Organize-se: 5 maneiras de sabotar sua produtividade

Passo muito tempo lendo pesquisas sobre organização e produtividade e passo muito tempo saindo com entusiastas da tecnologia. Ao encontrar teorias e práticas recomendadas sobre maximizar a produtividade e manter a organização, também reparei em hábitos comuns entre pessoas que amam a tecnologia que sabotam diretamente sua capacidade de funcionar da melhor maneira possível.

As pessoas falam muito sobre produtividade, mas raramente passam muito tempo discutindo o que é. Para mim, a produtividade é altamente pessoal, mas, em última análise, trata-se de atingir objetivos.

Uma meta pode ser qualquer coisa, desde maximizar lucros em um negócio, até fazer um trabalho das nove às cinco mais rapidamente, para que você tenha alguns recursos físicos e mentais para buscar interesses pessoais. Algumas pessoas querem sair do escritório mais rapidamente a cada dia para passar mais tempo com sua família. Algumas pessoas querem trabalhar duas horas por noite escrevendo um roteiro de filme.

Não importa o que você queira fazer, ser o seu eu mais produtivo significa:

1. pensando no que você deseja fazer, 2. descobrir o que você pode fazer se criar um ambiente ideal e

3. seguir criando um ambiente ideal e concluindo suas tarefas ou atingindo seus objetivos.

Obviamente, o acompanhamento geralmente é o problema. Permitam-me destacar algumas das maneiras mais comuns pelas quais vejo entusiastas da tecnologia sabotando sua produtividade.

1. App-Hopping

Se você gosta de tecnologia, provavelmente também ama aplicativos. Você está sempre baixando o aplicativo mais recente. Você tem orgulho de ser um dos primeiros a adotar. Você está sabotando a si mesmo, no entanto, se der um salto com aplicativos de produtividade. Aplicativos de produtividade são todos os aplicativos e serviços que ajudam você a realizar o trabalho, incluindo listas de tarefas, aplicativos de gerenciamento de tarefas, serviços de sincronização de arquivos, aplicativos de anotações, calendários e suítes de escritório.

Com qualquer novo aplicativo, haverá um investimento de tempo para a migração e o aprendizado de como usar o sistema. Acrescente personalização e você estará perdendo muito tempo que você poderia gastar sendo produtivo. Além disso, você levará um tempo para desenvolver novos hábitos para usar esses aplicativos que você provavelmente usa diariamente. Isso significa mais tempo perdido e, muitas vezes, mais "trabalho sobre trabalho".

Dito isso, você deve se livrar de qualquer aplicativo ou serviço que não atenda às suas necessidades. Mas essa decisão precisa se basear em se suas ferramentas existentes fazem o que você precisa, e não se você acha que a grama pode ser mais verde com outro aplicativo.

Conselho: Escolha um aplicativo para cada uma de suas necessidades de produtividade e atenha-se a ele.

2. Cair no buraco negro do e-mail

A maioria dos entusiastas da tecnologia sabe que não deve perder muito tempo com e-mails e, no entanto, são sugados por horas todos os dias. Quão ruim é o seu problema de email? Você sabe mesmo quanto tempo está perdendo?

Uma maneira de medir isso é usar o RescueTime, uma ferramenta freemium que funciona invisivelmente em segundo plano para registrar quanto tempo você gasta em cada aplicativo e site usado, incluindo email.

O RescueTime pode abrir seus olhos para a gravidade do seu problema de email, mas não pode impedi-lo de usá-lo. O plugin Stayfocusd pode se você usar o email baseado na Web. Adicione seu site de email à lista de domínios aos quais você será impedido de acessar e defina os horários em que as limitações devem ser impostas. StayFocusd irá bloquear você do site.

Por outro lado, outra maneira de reduzir um problema de email é criar novos hábitos para quando você verifica o email. Os especialistas geralmente concordam que uma das piores maneiras pelas quais as pessoas sabotam sua produtividade é abrindo o email assim que chegam a suas mesas. É melhor começar o dia com uma tarefa altamente produtiva e salvar o email para mais tarde.

"Mas", você protesta, "e se houver um e-mail importante no qual eu preciso agir urgentemente?" Se o e-mail for uma coleira de cachorro em volta do pescoço, verifique o e-mail comercial no seu smartphone e tome medidas urgentes. Crie o hábito de apenas checá-lo no telefone, o que facilitará o fechamento do aplicativo de e-mail e o trabalho real. Faça pelo menos 45 minutos de trabalho real antes de, eventualmente, iniciar o email no seu computador. Você pode simplesmente se envolver nessa tarefa importante e ignorar o email até muito mais tarde, e esse é um ótimo hábito a ser desenvolvido.

Quando tudo mais falha, gosto de repetir esse mantra: não sou pago para responder a e-mails.

Nota: Pode ser necessário alterar o mantra se você for realmente pago para responder ao email.

Conselho: Use o RescueTime para quantificar o seu problema de email. Nunca abra seu aplicativo de e-mail logo na sua estação de trabalho. Procure concluir pelo menos 45 minutos de trabalho real antes de entrar no e-mail.

3. Acreditando que a multitarefa é improdutiva

As pessoas que lêem sobre tecnologia, cultura tecnológica e produtividade sabem que a multitarefa é improdutiva.

Desculpe, mas isso não é verdade.

Pesquisas sobre multitarefa mostram que é muito produtivo, mas apenas até certo ponto (veja o trabalho de Diwas KC e Narayan, por exemplo). Quando representado graficamente, o valor da multitarefa possui um formato de U invertido. Um pouco é bom, mas demais é tão ruim quanto nada.

A pesquisa também sugere que o valor da multitarefa varia de acordo com o indivíduo e o tipo de trabalho que está sendo realizado. Francamente, acredito que a maioria das pessoas sabe qual de seus

tarefas são adequadas e inadequadas para multitarefa. Preso em uma reunião que não é realmente relevante para você? Vá em frente e atualize seu e-mail! Elaborando uma proposta de um milhão de dólares? É melhor você se concentrar nessa tarefa sozinho.

Conselho: Pare de dizer a si mesmo que a multitarefa é ruim e aceite-a para tarefas adequadas. Não empurre, no entanto.

4. Criando involuntariamente contas duplicadas

Quantas vezes você se inscreveu em uma conta on-line, apenas para perceber mais tarde que já tinha uma vinculada a um endereço de e-mail diferente? É um problema comum entre os adotantes que se orgulham de se inscrever em novos sites e serviços on-line assim que estiverem disponíveis.

Ter mais de uma conta pode ser um problema se você tiver tempo para configurar a conta inicial. Também é um problema se você tiver armazenado dados na primeira conta que talvez precise ter novamente.

A maneira mais fácil de evitar a criação de contas duplicadas é usar um gerenciador de senhas. Os gerenciadores de senhas gerenciam seus nomes de usuário e senhas e, como benefício corolário, também controlam se você já possui uma conta em qualquer aplicativo, site ou serviço.

Eu pessoalmente testei software e serviços online como parte do meu trabalho e, como resultado, tenho mais de 450 contas online. Eu nunca seria capaz de acompanhar minhas inscrições on-line sem um gerenciador de senhas. Eu uso o Dashlane, que é uma escolha dos editores da PCMag. Existem outras duas opções dos editores: LastPass Premium e Sticky Password Premium.

Conselho: Use um gerenciador de senhas para evitar criar contas duplicadas sem querer.

5. Agendando reuniões quando você é mais afiado

Você gosta de ser esperto durante as reuniões, certo? Infelizmente, a menos que as reuniões sejam o cerne do seu trabalho, agendar reuniões quando você estiver mais afiado é altamente improdutivo.

Como o e-mail, as reuniões são consideradas "trabalho sobre trabalho". O verdadeiro trabalho é o que você faz após a reunião. Portanto, é melhor agendar reuniões durante as horas do dia em que você costuma cair, geralmente à tarde, e proteger suas horas importantes para quando você pode lidar com as coisas difíceis.

O que isso tem a ver com ser um entusiasta da tecnologia? Bem, meus colegas nerds, se você está super conectado e usa as mais recentes soluções de calendário e ferramentas de agendamento conectadas, como Doodle, talvez seus colegas e parceiros possam ver quando você está livre e ocupado. É fácil para qualquer pessoa sugerir uma reunião pela manhã, se for a primeira hora do dia, cronologicamente falando, quando todos estiverem livres.

Portanto, bloqueie seu calendário a qualquer hora do dia em que estiver no auge. Para a maioria das pessoas, são as primeiras horas do dia de trabalho. Marque desta vez como "trabalho focado" ou marque-o como privado para que as pessoas possam ver que você está ocupado, mas não sabem o que está fazendo. O bloqueio de horas produtivas também o impedirá de agendar outras coisas improdutivas no momento, como consultas médicas. Guarde essas coisas para momentos do dia em que estiver esgotado.

Conselho: Não agende reuniões ou compromissos durante o horário de pico de produtividade. Bloqueie esse tempo no seu calendário para o trabalho.