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Desordem digital, desordem física, desordem emocional… Tudo isso está afetando sua vida. June Saruwatari sabe sobre desordem. Ela é especialista em organização e produtividade, além de autora de um novo livro chamado Behind the Clutter: Truth. Ame. Significado. Objetivo .
Ela é uma mulher segundo o meu próprio coração. Muitos de seus princípios orientadores para organização são semelhantes aos meus, enraizados em práticas de senso comum, como confiar no seu sistema e eliminar distrações.
A razão pela qual eu estraguei tudo - e isso é pertinente ao trabalho de Saruwatari - é que eu tinha muita coisa acontecendo na minha vida, muitas coisas na minha cabeça para lembrar. Algo tinha que dar. Eu havia me mudado recentemente para um novo estado, iniciado um novo estilo de vida e atualmente estou me preparando para me mudar para um novo país. Saruwatari pode dizer que estou precisando de um despejo mental, uma prática diária em que ela anota todas as tarefas que está em sua mente, independentemente se já estiver em sua lista de tarefas. Essa expulsão, ela acredita, nos liberta a ser não apenas mais produtivos, mas também em paz conosco mesmos.
Quando finalmente nos conectamos pelo Skype, Saruwatari estava borbulhante, mas calma e ela ria muitas vezes, mesmo ao descrever os procedimentos mais mundanos de se organizar. Ela começou nossa entrevista respondendo à minha primeira pergunta antes mesmo que eu tivesse a chance de fazer.
June Saruwatari: Minha filosofia sobre a desordem, seja ela digital ou física, é que é o mesmo problema. As pessoas tendem a acumular lixo digital porque não conseguem vê-lo.
A desordem é um assunto inacabado. A desordem permanece na concisão, e você a carrega consigo. Se você tem material digital e não o soltou, e ele não serve a um propósito, e você determinou que não é útil, então isso é desorganizado.
Os assuntos inacabados de, digamos, todas as tarefas em sua mente que você não cuidou, ou o perdão em seu coração, ou qualquer coisa - cartas de agradecimento que você não escreveu, a gratidão em suas coração que não foi expresso - também é tudo desorganizado.
Portanto, há emoções, mental e desordem digital. Há uma correlação entre eles e a desordem física também.
Jill Duffy: Fale um pouco mais sobre o custo da desordem, seja ela digital ou física.
JS: As pessoas se sentem sem poder, sem energia, sem otimismo, como se estivessem em uma espiral descendente em suas vidas. As pessoas me dizem que sentem fisicamente que estão sufocando quando têm muita confusão. E isso pode ser não apenas desordem física, mas desordenada em sua cabeça. É esmagador. Você não pode seguir em frente! As pessoas se sentem paralisadas, imobilizadas, desenergizadas.
Seja desorganização física ou digital, está conectada à desordem emocional e espiritual.
JD: No seu livro, você entra no custo de tempo da desordem?
JS: Sim, eu faço! Sou super apaixonada por isso. Eu tenho ensinado administração de tempo, eu chamo de expansão de tempo, há anos. Está tudo conectado.
Quando você está desorganizado, leva o dobro do tempo para fazer algo ou chegar a algum lugar. Se você pensa em estar dentro de uma casa, se o caminho estiver cheio de coisas, você levará o dobro do tempo para passar pela porta. Você não pode nem chegar à porta se houver muita confusão!
Da mesma maneira, o caminho para realizar uma atividade pode ser confuso. Por exemplo, estou conversando com você e quero ter uma conversa envolvente, mas se houver confusão, haverá confusão na minha cabeça. Se estou pensando em outra coisa, não estou realmente presente com você no momento. Isso nos impede de ter uma conversa envolvente. As centenas de e-mails na minha caixa de entrada me fazem pensar: "Oh meu Deus, o que há lá que eu ainda não cheguei?"
Há 86.400 segundos em um dia. Se alguém desse o mesmo número em dólares , então US $ 86.400, em um dia e lhe dissesse: "Você não pode rolar, não pode decidir o que fazer com ele em outro dia", o que você faria? Você investiria sabiamente. Você começaria a construir uma fundação.
Muitas pessoas que gostam de produtividade e são apaixonadas por tecnologia são apanhadas em novos aplicativos e novos programas, e esquecem que primeiro precisam começar com uma base. Os 86.400 segundos por dia, ou 168 horas por semana ou 24 horas por dia - o que você quer fazer com isso?
Eu começo com papéis. Eu começo com a fundação. Quais são os papéis em sua vida? Agora pense como um gráfico de pizza. Quanto tempo você quer gastar desempenhando cada papel? Então você olha para o seu tempo como um quebra-cabeça e move coisas.
Sempre há uma depreciação. As pessoas pensam que têm 300 horas em uma semana, mas na verdade são 168.
JD: O que está dizendo isso? Você tem tantas horas em uma semana quanto Beyonce?
JS: Obama, Madonna, Gandhi, Buda, Jesus - todo mundo tem a mesma quantidade de tempo em uma semana! Quando as pessoas reclamam que não têm tempo suficiente, digo: "Pare com isso", porque estão lutando contra a verdade do que é .
Verdade, amor, significado, propósito. Quando trabalho com as pessoas durante o tempo delas, pergunto: "Na verdade, o que você está fazendo nas suas 168 horas?" Primeiro, eles precisam descobrir por que sentem um déficit e por que se sentem sobrecarregados. Então eu pergunto qual é o ideal? Onde você quer estar com as 168 horas?
Aqui está a filosofia: Quando você cria limites claros para o seu tempo, fica sem limites nesse espaço de tempo. Quando você cria limites claros para as coisas, pode ficar sem limites nesse espaço.
O que fazemos é definir uma intenção. Por exemplo, "Nesta hora, vou preparar minha lista de tarefas para ir à Índia". E o que acontece é que não leva cinco horas. Demora uma hora porque você define essa intenção.
JD: Então, é sobre dar a si mesmo um limite realista e trabalhar dentro desse limite.
JS: Sim. Limite realista, ou qualquer que seja a sua ideia de realista. Todo mundo tem sua própria idéia do que isso significa. Quando você cria esse tempo e se dedica a ele, fica focado nele.
JD: O que as pessoas vêem como uma área em que desejam gastar menos tempo, quando realmente olham como gastam seu tempo?
JS: Alguns exemplos estão entrando na toca do coelho das mídias sociais. Além disso, verificando e-mails ao longo do dia. É melhor fazê-lo uma vez de manhã, talvez uma vez à tarde depois de voltar do almoço e uma vez ao final do dia.
Outro é interrupções. Em um escritório, muitas pessoas sofrem interrupções se você tem uma política de portas abertas, e eu sempre digo que você precisa ensinar as pessoas a tratá-lo. Eu brinquei com uma de minhas clientes que todo mundo precisava pegar um número antes de entrar no escritório dela, em vez de apenas entrar.
É tudo sobre ter sistemas. Se você tem interrupções no trabalho e é gerente, precisa ensinar a todos que trabalham para que respeitem seu tempo, talvez fechando a porta. Você pode ter horário de expediente, como se fosse um professor, talvez dizendo entre as 10:00 e as 12:00, estou aberto para qualquer pessoa que tenha perguntas, mas entre as 14:00 e as 3:30, eu vou estar fazendo leitura e pesquisa.
Separe seu tempo como se fosse uma reunião com outra pessoa.
JD: Essa é uma ótima dica, tratar o seu tempo como se fosse uma reunião.
JS: Sim, ou uma consulta médica. É tão importante.
JD: Alguns dos meus aplicativos e serviços online favoritos são aqueles que funcionam de forma invisível e sem que eu precise agir, como IFTTT, RescueTime e EasilyDo. Você tem algum aplicativo favorito que o ajude a maximizar seu tempo ou manter seu tempo precioso?
JS: Lembretes são ótimos. É como ter um assistente pessoal virtual. Outlook também. É um sistema testado e comprovado. Você pode definir um alerta. Você pode adiar. Você pode encaminhá-lo para outra pessoa para cuidar dele. Eu amo isso.
Eu tento mantê-lo o mais simples possível e não ter muitos programas. Como você provavelmente pode dizer, sou como uma criança em alguns aspectos, e se ficar muito complicado, fico entediado e minha mente vai para outro lugar.
Aqui está um exemplo: aplicativos de verificação. Todos esses maravilhosos programas de digitalização são lançados todos os dias. Eu tinha quatro que estava investigando e só queria encontrar algo para me livrar de um dos meus dispositivos. Eu encontrei um imediatamente, então, com os outros, não demorei muito tempo para experimentá-los. Quando eu tentei os outros, assim que percebi que não era para mim, exclua!
Se você estiver investigando aplicativos e sistemas diferentes e descobrir que algo não está funcionando para você, será necessário excluí-lo, mesmo que você tenha pago dinheiro por isso. Concentre-se no que você acha que está em ressonância com você e leve-o até o fim. O que acontece com muitas pessoas é que, duas semanas depois, eles tentam outra coisa e, mais uma vez, têm desordem digital.
JD: Eu notei esse mesmo padrão. As pessoas que amam a tecnologia querem experimentar tudo de novo, em vez de escolher um aplicativo e se dedicar a usá-lo. Eles não vêem isso como um investimento em seu tempo.
JS: Eles não deixam passar! Vou dar uma olhada no telefone bagunçado de alguém e eles terão aplicativos que foram baixados um ano atrás e nunca usados. Eu digo a eles: "Apague, apague, apague!"
As pessoas têm medo de excluir os programas que compraram. Mas ele voltará a funcionar se eles precisarem.
Outro programa que eu amo é o PaperKarma. Se você receber mensagens indesejadas físicas reais, basta tirar uma foto da etiqueta com o código de barras e elas tiram você da lista. Então ele volta para você e diz: "Sucesso!" quando funciona.
JD: Eu quero voltar ao Outlook por um segundo. Você disse que usa muito lembretes. Você pode dar um exemplo de um dia e que tipos de coisas você coloca como lembretes, para que servem os blocos de tempo e assim por diante?
JS: Sim, vamos começar como esses lembretes chegam lá. No início de cada dia, você deseja fazer um despejo mental de todas as coisas em sua cabeça que precisa fazer. Não categorize ainda. No final de dois ou três minutos, você pode ter 25 coisas lá. Então, com base na sua intuição e onde você está hoje, atribua uma data de tarefas a cada uma delas, para que você se comprometa com ela. Então, você precisa configurar algumas categorias para sua lista de tarefas e atribuir uma categoria a cada uma. Essa é uma parte disso.
A outra parte é que, quando você define sua agenda, você precisa ter limites claros para o seu tempo. No início e no final de cada dia, você deseja examinar sua lista de tarefas e priorizar quais deseja executar. Digamos que, como escritor, você tenha "Escreva ou pesquise" como categoria. Você pode não executar essa categoria de tarefa todos os dias. Você só pode fazer isso às terças e quintas-feiras.
JD: Parece que o despejo mental tem como objetivo liberar a desordem cerebral, tirar essas coisas da cabeça, do peito, derrubá-las e depois lidar com elas uma a uma, de uma maneira muito organizada e sistemática.
JS: Sim. E isso é a coisa mais importante: eu não quero que você vá e verifique se você já tem essa tarefa na lista. O ponto principal é despejar mentalmente. Se você escrever algo e ver que ele já está na sua lista de tarefas 10 vezes - e isso é loucura! -, isso mostra quantas vezes você está pensando sobre isso. Agora, trata-se de desenvolver um sistema para lembrar a tarefa e concluí-la, e confiar que o sistema funcionará para você, que você pode confiar nesse sistema e que pode contar com ela.
A principal coisa é descobrir o sistema que funciona para você. Esqueça o que todo mundo está fazendo.
Eu gostaria que as pessoas pudessem fazer uma desintoxicação digital por uma semana para descobrir o que é realmente importante. O que acontece quando você é inundado de coisas é que tudo se torna "importante".
Qual é o seu legado? Por que você está aqui na Terra? Se você é gerente de uma empresa ou empresário, qual é o seu objetivo ou missão? Você fica tão envolvido em ser produtivo por ser produtivo que perde de vista a intenção, o motivo pelo qual está fazendo alguma coisa.
É tão simples! Você ama o tempo que está gastando? Qual é a verdade desse papel que você está interpretando? Qual é a verdade do tempo que você está gastando? Isso tem algum significado para você? Às vezes, dedicamos tempo a coisas que têm significado para outras pessoas e precisamos saber para que finalidade isso serve. Verdade, amor, significado, propósito. É tão simples.
JD: Por que você acha que tantas pessoas têm dificuldade em voltar à declaração de missão ou ao propósito?
JS: Porque eles estão inundados de lixo.
Eu digo para as pessoas pararem, verificarem sua verdade, amor, significado e propósito, e terem vigilância constante. Sem desordem, tudo fica muito claro.
JD: Se você pudesse incentivar profissionais ocupados a desistir de um tipo de confusão ou algo que atrapalha a vida deles, o que você os aconselharia?
JS: Ter sua caixa de entrada em zero.
JD: Você os aconselharia a não receber mensagens, ou a desistir desse objetivo?
JS: Eu disse a um cliente: "Se você puder limpar sua caixa de entrada e receber zero mensagens no final do dia, você se sentirá como um milhão de dólares". O que quero dizer com isso é ter um sistema para que você possa olhar para uma mensagem, tocá-la e decidir se é algo para o qual responderá ou se decide lê-lo mais tarde e colocá-lo em um Leia a pasta ou decida se desinscrever de uma lista - acho que essa é a única coisa para a desordem digital. Se os profissionais conseguem zerar sua caixa de entrada, acho que esse é um grande objetivo. E não quero dizer que você esteja agindo em todas as coisas. Eu apenas acho que isso o ajudará a se limpar mentalmente, para que você esteja preparado para o que o dia reserva para você, ou para ir para casa e estar totalmente presente e envolvido em sua família, ou se você estiver indo para um encontro, estar totalmente envolvido. Com seu parceiro. É uma prática espiritual, mental e emocional.
