Organize-se: como evitar a sobrecarga de e-mail

A última peça do quebra-cabeça da organização - e a que as pessoas mais temem - é o gerenciamento de e-mails.

Como nas convenções de gerenciamento de pastas e nomes de arquivos, o gerenciamento de email requer uma solução de estilo de vida. Você precisa desenvolver regras e princípios com os quais possa conviver todos os dias. Lembre-se de que permanecer organizado é semelhante a manter uma dieta e um regime de exercícios. Não fazer isso e tratar a organização como se fosse um projeto de limpeza de primavera de um dia é semelhante a entrar em uma dieta intensiva. Todos os resultados que você vê terão uma vida útil muito curta.

Antes de mergulhar no seu projeto de reorganização de e-mail, reserve um momento para perceber que você não precisa ser perfeito. O objetivo é criar regras de vida que você possa cumprir razoavelmente e que tornem sua vida profissional ou pessoal mais fácil, mais produtiva e melhor. Se a instalação de um novo e bacana plug-in do Microsoft Outlook for o que acionará o mecanismo de limpeza da caixa de entrada, experimente o Xobni (gratuito, versão 29, 99 dólares Plus, 4 estrelas), que indexa seus arquivos, ou o Evernote para Windows Premium (US $ 45 por ano, 4, 5 estrelas), que permite enviar e-mail para o Evernote, onde você tem o benefício dos excelentes recursos de pesquisa desse software.

Veja a parte inferior da caixa

No momento em que percebi que precisava de uma abordagem sistemática do e-mail, foi a primeira vez que abri minha caixa de entrada e havia mais de três páginas de material por lá. A maioria dos arquivos havia sido marcada como "lida", mas como eu não havia agido, deixei-os na caixa de entrada. Lembro-me de me sentir sobrecarregada e pensar que, se não começasse a jogar fora os emails naquele segundo, o problema seria pior em uma hora e certamente seria insuportável na manhã seguinte.

Como resultado, defini um objetivo simples para mim: sempre ser capaz de ver a parte inferior da minha caixa de entrada. Em outras palavras, desejo poder ver as entradas da mensagem recebida mais recentemente e da mensagem mais antiga em uma única tela.

Não me apego a esse padrão todos os momentos do dia. Isso seria neurótico e contraproducente. Mas pretendo ver o fundo da minha caixa de entrada antes de sair do trabalho todos os dias e, se isso falhar, pelo menos às sextas-feiras. Também fico sã com a sobrecarga de e-mail quando estou doente por um dia ou tiro uma folga. Depois que voltei de férias, dou a mim mesmo pelo menos uma semana para acompanhar o e-mail e tento não me estressar com isso no primeiro dia ou dois no escritório.

Mês a mês

A maneira como gerencio minha conta de e-mail comercial é exatamente da mesma maneira que gerencio meus arquivos eletrônicos em pastas. Tudo entra em uma pasta.

Primeiro, crio algumas pastas básicas por projeto, como Projeto A, B e C. Dentro de cada pasta do projeto, crio subpastas para cada mês, rotuladas com o ano e o mês de dois dígitos, sublinhando a abreviação da letra do mês. Por exemplo, a pasta para junho de 2011 é denominada 1106_JUN.

Quando novos e-mails chegam, eles geralmente ficam na minha caixa de entrada por algumas horas, um dia, talvez até uma semana ou duas. Mas eles nunca me sobrecarregam porque eu tenho um sistema que mantém tudo em um nível gerenciável. Aqui estão as regras para o meu sistema. Isso pode não ser o ideal para você, mas pode fornecer um exemplo de uma solução. Adapte sua própria solução com regras que se encaixam no seu estilo de vida.

Regra 1. Se o email não requer ação (incluindo releitura), eu o jogo imediatamente.

Regra 2. Se um e-mail for crítico - o que significa que requer ação iminente ou releitura profunda e, possivelmente, uma resposta - ele permanece na caixa de entrada até eu agir de acordo. Ele pode permanecer na caixa de entrada por até um mês. Depois de um mês, devo agir sobre isso. Esse é o prazo. Após a ação, o email é arquivado na pasta correspondente.

Regra 3. Se o email contiver informações de que preciso, mas não exigir ação imediata, ele deverá ser movido para a pasta correspondente até o final do dia ou no final da semana, se estiver ocupado. Se eu tiver medo de me esquecer de agir, porque não está imediatamente visível na caixa de entrada, posso criar um item de calendário como lembrete. O email deve ser arquivado em uma pasta. Sem exceções.

Regra 4. Sexta à tarde, dedico-me de 10 a 20 minutos para examinar o que está na caixa de entrada e talvez ajam sobre os itens que não exigem uma resposta longa. No momento em que sair do escritório, posso ver uma polegada ou duas de espaço em branco na parte inferior (espaço para encher novamente no fim de semana).

Regra 5. Após um ano, arquive-o ou jogue-o fora. Costumo manter os dados de email por cerca de um ano e arquivar todo o resto, o que é extremamente fácil de fazer quando suas informações são classificadas em pastas por mês e ano.

Outro método de organização que foi popularizado no dia da documentação física é criar 31 pastas, rotuladas numericamente, com cada número correspondente a um dia do mês. Em vez de criar uma lista de tarefas diárias, você deve arquivar papéis e lembretes (e cartões de aniversário e contas a pagar etc.) nas pastas correspondentes à data da ação apropriada. Quando a data chegar, você abrirá a pasta e terá a tarefa de cuidar do que estiver dentro.

Ainda outro método é a compartimentalização. Se você usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o Basecamp (gratuito, 4 estrelas e uma opção do editor), nunca precisará salvar e-mails associados a projetos gerenciados nesse sistema. O Basecamp faz isso por você. Muitas pessoas usam a compartimentação na vida pessoal de seus e-mails dedicando uma conta baseada na Web a servidores de listas e listas de discussão, reservando a outra para se comunicar com amigos e familiares. Por que não usar o mesmo conceito nos negócios?

Livre-se da ansiedade por e-mail

Não estou de maneira alguma defendendo que meu sistema ou o sistema de pastas de 31 dias é adequado para todos. Meu sistema funciona para mim porque costumo me lembrar de coisas baseadas em quando elas ocorreram. Além disso, estou realmente ansioso por aqueles poucos minutos no final de cada semana, quando faço o meu retorno na caixa de entrada. Por fim, o objetivo básico de sempre poder ver a parte inferior da minha caixa de entrada me dá conforto. Ver informações sangrarem além de uma tela visual atinge algum tipo de ponto de inflexão em mim. Parece insuportável, como se eu não pudesse encontrar nada e nunca vou sair.

Outras pessoas, no entanto, podem sentir-se ansiosas por ter que gerenciar mais de uma dúzia de pastas ou cumprir prazos autoinfligidos. Pode ser mais produtivo para você ver seu e-mail em um único painel de rolagem. Correndo o risco de ficar muito sensível, não é uma má idéia anotar os tipos de coisas que fazem você se sentir sobrecarregado, porque se você consegue identificar o que não quer no seu email, pode criar regras e diretrizes para evitar isto.

Qualquer que seja o sistema organizacional que você criar para você ou sua empresa, concentre-se em hábitos semelhantes ao estilo de vida e em regras gerais. Você não precisa ser perfeito todos os dias. Você só precisa criar um sistema que o mantenha no caminho certo.

Aprendizado

As idéias importantes a serem retiradas deste artigo são:

1. Ter uma quantidade gerenciável de e-mail facilitará e melhor sua vida profissional.

2. Ao desenvolver princípios para lidar com o e-mail, concentre-se nos hábitos de vida, em vez de regras rígidas.

3. Determine como você lida com o email diariamente, semanalmente e mensalmente, bem como com que frequência arquivará os dados do email.

4. Descubra o que você não quer do seu e-mail e crie hábitos que impedem que isso aconteça.