Organize-se: como atualizar seus relatórios de despesas antes do final do ano

Está chegando perto do fim do ano. Você está trabalhando silenciosamente em sua mesa quando um novo email chega do departamento de contabilidade. Você suspira em voz alta na linha de assunto, e todos os seus colegas de trabalho se viram para ver o que está errado. Suas bochechas ficam vermelhas quando você admite que até esse momento, tinha esquecido completamente de registrar um relatório de despesas. O email diz que o prazo é hoje. O calor de suas bochechas se transforma em uma sensação de pavor que desce pelo seu peito até a boca do estômago. Sua empresa lhe deve algumas centenas de dólares e, nessa época do ano, você realmente poderia usá-lo. Não entre em pânico! Essas etapas simples podem ajudá-lo a controlar suas despesas.

Algumas organizações facilitam o envio de relatórios de despesas, mesmo que estejam atrasados. Ter cartões de crédito corporativos vinculados a um sistema de relatório de despesas ajuda tremendamente, por exemplo, mas nem todo mundo tem esse luxo. Respire fundo e siga estas etapas para enviar seus relatórios de despesas em atraso o mais rápido possível.

Observe que grande parte deste artigo também se aplica a pessoas que trabalham por conta própria que precisam procurar recibos no final do ano para reivindicar deduções de impostos de despesas comerciais.

1. Pergunte quando o prazo final é real e se você pode registrar com atraso

Dependendo de quando sua organização definir seu ano financeiro e como lida com os acréscimos, o prazo para arquivar relatórios de despesas pode já ter passado. Mas isso não significa necessariamente que seja tarde demais para enviar seus recibos. Pessoas inteligentes cumprem prazos. Se alguém lhe disser que um prazo final é sexta-feira, existe uma boa chance de que o prazo final seja segunda de manhã ou mais tarde.

Peça a alguém da contabilidade ou ao seu chefe detalhes claros sobre o prazo final para relatórios de despesas e se há algo que você possa fazer se não o tiver cumprido. Muitas vezes existe. Se você puder chegar atrasado, seja gentil e agradável com as pessoas que o ajudarem e incline-se para trás para entregar exatamente o que eles pedem. Seja detalhado. Lembre-se de que eles estão lhe fazendo um favor. Faça o possível para devolvê-lo, facilitando o trabalho deles.

2. Verifique as regras para recibos

Se você já registrou relatórios de despesas, provavelmente conhece as regras básicas para enviar recibos. Mas você conhece os detalhes? Ao preencher um relatório de despesas muito depois de as despesas serem incorridas, você pode ter perdido alguns recibos. Descubra se existe uma política, como exigir recibos apenas para despesas superiores a US $ 10. Pergunte também se você pode mostrar o comprovante de pagamento fornecendo um extrato do cartão de crédito com o item de linha destacado. Esses detalhes podem fazer muita diferença no tempo que você leva para preparar um relatório de despesas.

3. Faça um esboço dos itens e datas

Quando chegar a hora de começar a criar um relatório de despesas em atraso, faça uma lista aproximada das principais despesas que você precisa reivindicar, como itens que você comprou, viajou e hospitalidade do cliente. Se você estiver solicitando apenas um item ou uma viagem, pule esta etapa.

Se um item da sua lista for um evento, como uma visita ao cliente ou uma conferência, anote as datas. Em seguida, abaixo do evento, crie uma entrada para cada dia, assim:

Conferência X: 1-3 de junho

1 de Junho

2 de junho

3 de junho

4. Visualize suas despesas

Ao reunir as despesas relacionadas a viagens ou eventos, acho útil ajudar a listar as maiores despesas (taxas de voo, hotel e presença, por exemplo) e depois tentar recordar ou reimaginar todos os dias para cobrir as despesas menores. Faça isso abaixo da entrada de cada dia.

Gosto de fazer um esboço das possíveis despesas e preenchê-las como me lembro delas (as etapas 5 a 7 incluem alguns truques para preencher lacunas quando a memória falha). O esquema deve incluir quantos desses pontos forem relevantes para suas datas:

• Localização inicial. Onde você dormiu? Você teve alguma despesa neste local, como cobranças de Wi-Fi?
• Viagem local. Você foi a algum lugar e, em caso afirmativo, como chegou lá (carro, táxi, serviço de carro, transporte público)? Como você voltou? Se estava reivindicando uma taxa por milha para dirigir, qual era a distância?
• Refeições Onde você tomou café da manhã, almoço e jantar? Você comprou alguma bebida, incluindo água mineral e café ou lanches?
• Suprimentos. Você precisou comprar algo esperado ou inesperado durante o seu dia?
• Localização final. Onde você terminou seu dia? O que você pagou por lá?

Freqüentemente, fazer essas perguntas a si mesmo ajuda a lembrar de despesas que de outra forma poderia ter esquecido.

5. Folhear seus recibos

Se você tiver uma pilha de recibos, percorra-os agora e combine-os com o contorno que você criou. Há uma razão para eu não dar esse passo primeiro. Às vezes, os recibos remodelam nossa memória de uma maneira que deixa de fora partes do dia. Por exemplo, digamos que você analise seus recibos e veja que tomou um café da manhã rápido em uma cafeteria e depois almoçou em um local da conferência. Agora você tem uma lembrança vívida desses dois eventos e está pronto para passar para o próximo recibo. Mas sua memória pode ter omitido a viagem de US $ 15 do Uber entre os dois locais, simplesmente porque você não tinha um recibo físico para acionar a memória. É fácil esquecer detalhes quando não temos gatilhos.

6. Digitalize seu calendário

Um calendário pode conter mais lembretes que ajudam a criar um relatório de despesas preciso. À medida que você preenche seu dia, abra seu calendário e verifique-o para verificar as datas da viagem e eventos significativos. Certas entradas podem acionar sua memória sobre despesas, bem como sobre a falta de despesas. Por exemplo, se um parceiro de negócios enviou a você um convite do calendário para o jantar no dia em que você estava viajando e ela pagou, então você não precisa se preocupar em procurar um recibo para sua refeição naquela noite.

7. Peruse Hortelã

Outro ótimo lugar para procurar despesas ausentes é o Mint. O Mint é um aplicativo de finanças pessoais que consolida todas as suas transações financeiras em um site e aplicativo pesquisável. Com o Mint, você pode filtrar todas as despesas com cartão de crédito e cartão de débito por data, o que pode ajudá-lo a descobrir as despesas que esqueceu. Nesse exemplo que forneci anteriormente sobre um recibo do Uber, você pode encontrar as informações pesquisando a data no Mint, o que facilitará a localização do recibo verdadeiro no seu e-mail.

Você também pode adicionar tags no Mint às transações de itens de linha e, se tiver feito isso o ano todo para despesas comerciais, poderá encontrar facilmente todas as despesas necessárias para reivindicar.

Mencionei anteriormente que, se você não encontrar um recibo, poderá perguntar se pode enviar uma cópia do extrato do cartão de crédito destacando o item de linha de uma despesa. Mais uma vez, o Mint o ajudará aqui, porque informará qual cartão de crédito você usou.

8. Não se esqueça de dicas e estacionamento

Duas categorias de despesas fáceis de ignorar são dicas e estacionamento. Pequenas gorjetas pagas em dinheiro, como pessoal de limpeza de hotel e bellhops, nunca vêm com recibos. Os pagamentos de estacionamento também podem ser em dinheiro sem um recibo. Mas eles somam e valem a pena reivindicar se você os criou.