Organize-se: chandoo e os gráficos da vida no excel

Purna Duggirala é mais conhecido como Chandoo. Ele administra um site - boletim informativo, fórum e podcast - no Chandoo.org, dedicado a ensinar as pessoas a usar o Microsoft Excel. Ao contrário de alguns especialistas em software que se especializam apenas em ensinar aos usuários avançados as minúcias de suas ferramentas, o trabalho de Chandoo ajuda a todos, até iniciantes que estão apenas aprendendo a entender o Excel e como ele pode ajudá-los a organizar suas vidas de maneiras simples.

Chandoo acredita que o Excel também pode ser uma ferramenta para nos ajudar a entender melhor a nós mesmos. "A menos que possamos analisar nossos dados e entender os padrões", disse ele, "somos impotentes".

Ele começou seu site há cerca de uma década, quando era apenas um blog pessoal simples. Depois de vários anos trabalhando no tempo livre, ele deixou o emprego para tornar o Chandoo.org o ponto focal de seu trabalho. Ainda é pessoal, como sempre, com referências a seus filhos gêmeos, sua esposa, seu hobby de ciclismo e seu amor por Legos, tudo misturado com dicas para dominar o Microsoft Excel.

Entrevistei Chandoo para perguntar como ele, como um guru do Excel, usa a ferramenta para organizar sua vida e seu trabalho, e como os iniciantes que sabem pouco ou nada sobre o Excel podem começar a usar o software. Eu ri quando vi quantas respostas dele vieram na forma de pontos de bala, ilustrativos, talvez, de como viver e respirar blocos do Excel pode influenciar a maneira como se pensa.

Jill Duffy: Você pegou um blog que costumava publicar no seu tempo livre e o transformou no trabalho da sua vida. Como você, como um guru do Excel, gerencia e organiza todo o material que reúne para o site? Você pode compartilhar algumas dicas técnicas e princípios maiores que informam como você faz isso?

Chandoo: Sim, o Chandoo.org costumava ser um blog pessoal e hobby até o início de 2010. Então, em abril de 2010, deixei meu trabalho com uma grande empresa de TI para poder trabalhar por conta própria. Foi uma experiência emocionante e enriquecedora até agora.

O site é executado no software de blogs Wordpress. Fui desenvolvedor da Web a vida toda. Por isso, gosto de mexer com PHP, JavaScript e HTML para tornar nosso site amigável e valioso para o nosso público. Eu uso várias ferramentas e conceitos para criar e compartilhar conteúdo com os leitores do Chandoo.org.

Ferramentas:

• Camtasia da TechSmith para criar e editar vídeos
• Audacity para criar e editar podcasts
• Paint.NET e Snagit para criar e editar imagens
• Excel, é claro, para criar pastas de trabalho e exemplos para download para o meu site
• Excel VBA para gerar código HTML para o site
• Notepad ++ para criar e editar páginas PHP / HTML
• Cloudberry Explorer e WinSCP para enviar arquivos para nossos servidores

Conceitos:

• Escreva um artigo de cada vez. Eu me concentro em criar ótimos conteúdos para hoje e amanhã. Toda vez que publico um artigo, pergunto-me: "Como isso tornará alguém incrível?" A palavra-chave é alguém. Se você tentar escrever para todo mundo toda vez, não encontrará muitas idéias. Por isso, tento me concentrar em ajudar uma subseção de nosso público a cada artigo.
• Mantenha simples. Escrevo em inglês simples e explico claramente os conceitos, muitas vezes enchendo-os de humor. O Excel pode ser um assunto monótono, por isso quero manter a discussão animada e relevante. Uso vários formatos - imagens, GIFs animados, vídeos, áudios e texto - para alcançar nosso público.
• Adicione minha personalidade. Apresento um pouco da minha personalidade em tudo o que publico no Chandoo.org. Compartilho marcos importantes em minha vida, meus erros e meus triunfos, com nosso público, para que eles se sintam conectados a mim.

JD: Como você recomenda que alguém que está usando o Excel pela primeira vez comece? Existem princípios para aprender primeiro ou importa mais qual é o seu objetivo ou objetivo no uso do Excel?

Chandoo: se você é absolutamente novo no Excel, a maneira mais fácil de começar é abri-lo e brincar com ele por um tempo.

Quando você estiver familiarizado com a interface do usuário, acesse o Excel Baby Steps ou o Excel for Beginners em nosso site e aprenda sobre os vários usos do dia-a-dia.

Quando você estiver além do estágio iniciante, a melhor maneira de aprender o Excel é usá-lo todos os dias. Há tanta coisa que você pode captar tropeçando nos recursos e nos botões do menu.

Além disso, assine um boletim informativo ou podcast para poder adquirir habilidades, cenários, atalhos e dicas valiosos.

Sempre que você aprender algo novo sobre o Excel, coloque-o em prática. Dessa forma, você memorizará melhor os conceitos.

JD: Conheço muitas pessoas que se sentem desorganizadas com sua vida digital. Você tem algum conselho, dicas ou exemplos de como usar o Excel para organizar outro aspecto da vida ou do trabalho de alguém?

Chandoo: Excel é uma ferramenta poderosa e elegante para gerenciar todos os aspectos da vida de alguém. Para iniciantes, o Excel é ótimo para

• Orçamento e acompanhamento de despesas
• Listas de tarefas
• Rastreamento de meta
• Planejando projetos pessoais ou de trabalho

Comecei a aprender Excel em 2006, quando consegui meu primeiro emprego como analista de negócios. Naqueles dias, construí vários rastreadores para monitorar meus orçamentos, planejar meus investimentos, tomar decisões de compra (como carro, casa etc.) e acompanhar meus treinos.

Atualmente, os aplicativos móveis desempenham um papel vital na satisfação de muitas dessas necessidades. Mas uma desvantagem dos aplicativos é que eles não oferecem a flexibilidade de analisar e entender seus próprios dados da mesma forma que o Excel.

Por exemplo, acompanho meus exercícios e durmo com o Fitbit, mas isso não me permite analisar os padrões de sono durante uma semana ou comparar como meu ciclismo é entre dois dias. A menos que possamos analisar nossos dados e entender os padrões, estamos desamparados.

É aqui que o Excel brilha. Você pode usá-lo para rastrear quase tudo e analisar quando tiver alguns dados.

Graças ao aplicativo móvel do Excel para iOS, Android e Windows, você pode inserir facilmente dados de qualquer lugar e processar as informações do seu sofá.

Você pode criar seu próprio aplicativo analítico com o Excel em quatro etapas:

1) Estruture seu aplicativo analítico em três intervalos: entrada, cálculo e saída.

2) Configure sua planilha de entrada da maneira mais simples possível. Comece com alguns campos e estruture seus dados como uma tabela do Excel. Isso facilita a adição de dados.

3) Use fórmulas (para usuários avançados) ou tabelas dinâmicas (usuários iniciantes e intermediários) para processar os dados.

4) Visualize usando gráficos ou sparklines ou formatação condicional.

Em seguida, você pode monitorar seu progresso no aplicativo Excel ou usando o Excel no seu PC ou Mac.

JD: Quais são alguns outros exemplos de como você usou o Excel para mapear sua vida pessoal?

Chandoo: Eu criei um rastreador de alimentação de bebês quando tínhamos gêmeos em setembro de 2009. Outra história que eu deixei de rastrear depois de me sentir sobrecarregada com o ciclo de troca de fraldas, misturar leite em pó, alimentar e acariciá-los algumas centenas de vezes.

Visualizar meu primeiro passeio de bicicleta de 200 km é outro.

Fiz meu primeiro passeio de bicicleta de 200 km em julho de 2014. Queria comemorar essa conquista com meu público. Então, eu fiz uma pasta de trabalho do Excel com todas as estatísticas sobre o passeio.

Outro é visualizar a sétima vitória de Roger Federer em Wimbledon. Adoro tênis e admiro Roger Federer. Então, quando ele ganhou o título de Wimbledon pela sétima vez, eu criei uma pasta de trabalho excelente do Excel que descreve o progresso e as estatísticas da partida.

JD: Muitas pessoas sentem que estão desorganizadas não apenas com sua tecnologia, mas também na maneira como conseguem aprender novos conceitos. Que conselho você dá para aprender algo novo de maneira organizada e eficaz?

Chandoo: Aprender é uma habilidade valiosa. Nos mantém jovens e afiados. Aqui estão algumas maneiras de aprender qualquer nova idéia:

• Começar. Não adie as metas de aprendizado. Separe apenas uma hora por semana para aprender algo novo. Pode ser programação, novas linguagens, carpintaria ou criação de tabelas dinâmicas.
• Aperte o aprendizado em tempo ocioso. Inscreva-se em podcasts ou obtenha audiolivros e ouça-os durante o tempo de deslocamento e espera.
• Sempre que você aprender algo novo, tente vincular a ideia a um conceito existente que você conhece bem. Isso fortalece a narrativa e ajuda a memorizar melhor a ideia.
• Não seja ganancioso com o conhecimento. Compartilhe o que aprendeu com outras pessoas. Isso melhora sua compreensão dos conceitos e faz de você um especialista na área.
• Quando se trata de software (ou aplicativos), somos tímidos. Isso significa que não pressionamos um botão ou clicamos em uma opção de menu, a menos que saibamos o que faz. Seja ousado e pressione os botões. Isso pode levar você a uma toca de coelho interessante e ensinar lições valiosas. Obviamente, verifique se você está salvando os arquivos.

Para obter mais dicas do Excel, consulte as 12 regras do Chandoo para criar planilhas melhores e as 20 dicas do Excel para se tornar um profissional de planilhas.