Organize-se: 7 dicas essenciais para usuários relaxados

Muitas equipes estão mudando sua comunicação interna do email para aplicativos de mensagens, como o Slack. O Slack se tornou uma das ferramentas mais populares que os grupos usam para se comunicar e colaborar, mas não é necessariamente mais eficiente do que o email por conta própria.

Para tirar o máximo proveito do Slack, verifique se você está usando alguns dos principais recursos que tornam o aplicativo diferente do email.

Muitas dicas de produtividade que eu vi no Slack envolvem o aprendizado de atalhos de teclado, a conexão de aplicativos de terceiros e a configuração de comandos automáticos usando o IFTTT. Esses tipos de coisas são realmente úteis, mas acho que você pode obter mais retorno sobre o tempo investido, começando concentrando-se em recursos essenciais, personalizações e práticas recomendadas. Estes são simples de aprender e provavelmente terão um impacto enorme na eficiência do Slack.

1. Adicione notificações para palavras-chave e frases

Para ter uma experiência produtiva no Slack, uma das primeiras configurações que você deve ajustar são as suas notificações. Você deve se concentrar principalmente nas notificações de palavras que tenham um significado especial para você.

Clique no seu nome no canto superior esquerdo e selecione Preferências. Vá para Configurações de notificação. Role para baixo até onde você vê as palavras destacadas. Quaisquer palavras ou frases que você digitar aqui acionarão um alerta sempre que alguém as usar.

Você não precisa usar aspas para termos de mais de uma palavra, e as palavras não diferenciam maiúsculas de minúsculas.

2. Personalize as notificações do canal

Nem todos os canais nos quais você participa são necessariamente tão importantes quanto os outros, e talvez você não queira ouvir um bing, toque, toque, zumbido ou boop toda vez que alguém em um canal mencionar faz um grito de todos. Da mesma forma, pode haver alguns canais que usam palavras-chave importantes para você, mas o uso deles em um canal específico não é. Você pode excluir notificações de palavras-chave e frases dos canais selecionados.

Comece indo para o canal que deseja ajustar. Na parte superior da página, clique no nome do canal e selecione Preferências de notificação do canal. Faça seus ajustes na caixa exibida.

3. Use @Everyone e @Channel Sparingly

Esta dica de produtividade é mais sobre etiqueta do Slack do que qualquer recurso ou opção especial: use @everyone e @channel com moderação.

O uso de uma dessas frases de destaque é o equivalente a enviar um e-mail a todos, algo que você e sua equipe podem estar tentando evitar usando o Slack em primeiro lugar.

4. Adicione aliases de e-mail frouxo aos seus contatos

Eu amo que as equipes possam enviar mensagens para o Slack encaminhando emails para um endereço especial. Mas eu odeio que os endereços de e-mail sejam engraçados.

Faça um favor a si mesmo adicionando os aliases de e-mail do Slack ao seu catálogo de endereços e dando a eles um nome mais memorável. Por exemplo, se você usar o encaminhamento de e-mail para alertar sua equipe sobre a cobertura da imprensa, nomeie o endereço de e-mail do Slack como Slack Press Coverage. Se você o usar para encaminhar notícias, chame-o de Slack News. Dessa forma, quando seu cérebro pensa em enviar um e-mail para o Slack, seus dedos podem começar a digitar "Slack", o que faz sentido.

Encontre seus aliases de email (ou configure-os) acessando a configuração de Apps e integrações personalizadas da equipe. Uma nova página será aberta. Selecione Configurar no canto superior direito. Procure por email. Para obter um endereço de email já configurado, selecione Editar configurações. Você pode copiar e colar o alias a partir daí.

5. Digite / para comandos e atalhos

Você pode gastar muito tempo aprendendo comandos e atalhos de teclado, mas acho que um melhor uso do tempo para usuários não avançados do Slack é simplesmente lembrar que você pode digitar uma barra no início de qualquer mensagem e ver uma lista de opções para comandos.

Escolha o comando que você deseja da lista, simplesmente digitando a próxima letra desse comando.

6. Adicionar lembretes

Depois de abrir o mundo dos comandos rápidos no Slack, um que vale a pena aprender é Lembretes. Digite "/ lembrete" e deixe o Slack solicitar que você preencha o restante.

Você pode adicionar lembretes para você, seus colegas de equipe ou um canal inteiro. Você pode definir um lembrete, por exemplo, para alertar todos da sua equipe para esvaziar a geladeira na sexta-feira às 16h40.

7. Adicione cores à sua barra lateral

Se você usa o Slack para mais de um grupo ou finalidade, pode ser confuso pular de uma conta para outra, a menos que você defina temas diferentes para as barras laterais.

Eu recomendo escolher temas que sejam mais diferentes entre si para ajudá-lo a reconhecer rápida e facilmente em qual equipe você está em um determinado momento.