Organize-se: como obter itens teimosos riscados da sua lista de tarefas

Quando comecei a escrever este artigo, eu tinha duas tarefas na minha lista de tarefas que simplesmente não se mexiam. Coloquei-os lá em dezembro. Um tinha a ver com uma apólice de seguro residencial e o outro com a mudança de alguns fundos de aposentadoria. Nenhum deles será criticamente importante para concluir. Nem tem um prazo real e significativo. São coisas que realmente devo fazer, mas nunca quero fazer.

A maioria de nós tem itens teimosos como esses em nossos aplicativos de tarefas, aquelas tarefas que parecem nunca serem concluídas, como levar um terno à lavanderia ou preparar o cão. Nada de ruim acontece quando não fazemos, por isso não fazemos, mesmo que nossos cérebros racionais saibam que devem ser feitos.

O que você pode fazer para eliminar essas tarefas da sua lista? Algumas opções vêm à mente, que vou compartilhar aqui. Além disso, vou lhe dizer quais truques finalmente me ajudaram a verificar minhas próprias tarefas imóveis.

Faça a primeira coisa de manhã

Muitos entusiastas da produtividade juram enfrentar essas pequenas tarefas irritantes logo de manhã. A idéia é fazer com que pequenas tarefas sejam realizadas antes do início de um trabalho mais importante, como tarefas mais difíceis, e-mail, reuniões e qualquer outra coisa que o distraia.

Esse truque é ótimo se a tarefa leva menos de dois minutos e não depende do tempo ou do local. Se você tem o hábito de executar qualquer tarefa que leva menos de dois minutos antes de abrir seu programa de e-mail, poderá ver muito mais movimento em sua lista de tarefas.

Quando uma tarefa demora mais que alguns minutos ou quando só pode ser realizada durante um determinado horário ou local, essa regra de dois minutos não funciona. As duas coisas que eu não consigo fazer, por exemplo, precisam acontecer durante o horário do Pacífico dos EUA, e essas horas não se alinham com a minha manhã no exterior. Eu preciso de mais algumas opções.

Faça alguém fazer

Se a princípio você não conseguir, dê o emprego a outra pessoa. Estou brincando com essa linha, mas não estou brincando sobre delegar tarefas que até agora você não estava disposto a concluir por conta própria.

Francamente, sou péssimo em delegar. Tenho dificuldade em pedir ajuda. Eu me preocupo em incomodar as pessoas. Eu gosto de estar no controle. Talvez você se sinta da mesma maneira.

Como pessoas como eu podem melhorar a delegação? Para iniciantes, podemos pensar em uma lista de possíveis delegados antes mesmo de decidirmos se devemos delegar a tarefa. Não descarte colegas, familiares (incluindo crianças responsáveis ​​de uma idade apropriada), babás ou outros responsáveis ​​e, em algumas situações, vizinhos. Também ajuda a colocar o sapato no outro pé. Como me sentiria se, por exemplo, meus vizinhos me pedissem para assinar um pacote ou deixassem o cabo entrar se não pudessem estar em casa para fazer isso? Se a tarefa se encaixasse na minha agenda, não haveria problema. Todos esses experimentos simples de pensamento fazem com que a delegação pareça uma opção razoável.

Uma das minhas tarefas é na verdade perfeitamente adequada para o meu parceiro, apesar de pensar nisso, ele deveria fazê-lo inicialmente e não o fez, então eu o delegava para mim! Quanto à minha tarefa financeira, só eu posso fazê-lo, porque precisarei verificar minha identidade e assinar alguns papéis no processo.

Criar uma recompensa

Por mais que eu não queira fazer minhas duas tarefas, posso pensar em algumas coisas que eu gostaria mais, como algumas horas em um spa ou mais US $ 15 no meu orçamento mensal de cafeteria. Definir uma recompensa para si mesmo pode aumentar a motivação.

Pesquisas sugerem que a motivação é maior quando não sabemos nosso pagamento. Por exemplo, em um estudo, os participantes tiveram que concluir uma tarefa de beber água. Eles receberam US $ 1 ou US $ 2 pela realização do trabalho. Quando eles souberam que receberiam US $ 2, cerca de 43% dos participantes foram concluídos com sucesso. Quando eles não sabiam se ganhariam US $ 1 ou US $ 2, 70% terminaram.

Como você pode usar recompensas e incertezas para sua vantagem? Você pode anotar duas recompensas possíveis por fazer suas tarefas e, depois de concluídas, jogar uma moeda para ver qual delas você recebe. Ou você pode pedir ajuda para criar aleatoriedade em sua recompensa. "Querida, aqui estão dois envelopes cheios de quantias diferentes de dinheiro. Quando eu finalmente concluir minha tarefa, quero que você me dê um deles e coloque o outro de volta no banco."

Eu tenho sentimentos contraditórios sobre o uso de alimentos como recompensa, porque muitas vezes podem entrar em conflito com outros objetivos, como perder ou manter peso. Eu também não sei o quanto eu quero ser motivado pela comida. Mas eu tinha um maçapão alemão requintado, coberto de chocolate, que estava guardando para uma ocasião especial, e me lembrei disso enquanto escrevia este artigo. Decidi que, se eu cuidasse da situação do seguro, me trataria com eles ao lado de uma xícara de meu café favorito. E o que você sabe? Eu terminei esse otário. Um já foi, só falta um!

Pacote de Tentação

Outra técnica de motivação baseada em recompensas, chamada de tentação (como descrita por Katherine Milkman, professora associada da The Wharton School, Universidade da Pensilvânia), é particularmente útil para tarefas teimosas recorrentes. Um exemplo é fazer um exame de Papanicolaou, que deve ser feito anualmente.

Agrupamento de tentação é o ato de dar a si mesmo uma recompensa enquanto você está realizando a tarefa que não deseja, e não depois. Na pesquisa de Milkman, ela dá aos estudantes universitários acesso a audiolivros mais vendidos apenas enquanto estão na academia. Sua pesquisa mostrou que os alunos que obtiveram os audiolivros iam à academia com mais frequência do que um grupo de controle e continuavam a frequentar mais frequentemente mesmo após o término do programa de audiolivros. Os alunos criaram um hábito que foi positivamente reforçado.

Então, digamos que você odeia ir ao seu compromisso anual com o OBGYN. Você pode ter um prazer culposo, como ler revistas inúteis ou saborear um milk-shake de chocolate duplo (se você estiver bem com recompensas alimentares) e se permitir entrar enquanto estiver na sala de espera do médico. As duas ações que você agrupa precisam acontecer simultaneamente, embora, no meu exemplo, digamos que estar na sala de espera do médico esteja próximo o suficiente, porque você não pode fazer muita coisa enquanto alguém está esfregando seu colo do útero.

Minhas tarefas não eram recorrentes e, portanto, não estavam preparadas para empacotar tentações, infelizmente.

Criar uma consequência

Se o reforço positivo não cortar a mostarda, talvez conseqüências negativas o façam. Você doaria um dólar ao seu partido político menos favorito para cada dia que não realiza sua tarefa? A maioria de nós precisaria de um amigo sério para garantir que cumprimos nossa promessa se tentássemos usar consequências negativas para gerar comportamentos positivos, mas isso não é impossível.

Há uma famosa história de uma mulher chamada Zelda Gamson que parou de fumar quando sua amiga criou um contrato com ela. O contrato dizia que, se Zelda fumar novamente, o amigo doaria uma enorme quantia em dinheiro ao Ku Klux Klan. Zelda nunca fumou outro cigarro. A consequência foi muito grande.

Não acho que consequências negativas funcionariam para mim. Eles são realmente difíceis de escolher e ainda mais difíceis de implementar. Além disso, todos os dias em que não realizo minhas tarefas, já me sinto mal por isso. Por que eu iria querer mais negatividade? Ainda assim, eles podem ser bons incentivos para alguns.

Break It Down

Outra razão pela qual as pessoas ficam presas a tarefas que simplesmente não conseguem concluir é que apenas anotam a tarefa errada. Eles agrupam uma série de tarefas relacionadas em vez de dividir o projeto maior. O mesmo acontece com os objetivos. Se você deseja ter sucesso em atingir metas, precisa aprender como dividi-las em suas partes componentes. Cada parte deve ser um item único, acionável e quantificável. É por isso que "correr 30 minutos hoje" é uma tarefa melhor do que "perder cinco quilos". Perder cinco libras é o objetivo, não a tarefa.

Minha tarefa financeira, na verdade, é na verdade três ou quatro tarefas - possivelmente mais. De fato, não tenho idéia do tamanho da tarefa. O problema é que escrevi "Investigar a rolagem da conta de aposentadoria" em vez da primeira etapa que eu realmente preciso dar. O primeiro passo é reunir a papelada e o número de telefone. Toda vez que eu pensava em minha tarefa, eu dizia para mim mesmo: "Argh! Eu nem sei onde está a papelada!" Portanto, encontrar a papelada deve ser a primeira tarefa desta série.

A segunda tarefa é ligar para o banco. A terceira tarefa é perguntar sobre minhas opções. O quarto passo é, bem, ainda não tenho certeza. Depende dos resultados das outras etapas. Claramente, tenho mais trabalho a fazer aqui, mas depois de examinar minha tarefa, tenho uma idéia melhor de como dividi-la em partes gerenciáveis. Isso é progresso!

O Tally Final

Como mencionei, realizei uma de minhas tarefas tentando-me com um pouco de maçapão. Estou tão aliviado que acabou. A outra tarefa ainda está pendente, mas pelo menos agora eu a desmontei e reorganizei em várias tarefas que parecem menos assustadoras. Felizmente, ele e seus componentes estarão fora da minha lista em breve. Espero que este artigo possa ajudar alguns de vocês a progredir em suas tarefas mais difíceis, e convido você a me contar sobre as técnicas que você usa nos comentários abaixo.