Organize-se: digitalizando documentos pessoais

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• Organize-se: Digitalizando documentos pessoais
• O que não digitalizar

Os computadores são muito bons em pesquisar. Os computadores também são excelentes na recuperação. Não importa a rapidez e eficiência que você acha que pode encontrar e recuperar informações em sua casa a partir de pedaços de papel, tenha certeza de que os computadores podem fazê-lo mais rapidamente.

Essa é a razão número um em que você deve digitalizar muitos de seus documentos pessoais.

Também existem mais razões, como o fato de que você não pode sequer acessar as informações desse documento de seguro contra inundações quando está em um pedaço de papel na sua cozinha enquanto um voo cancelado o deixa preso em St Kitts, devido a uma furacão em casa. Não seria um momento útil para ter um documento digital, acessível a partir do seu laptop, smartphone ou tablet?

Aqui está outra: você mudou de médico, programas de seguro e farmácias várias vezes nos últimos anos, e o farmacêutico agora precisa conhecê-lo se você já tomou um determinado medicamento. Não seria útil fazer login em um sistema seguro que possua registros de todas as prescrições que seus médicos escreveram porque você tirou a câmera do telefone antes de preenchê-las?

Ou talvez você esteja motivado para digitalizar mais documentos pessoais simplesmente para se livrar da bagunça. As razões para fazê-lo são infinitas, e as desculpas para não começar também. Aqui estão algumas dicas e truques que o deixarão sem desculpa para adiar a tarefa por mais tempo.

O que digitalizar

Antes de reduzir a quantidade de papel em sua casa, você precisa decidir quais documentos têm valor ao serem digitalizados. Em muitos casos, convém manter os documentos originais, tornando o digital essencialmente um backup. Esta lista pode ajudá-lo a gerar idéias:

Impostos

• recebimentos dedutíveis de impostos

• postos de pagamento

• escrituras e arrendamentos

• garantias

• passaportes (muitos países têm regras muito específicas sobre como fazer cópias de passaportes; consulte seu governo)

• arquivos familiares, como certidões de nascimento, documentos de adoção, certidões de casamento, certidões de óbito e documentos de imigração

• formulários de seguro

• registros médicos e dentários e prescrições

Se o seu empregador não fornecer folhas de pagamento eletrônicas, você deve manter os originais por pelo menos seis meses, se não um ano inteiro. Os bancos e os proprietários frequentemente exigem esses documentos, além dos formulários fiscais (W2s nos EUA), ao preencher a documentação financeira ou de moradia.

Com passaportes e outros documentos legais oficiais, tenha cuidado com as regras para fazer cópias. Geralmente, é uma boa idéia reduzir ou ampliar a imagem em pelo menos 10% (para que não pareça que você esteja tentando falsificá-la).

Mesmo que você ache que nunca precisará fornecer réplicas de nenhum desses documentos, certamente haverá momentos em que você precisará fazer referência ao número do seu passaporte (para um aplicativo, por exemplo) ou a algum outro dado deles. É muito mais eficiente procurar essas informações no seu computador do que começar a vasculhar um armário cheio de papéis.