Organize-se: como eu mudei para trabalhar na nuvem

Depois de anos trabalhando em um sistema híbrido, onde alguns arquivos eram locais e outros estavam na nuvem, recentemente mudei para o trabalho totalmente online. Eu escolhi usar o Google Drive, mas poderia ter sido facilmente qualquer serviço semelhante, como o Microsoft Office Online.

Veja como eu migrei para o novo ambiente, alguns dos prós e contras de trabalhar totalmente online, e conselhos se você estiver pensando em mudar também.

Por que eu migrei para o Google Drive

Há muito tempo que uso o Google Drive, incluindo Google Docs, Planilhas e Apresentações. Mas nunca o usei exclusivamente para todo o meu trabalho até recentemente.

Minha configuração anterior tinha alguns arquivos armazenados localmente no meu computador (com backup, é claro) e apenas alguns arquivos que viviam como Google Docs e outros arquivos online. Usei principalmente o Google Drive para arquivos colaborativos, como um documento, para planejar férias com amigos.

Um dos principais motivos pelos quais decidi mudar totalmente para a nuvem foi porque eu tenho usado muitos dispositivos diferentes, muitos mais do que nunca. Em um determinado dia, talvez eu queira trabalhar com qualquer um dos cinco dispositivos diferentes, dependendo de eu estar em casa, em uma reunião, viajando ou em outro lugar. Eu tenho um Mac para desktop, um Chromebook Pixel portátil, mas não ótimo para reuniões, um smartphone e um laptop. E, ocasionalmente, trabalho no computador de outra pessoa.

Sempre que possível, prefiro fazer anotações e edições diretamente nos meus arquivos, em vez de fazer uma anotação separada em um aplicativo de anotações sobre o que devo fazer posteriormente no arquivo. Trabalhar na nuvem atende a essa necessidade, e o Google Drive também atendeu a muitas outras necessidades, como compatibilidade com formatos de arquivo do Microsoft Office, muito armazenamento e suporte para todos os dispositivos que tenho.

Quando todo o seu trabalho está na nuvem, você tem acesso aos arquivos diretamente. Contanto que você tenha uma conexão com a Internet (e às vezes até quando não tiver), poderá editar os arquivos. Demorou alguns anos para o Google Drive chegar a esse ponto, mas agora que está aqui, estou usando-o com ótimos resultados.

Dicas para migrar para a nuvem

Ao decidir manter todo o seu trabalho na nuvem e armazená-lo localmente, você enfrentará um grande desafio: descobrir o que fazer com todos os seus arquivos antigos. Meu conselho é não se preocupar muito com arquivos antigos. Não perca seu tempo tentando migrar ou reorganizar perfeitamente todos os seus dados antigos, para os quais você nunca mais verá novamente.

Em vez disso, concentre-se em como você organizará ou armazenará novos dados daqui para frente. No meu caso, comecei a usar o Google Drive para todos os meus novos documentos imediatamente. Criei novas pastas no Google Drive on-line que espelhavam o mesmo sistema organizacional que eu costumava usar na minha área de trabalho. Quando iniciei um novo arquivo, criei um documento do Google. Prestei mais atenção ao presente do que ao passado.

Eu tinha alguns arquivos que classificaria como antigos nem novos, mas "em andamento". Um arquivo em andamento é um que eu criei há muito tempo, mas que ainda é relevante e está em uso hoje. No meu caso, eles tendem a ser planilhas onde eu registro o trabalho à medida que o concluo. Por exemplo, eu tenho um arquivo em andamento onde acompanho os artigos que escrevo, as datas que eles publicam e outros metadados. Estou continuamente adicionando a ele, e é sempre útil e relevante, mesmo que eu o tenha criado anos atrás.

Para migrar esses arquivos em andamento, eu simplesmente os carreguei no Google Drive, um por um, e os convertei em arquivos formatados pelo Google. Os arquivos do Excel se tornaram o Planilhas Google. Fácil.

A razão pela qual eu os fiz, um por um, foi verificar e garantir que eles fossem abertos e que o conteúdo não estivesse distorcido. Felizmente, tudo foi transferido sem problemas. Mesmo assim, guardei essas cópias originais de grande valor no meu computador por cerca de um mês, por precaução, o que me leva a outro conselho: mantenha cópias originais dos seus arquivos importantes por um período de sobreposição.

Se algo der errado com sua migração, você desejará os originais. É como quando você deposita um cheque em papel remotamente usando um aplicativo móvel, e o banco envia uma mensagem dizendo: "Por que você não se apega a esse cheque até que ele apague?"

Outro conselho é testar se o serviço funciona em todos os seus dispositivos. Abra arquivos diferentes. Agora desligue o Wi-Fi e tente abri-los. É possível, ou seja, você tinha cópias offline dos arquivos que esperava (mais sobre acesso offline em um momento)? Você pode editar? Você precisa instalar aplicativos ou plugins para fazer o trabalho que deseja fazer? É mais difícil do que você imagina reservar um tempo para executar esses testes, mas com certeza é melhor aparecer em algum lugar e não ser capaz de fazer o que você planejou.

Depois que comecei a usar meu novo sistema de trabalho inteiramente no Google Drive (mas ainda durante esse período de sobreposição antes de apagar todos os meus dados armazenados localmente), instalei o componente de sincronização do Google Drive no meu computador e fiz backup dos últimos dois anos ' valor de dados para a nuvem. Não testei todos os arquivos para garantir que eles fossem convertidos corretamente para o Google Drive, como fiz com meus arquivos em andamento importantes, mas me senti melhor sabendo que havia extraído muitos dos meus dados antigos para o caso de precisar deles. O conselho nesse sentido: faça backup de arquivos antigos, mas não gaste muito tempo com isso.

Ao avaliar riscos e recompensas, conveniências e inconvenientes, senti que fazer o backup dos meus dados antigos, que provavelmente não serão mais necessários, para o Google Drive e chamá-los de um dia foi o suficiente para mim.

Existem outros prós e contras também. Observe que não estou listando todos os prós e contras, mas apenas alguns que são relevantes para o uso do Google Drive exclusivamente em arquivos de trabalho.

Trabalhando na nuvem: profissionais

Backups automáticos. Sei que a maioria das pessoas que não faz backup de seus dados agora não começará tão cedo. Quando você trabalha no Google Drive, não precisa pensar em fazer backup. Isso acontece automaticamente e com frequência.

Tanto espaço! O Google Drive vem com uma quantidade generosa de espaço. Todo mundo com uma conta do Google recebe pelo menos 15 GB, mas comprar mais é barato. Além disso, existem outras brechas que oferecem mais espaço. Por exemplo, os arquivos criados no Google Drive, como o Google Docs, não contam para o seu limite de armazenamento! Aquilo é enorme.

Compatível com o Office. Enquanto eu crio e edito arquivos exclusivamente no Google Drive, nem todos com quem colaboro o fazem. Muitas pessoas ainda usam o Microsoft Office. Com o Google Drive, você pode exportar qualquer tipo de arquivo do Google para um formato da Microsoft. Com apenas alguns cliques, posso transformar um Documento do Google em um arquivo.docx do Word.

Colaboração. Para colaborar em tempo real, nada supera o Google Drive. Você pode compartilhar arquivos com outros usuários, gerenciar quem pode visualizá-los e editá-los e até conversar com seus colaboradores enquanto trabalham juntos em um arquivo.

Sincronização local. Como mencionei, consegui fazer o backup rápido dos meus arquivos antigos no Google Drive porque ele possui um componente de sincronização local. Esse recurso permite que o Google Drive cumpra sua dupla função como suíte de escritório colaborativo on-line e como programa de sincronização e backup de arquivos.

Preço. O Google Drive é gratuito. O Microsoft Office custa cerca de US $ 100 por ano. Preciso dizer mais?

Trabalhando na nuvem: Contras

Questões de privacidade e segurança. As pessoas que não desejam usar um serviço de nuvem quase sempre estão preocupadas com privacidade e segurança. Outra pessoa está armazenando seus dados em um local que você provavelmente não pode identificar. O Google criptografa seus arquivos armazenados no Drive por padrão, mas a empresa também gerencia as chaves para você, o que é uma bandeira vermelha para alguns. Se você não confia na empresa que armazena seus arquivos ou se seus arquivos contêm informações altamente confidenciais, a migração para a nuvem pode não ser sua.

Acesso offline. Trabalhar na nuvem significa que você precisa de uma conexão com a Internet. Navegar nas regras e configurações online versus offline pode ser um grande problema. Às vezes, as coisas dão errado ou não, como você esperava.

Com o Google Drive, é possível trabalhar offline, o que é ótimo, exceto que existem muitas advertências e, francamente, não as memorizo. Sei que preciso usar o navegador Chrome para que ele funcione, mas frequentemente esqueço os detalhes. Descobri que carregar os arquivos nos quais quero trabalhar antes de sair de uma área com Wi-Fi é uma boa solução, mas, novamente, apenas se estiver executando o Chrome. Depois, posso trabalhar nesses arquivos com facilidade (desde que não feche acidentalmente a guia).

Mas pode ficar confuso.

Quando terminar de editar offline, ainda preciso conectar o dispositivo à Internet para obter as alterações na nuvem. Às vezes, causa problemas. Digamos que eu trabalhe offline em um laptop enquanto estiver em um avião. O avião pousa, pego um táxi e lembro-me de outra mudança que quero fazer. Se eu abrir o telefone e carregar o arquivo usando uma conexão de dados, vou ver a cópia antiga antes de todas as alterações que fiz no avião porque ainda não as sincronizei. Digamos que eu esqueça esse ponto e faça algumas alterações por telefone. Quando eu finalmente conectar meu laptop à Internet, o Google vai me dizer que algo está errado. Existem soluções, mas nenhuma delas é limpa ou simples. Prepare-se para copiar e colar.

A pesquisa funciona, exceto quando não funciona. Quando você armazena seus arquivos no Google, o primeiro nome na pesquisa na Internet, você tem grandes expectativas em relação à ferramenta de pesquisa. Encontrar arquivos no Google Drive foi um sucesso ou um fracasso para mim. Quando procuro por nome de arquivo, é provável que encontre o que preciso, mas nem sempre. Sublinhados nos nomes dos arquivos, em particular, parecem desperdiçar o Google. Eu tenho um arquivo chamado 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, mas quando procuro "Colaboração", a imagem abaixo mostra o que aparece.

O Google pesquisa o conteúdo de seus arquivos, o que ajuda, mas ainda pode levar algumas tentativas e erros para encontrar o que você precisa. Quando outros colaboradores compartilham arquivos com você, esses são os que tenho mais dificuldade em encontrar, com ou sem pesquisa. Acabo confiando nos arquivos marcados com uma estrela (favoritos), bem como na lista de arquivos recentes que o Google Drive oferece bastante.

Distrações online. Para trabalhar no Google Docs, você deve ter uma janela do navegador aberta e, para algumas pessoas, estar online é uma ladeira escorregadia. Para mim, não é um grande problema. Uso várias ferramentas e truques para aumentar a produtividade e minimizar as distrações. Mas para outros, simplesmente estar online é um convite para navegar na Web e não realizar um trabalho real. Se você é melhor em realizar o trabalho quando desconecta da Internet, provavelmente não é para você que trabalha na nuvem.

Você deve passar para a nuvem?

Trabalhar exclusivamente na nuvem tem seus benefícios, mas também traz algumas frustrações. Como eu disse, trabalhar on-line não significa necessariamente usar o Google Drive, mas muitos dos prós e contras serão os mesmos em soluções semelhantes. Algumas perguntas que você deve fazer antes de migrar para a nuvem são:

• Tenho acesso à Internet confiável na maioria das vezes?
• Estou disposto a aprender as regras de trabalho offline versus online?
• Trabalhar na nuvem me dará acesso aos arquivos de uma maneira que não tenho agora e que realmente utilizarei?
• Estou disposto a organizar onde meu trabalho está armazenado para que eu possa encontrá-lo facilmente?
• Serei capaz de resistir às tentações de navegar na Web se estiver sempre conectado?

Para mais informações, consulte 30 dicas do Google Drive.