Vídeo: COMO PLANEJAR E EXECUTAR AS SUAS METAS EM 6 PASSOS SIMPLES (Novembro 2024)
Uma das minhas frases favoritas sempre foi: "Se você quer fazer algo, dê a uma pessoa ocupada". Não é um grande segredo que as pessoas que se ocupam tenham estratégias para priorizar e gerenciar todas as coisas que precisam fazer. Essas estratégias, embora raramente explícitas, geralmente giram em torno de um conceito principal: prazos.
Os prazos fornecem estrutura. Eles criam responsabilidade e ajudam a evitar consequências negativas. Algumas pessoas os amam, algumas pessoas os odeiam, mas aqueles que os abraçam geralmente são bem-sucedidos.
Aqui estão 5 dicas sobre como as pessoas organizadas gerenciam seus prazos e se mantêm no controle do jogo.
1. Sempre preencha seu prazo!
Talvez você tenha pensado que a regra número um dos prazos era se dar prazos razoáveis. Esse é um bom conselho, mas muito mais importante do que: sempre cumpra seu prazo!
Sempre existem dois prazos: o prazo estipulado que você atribui e o "prazo final de entrega". O prazo de entrega, também conhecido como data "ou então", é o último dia e hora absolutos em que algo pode acontecer. É quase sempre o prazo que alguém lhe dá. Um exemplo de um prazo final de entrega é o prazo de declaração de impostos estabelecido pelo seu governo. Outro é o prazo de inscrição para a faculdade.
O prazo estendido, por outro lado, é o prazo auto-imposto. Preencher um prazo significa que você define o prazo um pouco antes do prazo de entrega para deixar um pequeno espaço de manobra para que as coisas dêem errado. Sempre preencha seus próprios prazos e sempre os prazos que você atribuir a outras pessoas. Nunca planeje colocar algo logo abaixo do fio (isso não é realmente um "plano", é?). Em vez disso, planeje contingências, como dias de doença, ficar preso em um metrô parado, uma interrupção de e-mail, uma greve postal ou outras partes simplesmente mudando de idéia sobre o que querem e quando querem.
2. Faça seus prazos visíveis.
Os prazos precisam estar onde você pode vê-los. Assim como nas listas de tarefas e nos objetivos, quanto mais você vê seus prazos, menor a probabilidade de esquecê-los. Os calendários de parede impressos funcionam de maneira brilhante. Se você usar um caderno de papel, escreva seus prazos em um calendário de uma página (você pode imprimir um da Internet), dobre-o ao meio e use-o como marcador. Se você é um tipo de pessoa com notas sem papel, defina seus prazos em um aplicativo que você usa diariamente, seja o Outlook, o Google Agenda, o Excel ou qualquer outra coisa. Você pode até usar um calendário de widget da área de trabalho, dependendo de quantos prazos iminentes você precisa gerenciar.
Um dos benefícios de colocar seus prazos em um aplicativo é que eles são fáceis de compartilhar. Com apenas alguns cliques do mouse ou toques na tela, você pode lembrar seus colegas ou parceiros de prazos iminentes.
3. Conheça seus ciclos de trabalho.
O modo como você torna seus prazos visíveis depende em grande parte dos ciclos de trabalho, ou seja, se você tende a ter prazos diários, semanais ou mensais. Por exemplo, eu costumava trabalhar em uma revista trimestral, por isso sempre fixava no meu quadro de cortiça três calendários mostrando os próximos três meses. Quando era setembro, eu pude ver os prazos mais importantes futuros, mesmo que eles não chegassem até novembro. Eu também tinha um calendário anual mostrando prazos importantes que estavam ainda mais distantes, mas mantive o calendário digital porque não precisava vê-lo todos os dias. Pessoas altamente produtivas equilibram os prazos que precisam para poder acessar os prazos que precisam ver. Ver muitos prazos se torna avassalador. Ver os prazos necessários para os próximos projetos mais importantes mantém você na tarefa.
4. Use Lembretes duplos.
Quando um prazo estiver longe, mas muito importante, use um lembrete duplo. Em outras palavras, defina dois alarmes ou notificações para lembrá-lo, com alguns dias de antecedência, que o prazo está próximo. Esse truque é especialmente importante para prazos fora do seu escopo de trabalho típico - os tipos de coisas que você provavelmente esquecerá. Se eu tiver que apresentar uma palestra (algo que raramente faço) seis semanas a partir de quinta-feira, vou definir um lembrete no meu calendário por seis semanas a partir de segunda-feira, para que, no início da semana marcada, lembre-se de que o evento está chegando e que eu preciso me preparar.
5. Cumpra seus prazos de forma consistente.
"Cumprir seus prazos de forma consistente" é uma daquelas coisas que é mais fácil dizer do que fazer. Mas se você entende que isso afeta seu valor no local de trabalho, bem, isso por si só pode ser bastante motivador.
O cumprimento consistente dos prazos pode aumentar seu valor como funcionário, membro da equipe ou parceiro. Pense em como você vê pessoas que cumprem consistentemente os prazos. Eles são confiáveis, têm forte ética de trabalho e são vistos como jogadores de equipe. O cumprimento dos prazos raramente é sobre a realização do trabalho exclusivamente para você. É quase sempre o preenchimento de um link em uma cadeia, e onde existe uma cadeia, há outras pessoas que não conseguem cumprir seus próprios prazos até que você cumpra o seu. Se você não está no horário, eles também não podem estar no horário.
Tantas pessoas não cumprem os prazos de forma consistente que aqueles que normalmente se destacam. Se você cumprir seus prazos por vários meses seguidos, as pessoas perceberão, e isso mudará a forma como o vêem e a confiança que estão dispostos a depositar em você.
E, como diz o ditado: "Se você quer que algo seja feito, dê a uma pessoa ocupada" - quanto mais você cumprir seus prazos, maior a probabilidade de continuar cumprindo os prazos. É um comportamento cíclico.
Faça ou não… Não há 'tentativa' com prazos
Embora todas essas dicas sobre prazos funcionem para a maioria das pessoas, sempre faça o que fizer mais sentido para você, seu trabalho e seus hábitos. Por exemplo, algumas pessoas simplesmente não cumprem os prazos estipulados. Eles precisam que a data escrita no calendário seja o prazo final para a entrega e, em vez disso, o preenchimento precisa ocorrer em sua cabeça. E tudo bem.
Mas quando seus hábitos estiverem impedindo sua própria produtividade e sucesso, tente reconhecê-lo e faça uma mudança. Sistemas simples de lembrete ou notificação nos aplicativos que você já usa - do Outlook ao Gmail e Basecamp - podem ajudar bastante a criar melhores hábitos. Portanto, desenvolva um calendário, use os recursos do aplicativo que já estão ao seu alcance e defina alguns prazos (com espaço de manobra incorporado). Você ficará feliz por ter feito.
