Organize-se: como colaborar no microsoft office em 5 etapas fáceis

O maior novo recurso do Microsoft Office 2016 é que ele permite edição colaborativa em tempo real. Permitir que mais de uma pessoa trabalhe em um arquivo ao mesmo tempo e que todas as partes vejam as alterações à medida que os colaboradores as fazem há muito tempo é um ponto de venda de suítes de escritórios rivais, como o Google Drive, com seus Documentos, Planilhas e outros documentos on-line aplicativos de produtividade. A coautoria ao vivo no Office é uma adição bem-vinda, se atrasada, aos aplicativos do Office. O uso dos recursos de edição colaborativa requer um pouco de configuração e algum conhecimento. Essas cinco etapas ajudarão você a começar.

1. Verifique seu nome

Como as pessoas saberão quem você é quando entrar nos arquivos e começar a editar? Abra um aplicativo, como Word ou Excel, vá para Arquivo> Opções e, na guia Geral, você verá um cabeçalho chamado "Personalize sua cópia do Microsoft Office". Os usuários de Mac encontrarão essa opção em Preferências> Usuário. Aqui você pode atualizar seu nome, iniciais e outras informações de identificação. Você provavelmente verá alguns detalhes já preenchidos com base em sua conta da Microsoft ou qualquer informação fornecida pelo administrador da sua conta corporativa.

De qualquer forma, a atualização do nome e das iniciais é útil se as pessoas o conhecerem por algo que não seja o seu nome legal ou o nome digitado. A escolha de iniciais identificáveis ​​também ajuda se você compartilhar um conjunto de iniciais com seus colaboradores. Por exemplo, mudei minhas iniciais muito comuns, JD, para JED.

2. Salve arquivos na nuvem

Ninguém pode trabalhar em um arquivo com você se o arquivo não for salvo em um espaço compartilhado. Você terá mais facilidade em acompanhar seus arquivos se salvá-los em um espaço compartilhado desde o início, em vez de esperar pelo Office 2016 solicitar que você faça uma cópia em um espaço compartilhado (o que será feito sempre que você tente compartilhar um arquivo salvo localmente).

Vá para Arquivo> Salvar como e escolha um local no OneDrive (os usuários domésticos escolherão essa primeira opção), OneDrive for Business ou SharePoint.

3. Convide colaboradores

Para convidar colaboradores, você precisará do menu Opções de compartilhamento, localizado no canto superior direito. Procure o ícone "pessoa com sinal de adição". A partir daqui, você pode escolher "Convidar pessoas".

Convidar pessoas abre uma caixa na mesma janela em que você insere endereços de email, adiciona uma mensagem opcional e compartilha o arquivo por email. Na versão para Mac do Office 2016 para Mac, o botão Compartilhar também oferece a opção Copiar link e Enviar anexo, que os usuários do Windows podem encontrar no painel Arquivo> Compartilhar. Na parte inferior do painel Compartilhar, há uma opção "Obter um link de compartilhamento", que copia um link para o arquivo na sua área de transferência, que você pode colar em qualquer plataforma de comunicação ou colaboração que desejar.

4. Quando as edições em tempo real não aparecerem, atualize para ver as alterações

Se você e todos os seus colaboradores usam o mesmo local do OneDrive for Business ou SharePoint para salvar arquivos, e todos usam a mesma versão do Office 2016, poderá ver as alterações no arquivo à medida que elas ocorrem, com a digitação de cada pessoa sinalizada por uma cor e um conjunto de identificação de iniciais ou uma imagem.

Porém, se seus colaboradores acessarem o arquivo que você compartilhou de uma maneira diferente, como na versão online do Word, como meu colaborador fez durante o teste, você poderá não ver as alterações aparecerem em tempo real. Eu tive que atualizar manualmente ou atualizar meu arquivo.

Na parte inferior da janela, procure uma linha que diz "atualizações disponíveis".

Atualize o documento clicando nesse texto e as alterações de seus colaboradores serão exibidas.

5. Bloqueie o conteúdo para impedir alterações

Às vezes, você convida colaboradores para ajudar a editar um documento, mas há algum conteúdo que eles não devem mudar. Você pode bloqueá-lo usando a ferramenta Block Authors, que não é tão intuitivamente nomeada. Parece que isso revogará os privilégios de edição, quando na verdade ele simplesmente bloqueia o conteúdo que você seleciona para ser editado.

Destaque o conteúdo que você deseja bloquear. Vá para Revisão> Bloquear autores. A seção destacada agora terá um ícone ao lado, indicando que ninguém além de você pode alterá-lo.