Vídeo: COMO ESCREVER UM E-MAIL FORMAL / PROFISSIONAL | 9 DICAS (Outubro 2024)
Existem muitas filosofias e metodologias para usar o email com mais eficiência. Eles são fundamentais para limitar a distração e serem mais produtivos. Mas você também precisa saber quais ferramentas estão à sua disposição para chegar a esse local mais produtivo.
Os provedores de serviços de email e os desenvolvedores de aplicativos de terceiros inventaram algumas ferramentas excepcionais que tornam o email muito mais eficiente. Acho que existem cinco que têm o maior efeito e são os mais aplicáveis. Juntos, eles ajudarão você
- escreva e-mails melhores,
- transformar e-mails em tarefas,
- desfazer o envio de e-mails,
- agendar o envio de e-mails e
- adiar e-mails.
Escrever e-mails desnecessariamente longos ou pouco claros é uma perda de tempo. O destinatário pode não ter tempo para lê-los em primeiro lugar, ou pode perder tempo relendo-os para tentar entendê-los, ou pode ter que responder ao remetente para esclarecimentos. Além disso, há todo o tempo perdido gasto escrevendo-os em primeiro lugar.
Existem dois aplicativos que trabalham duro para ajudá-lo a escrever e-mails melhores, porque eles se concentram na escrita em si: Grammarly e Crystal.
Grammarly é um plug-in que funciona como um verificador ortográfico para analisar a gramática e realmente fazer sugestões inteligentes sobre como aprimorar seu idioma, escrever com clareza e corrigir erros comuns. Possui uma capacidade notável de detectar erros de ESL em particular.
O Crystal também é um plug-in e sugere que você adapte o idioma do seu email para atrair o destinatário. Funciona assim: o Crystal primeiro encontra seus destinatários on-line - suas contas no Twitter, páginas no Facebook e assim por diante - e analisa como eles usam e respondem ao idioma. Eles são concisos e diretos? Ou eles tendem a se envolver em longas discussões? Com base nos resultados, o Crystal guia sua escrita.
Se você não é um escritor forte, as instruções muito claras de Crystal podem realmente ajudá-lo a encontrar palavras para escrever o que você quer dizer. Essa é uma proposta valiosa, mas há algo que me atrapalha. Há uma premissa não declarada de que você está adaptando seu idioma para obter algo da outra pessoa, e acho isso manipulador. Pode não incomodá-lo, no entanto, ou pode ser exatamente o que você está procurando. Não há como negar que é bom no que faz, de qualquer forma.
Transforme e-mails em tarefas
Sua caixa de entrada não é sua lista de tarefas, mas você provavelmente ainda recebe tarefas atribuídas a você por email. A correção é configurar um aplicativo conectado para mover com eficiência essas tarefas para um local mais apropriado.
Em vez de digitar manualmente uma nova tarefa para você, seja qual for o aplicativo de tarefas ou lembrete que você usa, conecte-o diretamente à sua conta de email ou configure o encaminhamento de emails e, com um ou dois cliques, mova esse email para o local apropriado.
Alguns aplicativos que oferecem suporte à capacidade de mover e-mails para outro aplicativo, por meio de conexão direta ou encaminhamento de e-mail, são Wunderlist, Evernote Plus e Premium, Todoist Premium, Boxer e Newton Mail.
Desfazer envio
Todos nós clicamos em Enviar prematuramente, seja porque ignoramos um erro de digitação, deixamos de lado algumas informações ou não paramos para reconsiderar um e-mail escrito no calor do momento. Você não precisa conviver com arrependimento ou ineficiência de ter que escrever um segundo email, no entanto. Você só precisa desfazer o envio.
Desfazer o envio é diferente de recuperar uma mensagem. Com desfazer o envio, a mensagem nunca é enviada. Basicamente, seu email retém a mensagem por algo como 10 a 30 segundos, durante os quais você pode mudar de idéia.
O Gmail tem um botão Desfazer envio (veja o vídeo abaixo para saber como configurá-lo) que todo usuário do Gmail deve ativar. O Newton Mail (repleto de recursos avançados para email em dispositivos móveis) também possui um que funciona em qualquer conta de email compatível e que inclui as contas Microsoft Exchange e iMap. Outros provedores de email também o oferecem.
Agendar Enviar
"No momento" nem sempre é o momento apropriado para enviar um email. É quando o envio da agenda é útil. Esse recurso de e-mail permite escolher um horário no futuro em que sua mensagem será entregue. O Outlook, o Boomerang for Gmail e o Newton Mail possuem.
Com o envio programado, desde que a mensagem ainda não tenha saído, você também pode editá-la. Portanto, abrange parte do mesmo terreno que o recurso de desfazer envio.
Soneca
Não sou fã da filosofia do Inbox Zero de tentar manter sua contagem de mensagens não lidas em nada. Leva muito tempo para gerenciar e não atende às reais necessidades de email das pessoas, psicológica ou tecnicamente. Sou fã de cochilos, no entanto, que tem a mesma idéia de manter o número de mensagens em sua caixa de entrada minimizado a qualquer momento.
Adiar não faz nada além de ocultar uma mensagem da sua caixa de entrada por um tempo. Quão mais? Você decide. O efeito é que você pode se concentrar em mensagens importantes sem se distrair com as menos importantes. Essas mensagens menos importantes ressurgirão no momento em que é melhor você lidar com elas. O Outlook (onde é chamado de "agendamento"), o Correio Aéreo, o Sparkmail e o Newton Mail têm um botão de soneca.
Se você estiver interessado em ser mais produtivo (e quem não é?), Dê uma olhada no meu resumo dos melhores aplicativos de produtividade. Não importa quais são seus problemas de eficiência no trabalho, deve haver vários aplicativos ou serviços que o ajudarão a aproveitar melhor seu tempo.
