de adição para manter seu projeto nos trilhos, confira minhas 4 dicas para começar o gerenciamento de projetos e também meus conselhos sobre como melhorar a comunicação para melhorar o gerenciamento de projetos.