Organize-se: serviços de sincronização de arquivos para o resgate

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• Organize-se: Serviços de sincronização de arquivos para o Rescue
• Dicas para sincronizar arquivos

Pessoas desarrumadas e desorganizadas estão sempre deixando coisas importantes para trás. Aquela apresentação que você precisava para a conferência? Está no escritório do seu computador desktop. Aquelas fotos da primeira festa de aniversário do Mickey que você planejava mostrar à vovó enquanto visitava? Eles ainda estão no seu laptop, que fica a 300 milhas de distância em casa, no sofá.

Os tecnólogos, de maneira brilhante, resolveram esse problema para pessoas descombobuladas. A resposta é a sincronização de arquivos, e há muitas empresas que oferecem esse serviço gratuitamente.

Embora os serviços de sincronização de arquivos não alterem sua personalidade e o transformem em um indivíduo limpo e consciente, eles podem atuar como uma rede de segurança, ajudando a evitar consequências desastrosas para sua desorganização.

O que é sincronização de arquivos?

O objetivo de um serviço de sincronização de arquivos é fornecer acesso a todos os arquivos atuais mais importantes de qualquer computador ou dispositivo conectado à Internet, como seu smartphone ou tablet, a qualquer hora e em qualquer lugar. "Atual", neste caso, significa arquivos que você pode razoavelmente precisar acessar em um futuro próximo, em vez de documentos que estão em algum estado de conclusão que você realmente deve arquivar (escreverei mais sobre como arquivar em um artigo futuro). E os arquivos podem ser qualquer coisa, de documentos a fotos e música.

Eis como funciona: Você se inscreve em uma conta com um serviço de sincronização de arquivos (gratuito ou com uma taxa de assinatura; nomeará ofertas específicas um pouco mais tarde), instala o software de sincronização de arquivos no seu computador e decide quais arquivos ou pastas que você deseja sincronizar. Depois que os arquivos são marcados para sincronização, o serviço faz uma cópia deles e os armazena online, e - esta é a parte importante - daqui em diante, ele atualiza a cópia sempre que você altera o arquivo localmente. Agora, sempre que você fizer login no serviço, seja de um smartphone ou do computador de outra pessoa, através do site do serviço de sincronização de arquivos, você terá acesso aos seus documentos.

Os detalhes de como os serviços funcionam podem variar um pouco, mas a premissa básica é que, sempre que você alterar um arquivo, a cópia alterada será salva on-line e sempre que você estiver conectado ao serviço - seja através de um site ou apenas mantendo-se conectado através do software instalado no seu computador ou dispositivo móvel - o serviço garantirá que você veja a cópia mais recente. O serviço "sincroniza" a cópia mais recente de todos os arquivos para todos os dispositivos que você usa para acessá-los. Alguns serviços também salvam versões que preservam o histórico de suas alterações, até um determinado número. Dessa forma, você não precisa se preocupar em salvar cópias dos documentos "versão 1" e "versão 2". O serviço de sincronização de arquivos fará isso automaticamente.

A razão pela qual um serviço de sincronização de arquivos ajuda você a se sentir mais organizado é que torna muito difícil deixar um arquivo para trás. Você não precisa enviar constantemente a si mesmo o documento em que está trabalhando. Contanto que você tenha uma conexão com a Internet, poderá recuperar seu trabalho. A maioria dos serviços também possui algum nível de compartilhamento, permitindo que você envie arquivos facilmente para outras pessoas verem, e alguns possuem recursos de colaboração para que várias pessoas possam fazer upload de arquivos para um local compartilhado.

Casos de uso para sincronização de arquivos

Às vezes, é difícil imaginar por que você precisaria de um serviço específico até saber como outras pessoas estão usando. aqui estão alguns exemplos:

Profissional de negócios ocupado. Qualquer pessoa que faça um pouco de seu trabalho profissional em casa - ou talvez um dia precise - pode imaginar a utilidade do serviço de sincronização de arquivos. Imagine que o mau tempo o impede de entrar no trabalho, mas você precisa concluir um projeto para cumprir um prazo. E a cópia mais recente do projeto fica localmente no computador do escritório. Com um serviço de sincronização de arquivos, você pode pegar esse projeto em segundos.

Viajante. Os viajantes frequentes que não desejam levar consigo um laptop desajeitado podem garantir que todos os arquivos estejam disponíveis para eles, não importa onde estejam conectados. Os viajantes também podem sincronizar as fotos que tiram e fazer com que apareçam no computador doméstico quase instantaneamente.

Candidato. Recentemente, usei um serviço de sincronização de arquivos enquanto passava por um longo processo de aplicativo que envolvia várias partes. Sempre que recebi um documento, o digitalizei e salvei em um serviço de sincronização. Então, quando uma das partes me contatou para pedir uma cópia de algo, quase nunca tive que enviar fax ou fotocópia e enviar algo. Em vez disso, eu podia apertar um botão e enviar documentos para quem precisasse, independentemente de eu estar em casa, no trabalho ou em outro lugar.

Aluna. Os alunos que trabalham em uma dissertação, redação ou realmente qualquer tipo de projeto podem salvar seus ativos na nuvem de sincronização de arquivos e conseguir acessá-los a qualquer momento que surgir uma idéia. Aqueles que mantêm um computador em casa, talvez o compartilhem com um colega de quarto e usam computadores públicos em uma biblioteca ou laboratório de informática, certamente estariam bem servidos para sincronizar seu trabalho.

O email. Se você costuma enviar arquivos por e-mail para si mesmo, para que eles sejam salvos on-line para facilitar o acesso, garanto-lhe que você é o principal candidato para um serviço de sincronização de arquivos. Eles são muito mais infalíveis do que o método de email ad-hoc. E os anexos de email podem entupir as caixas de entrada com armazenamento limitado.