Organize-se: como limpar sua caixa de entrada | Jill Duffy

O e-mail causa sérios problemas à nossa produtividade e à nossa psique. Uma caixa de entrada cheia transborda pesa na mente. Retornar repetidamente cria mais "trabalho sobre o trabalho", como diz o ditado, que é altamente ineficiente e raramente é realmente central para o trabalho real que precisamos fazer. Se isso soa como sua vida, é hora de limpar a caixa de entrada.

Meu método para manter um relacionamento saudável com o email baseia-se em ações muito pequenas e concretas que realizo todos os dias - confira minhas 11 dicas para gerenciar email. Em outras palavras, manter minha caixa de entrada não é uma tarefa de limpeza única. Mas o que você pode fazer se sua caixa de entrada é tão horrível que não consegue enxergar além do enorme e imediato obstáculo de lidar com ela primeiro? Nesse caso, é hora de sentar e revisar a caixa de entrada.

Aqui está como fazê-lo.

Etapa 1. Varrer sua caixa de entrada

Esqueça o processamento de todas as mensagens da sua caixa de entrada. Isso não vai acontecer e não haverá grandes recompensas. Fazer uma varredura é melhor.

"Varrer" significa mover um monte de lixo em massa para outro. Configure algumas novas pastas no seu programa de e-mail e nomeie-as por ano, trimestre ou mês (excluindo o ano, trimestre ou mês atual; por exemplo, não crie uma pasta "2013" ainda), dependendo do estado da sua caixa de entrada e como você pensa sobre o tempo. Por exemplo, você pode criar estas pastas:

• 2010
• 2011
• 2012

Ou você pode ter:

• 2012_Q4
• 2013_Q1
• 2013_Q2

O motivo de você não criar uma pasta para o ano, trimestre ou mês atual é porque sua caixa de entrada será a pasta "atual" por enquanto.

Em seguida, classifique ou execute uma pesquisa, dependendo do programa de email usado, para isolar todas as mensagens de um período específico e movê-las em massa para a pasta correspondente.

Tudo o que resta na sua caixa de entrada - essas são as mensagens com as quais você pode se preocupar em processar, talvez hoje, talvez amanhã, mas o mais provável é que isso ocorra pouco a pouco nos próximos dias. Você não quer assumir muito de uma só vez.

Todas as suas mensagens antigas ainda estão presentes - elas estão fora do caminho. Talvez um dia você lide com eles, mas aposto que não. Esse é um dos piores problemas do email. Achamos que vamos ler, responder ou reagir a tantas mensagens, mas nunca o fazemos. A varredura permite tirá-los do caminho sem realmente se livrar deles. Então você pode continuar acreditando que um dia poderá processar todos os emails de 2012 (mesmo que provavelmente não o faça).

Veja o vídeo para saber como varrer no Gmail.

Etapa 2. Compartimentalizar

A "varredura" cuida da mensagem que você já possui, mas não faz nada pelas mensagens que rolam a qualquer momento. Portanto, depois de ter uma caixa de entrada que não parece sufocante, você precisa criar alguns filtros ou outras maneiras de compartimentar automaticamente daqui para frente.

Uma maneira de fazer isso é usar contas de email diferentes para diferentes propósitos, em vez de uma para tudo. Na verdade, tenho quatro contas de e-mail diferentes que uso regularmente: uma para negócios, uma para comunicação pessoal, uma para compras on-line (onde mantenho recibos, rastreio pacotes, recebo alertas bancários e de declaração eletrônica de impostos) e uma para o que chamo de " lixo." Minha conta de lixo eletrônico não é realmente para lixo eletrônico, no sentido mais estrito. É um endereço que eu uso para me inscrever em boletins ou novos serviços on-line que desejo experimentar, mas que não são importantes. Outro nome para esse tipo de conteúdo é chantagem. Não é muito spam, porque você solicitou e meio que deseja. Nada que seja crítico para a missão jamais entra nessa conta de lixo eletrônico; portanto, se eu não verificar por vários dias, não é grande coisa. Também raramente abro a conta de lixo eletrônico ou a conta de compras enquanto estou no trabalho, para que nunca seja possível me tentar.

Uma segunda maneira de obter o mesmo efeito é através de pastas e classificação automatizada. Essa é uma maneira especialmente útil de gerenciar boletins e ofertas diárias. O Outlook.com é bastante sofisticado nesse aspecto, e o Gmail também é muito bom nisso.

Se você configurar filtros e pastas ou começar a enviar boletins e recibos de compras para um endereço de e-mail diferente, essa etapa leva algum tempo. Você provavelmente precisará de 30 minutos a uma hora para configurar um método básico de compartimentação.

Etapa 3. Excluir

Felizmente, o que resta na sua caixa de entrada é apenas uma fração do que estava lá antes. A próxima coisa que eu faria é tentar excluir qualquer coisa que simplesmente não seja importante. Essa etapa pode demorar um pouco, mas eu não perderia muito tempo com ela.

Digitalize as mensagens na sua caixa de entrada e, quando você encontrar uma que você deseja excluir, tente classificar a caixa de entrada por remetente e verifique se há outras mensagens dessa mesma pessoa que valham a pena excluir. Frequentemente, recebo vários e-mails de acompanhamento de uma pessoa que dizem o mesmo e todos devem estar no ponto de desbaste.

Exclua o máximo que puder sem se deixar envolver pelo conteúdo de qualquer mensagem. Se você não tiver certeza sobre uma mensagem, deixe-a em paz por enquanto.

A exclusão é importante para mim, porque representa deixar ir. Se uma mensagem não é importante e não contém informações críticas, excluí-la é um sinal de que não preciso mais pensar nela novamente. Isso me liberta mentalmente da obrigação que o email representa.

Você também pode criar uma pasta chamada "Mais tarde", na qual arquiva mensagens que não são realmente importantes, mas que ainda possuem algum vínculo psicológico. Essas são as mensagens com as quais você pretende lidar "mais tarde". Na minha experiência, as mensagens "posteriores" geralmente são lixo que eu ainda não estava pronto para deixar de lado.

Um serviço fantástico chamado SaneBox (US $ 6 por mês) varrerá sua caixa de entrada e enviará e-mails sem importância para uma nova pasta chamada "@SaneLater" automaticamente para você. Ao testar a SaneBox, achei um trabalho incrível ao identificar o que era importante e o que não era importante.

Etapa 4. Desenvolva um sistema, transforme-o em hábitos

Com uma caixa de entrada gerenciável e uma estrutura básica para arquivar e-mails, agora você precisa de um sistema para arquivar seu e-mail - além da regra básica de "e-mails relacionados a artigos de junho de 2013 entrem na pasta 1306_JUN", mas quando você colocará eles lá? Quantas vezes você vai olhar através deles? O que você fará com as mensagens antes de enviá-las?

Esta etapa é a mais difícil, pois solicita que você crie regras e desenvolva hábitos para segui-las a longo prazo. As regras que você cria devem ser explícitas. Você deve ser capaz de articulá-los. Mas eles não precisam ser perfeitos ou absolutos. Tudo bem se você se afastar deles de vez em quando. Você quer um sistema que perdoe um dia ruim aqui e ali, que permita que você se recupere facilmente, se você escorregar.

Para ter uma idéia de como as regras são executadas, aqui estão algumas das minhas regras para o processamento de email.

Exclua rapidamente. Se um email não requer ação, incluindo releitura ou arquivamento para referência, eu o jogo imediatamente. Eu culpo a exclusão de mensagens rapidamente para o hábito, excluindo as mensagens em massa todas as manhãs. Quando chego à minha mesa, apago quantas mensagens eu achar conveniente de uma só vez. Geralmente, são cerca de 60% das minhas novas mensagens não lidas.

Responda a mensagens críticas imediatamente ou mantenha-as na caixa de entrada. Se um e-mail é crítico - o que significa que requer ação iminente ou releitura profunda e, possivelmente, uma resposta - eu atuo imediatamente ou o deixo na caixa de entrada até que atue, geralmente dentro de um ou dois dias. Ele pode permanecer na caixa de entrada por mais ou menos um mês. Depois de um mês, devo agir sobre isso. Esse é o prazo.

Arquivo até o final do dia. Se uma mensagem contém informações de que preciso, mas não exige ação imediata, ela deve ser movida para uma pasta correspondente (ou salva localmente na minha área de trabalho) até o final do dia - ou no final da semana, se eu estiver realmente ocupado.

Limpe a caixa de entrada na sexta-feira à tarde. Sexta-feira à tarde, dedico-me de 10 a 20 minutos para examinar o que estiver na caixa de entrada e talvez ajam sobre os itens que não exigem uma resposta longa. No momento em que sair do escritório, posso ver uma polegada ou duas de espaço em branco na parte inferior (espaço para encher novamente no fim de semana).

Veja a parte inferior da caixa de entrada. Dia a dia, essa regra é a que eu vivo no nível mais fundamental: sempre veja a parte inferior da caixa de entrada. Ao contrário do Inbox Zero, pretendo não ter mais mensagens do que posso ver na tela. É simples. É perdoador. É flexível. É uma meta razoável e alcançável. E não é preciso muito para seguir essa regra de forma consistente. É um hábito que, quando comecei a ver o fundo da minha caixa de entrada, tornou-se um objetivo subconsciente.

Uma solução a longo prazo para gerenciar email

Toda organização realmente se resume a regras, e o ponto principal que mantém as regras unidas são os hábitos. Hábitos são como você faz as regras. Se a regra estiver vazia no lixo do email no final do dia, o hábito será sempre clicar com o botão direito do mouse para despejar o lixo antes de você sair do programa de email (ou configurar o programa de email para excluir automaticamente o lixo ao sair). Se a regra é sempre responder a um e-mail do seu chefe no final do dia, o hábito pode ser automaticamente classificar as mensagens do seu chefe em uma pasta especial e verificar essa pasta todos os dias às 16:00.

Gerenciar e-mails com eficiência e eficiência é sobre o sistema que você usa, não o software que você usa. Aplicativos, recursos e plug-ins podem ajudar a resolver problemas específicos que você tem com o email, mas se eles não forem compostos por um sistema mais abrangente de regras ou métodos para hábitos arraigados, eles não terão retorno a longo prazo.