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O email destrói a produtividade e quase ninguém percebe o quanto isso é ruim. A quantidade de tempo que as pessoas gastam em programas de email é impressionante, pairando perto de 30% do dia. Existe uma maneira de lidar com isso, no entanto. E você pode superar o problema do email sem necessariamente reduzir a quantidade total de tempo gasto no email. A solução, que compartilho abaixo, depende da primeira compreensão do problema.
O email é pior que o Facebook
Segundo a pesquisa, o email é pior para a sua produtividade do que o Facebook, e o problema é que as pessoas não percebem quanto tempo gastam no email.
Robby Macdonell, vice-presidente de desenvolvimento de produtos da RescueTime, concorda, com base no que vê e ouve dos usuários. O RescueTime é uma ferramenta de gerenciamento de tempo que rastreia os aplicativos e sites que você usa no computador e no dispositivo móvel. Em seguida, gera relatórios mostrando como você gasta seu tempo.
"Uma coisa que ouvimos das pessoas que se inscrevem no RescueTime é: 'Estou com medo de ver o que dizem os dados, porque não quero ver quanto tempo passo no Facebook ou no Reddit'. Muitas vezes, uma semana depois, eles dizem: 'Não foi tão ruim quanto eu pensava, mas, meu Deus, passo muito tempo enviando e-mails' ", acrescentou Macdonell.
Por que o e-mail é ruim?
Então, por que o email é ruim, exatamente? Alguns especialistas em produtividade dizem que é porque o email é "trabalho sobre trabalho" e não o trabalho real em si. Outro argumento, provavelmente mais preciso, é que o e-mail nos interrompe constantemente. A quantidade de tempo que gastamos no email não é o problema. É que o tempo está espalhado ao longo do dia.
Os profissionais do conhecimento, em particular, precisam de períodos de foco ininterrupto para realizar o trabalho realmente importante. "A maioria das pessoas ignora o fato de que o email é a atividade que o afastará desse pensamento criativo repetidamente ao longo do dia", disse Macdonell.
Ler um e-mail mais de uma vez produz sobrecarga e cansa você, de acordo com Mikael Berner, CEO da EasilyDo, um aplicativo que automatiza pequenos aspectos da sua vida para ajudá-lo a liberar tempo. Quando verificamos o email ao longo do dia, na verdade não estamos processando ou cuidando dele, e esses segundos aumentam o tempo perdido. "Se você deseja abrir um email, faça algo com ele, como respondê-lo, exclua-o ou arquive-o. Não abra um email a menos que possa processá-lo imediatamente."
Além disso, os sistemas de comunicação foram projetados para notificá-lo quando uma nova mensagem chegar. "Eles estão enviando notificações o tempo todo", disse Macdonell. "Está ficando cada vez mais raro que você receba mais do que alguns minutos antes de ser puxado para alguma outra atividade". Mesmo que você não leia todos os emails que chegam na sua caixa de entrada por completo, sua atenção será dividida quando você receber uma notificação de que um novo email chegou. E mesmo que você não tenha as notificações ativadas, você ainda estará se concentrando toda vez que verificar a caixa de entrada para ver se alguém está tentando enviar um e-mail sobre um assunto urgente.
"Não é como se 30% do tempo de alguém fosse gasto por email no começo do dia e depois o resto do dia fosse gasto fazendo outras coisas", disse ele. "É muito difundido, o que sugere que você está sendo constantemente interrompido."
Como combater o email
Você pode sair do e-mail e voltar ao trabalho real e árduo. Isso pode ser feito em apenas algumas semanas e em cinco etapas simples.
1. Instale um programa de controle de tempo, como RescueTime ou Toggl, e permita que ele rastreie quanto tempo você gasta em email todos os dias e quando. Verifique se todos os seus aplicativos de e-mail e bate-papo estão classificados com precisão como comunicação.
2. Aguarde cerca de duas semanas para ter dados suficientes. Em seguida, escolha uma data aleatoriamente e analise seu relatório por hora. Você está em boa forma se o seu uso de comunicações estiver concentrado em uma ou duas vezes por dia. Você está mal e precisa fazer alterações se o uso de seus aplicativos de comunicação estiver espalhado em pequenas fatias ao longo do dia, como mostra a imagem abaixo.
O objetivo não é necessariamente reduzir o número de horas que você gasta no email. O objetivo é fazer com que o uso de e-mail seja menos disperso e mais concentrado, para que seus relatórios tenham a seguinte aparência:
3. Com base em seus padrões, identifique uma ou duas horas do dia quando você não verificará o email. Para muitas pessoas, a manhã, até cerca de uma hora antes do intervalo do meio do dia, e a tarde, começando cerca de uma hora após o intervalo do meio do dia, são os horários ideais. Durante esses períodos, feche os aplicativos de email e bloqueie o webmail instalando uma ferramenta sem distrações, como o StayFocusd. Se você possui uma conta do RescueTime Premium, pode usar suas ferramentas para impedir o acesso ao webmail.
4. Da mesma forma, escolha um horário em que você verificará o email. Digamos que seu período de foco não relacionado a email seja das 9:00 às 11:30 e sua sessão de email será das 11:30 até a hora do almoço. Se forem 11h10 e você se sentir tentado a verificar o e-mail, será mais fácil evitá-lo se você tiver um tempo predeterminado em que abrirá a caixa de entrada.
5. Se você estiver paranóico com a chegada de uma mensagem importante e urgente enquanto estiver tentando trabalhar, configure um sistema de alerta VIP. Os usuários do iOS já têm um incorporado ao aplicativo Mail. Se você não usa o iOS ou deseja um sistema de alerta VIP com mais opções e personalizações, tente o AwayFind. Em qualquer um dos casos, você pode receber um alerta, como uma notificação por push no telefone ou até uma mensagem de texto, quando uma pessoa muito importante enviar um e-mail para você. Isso significa que você pode verificar o e-mail apenas se receber uma notificação, o que provavelmente será raramente. Todos os outros emails podem esperar.
Outro truque que uso pessoalmente é atrasar a abertura dos aplicativos de e-mail assim que começar a trabalhar. Eu gosto de ler rapidamente o e-mail comercial pela manhã no meu telefone, apenas para verificar se há algo realmente urgente. O motivo pelo qual uso o telefone é porque acho mais fácil desligar do que o meu laptop ou computador de mesa, se não houver nada que exija minha atenção imediata. Se eu vir um e-mail importante, mas não urgente, posso adicionar uma estrela. Se for realmente urgente, respondo diretamente do telefone. Mas como não gosto de ler ou escrever ao telefone, não sou tentado a ser sugado por outros e-mails que não são realmente urgentes.
São esses pequenos truques que agregam grandes ganhos para mantê-lo fora do e-mail e levá-lo de volta ao trabalho que importa.
