Organize-se: como melhorar a comunicação para melhorar o gerenciamento de projetos

Durante qualquer projeto, é essencial saber se comunicar, bem como quando usar um serviço de gerenciamento de projetos para comunicação. A comunicação com todas as partes interessadas é o fator mais importante para o sucesso do gerenciamento de projetos, de acordo com um relatório do Project Management Institute. Com frequência, as más comunicações são a causa de outros problemas que desviam um projeto ou o afundam completamente.

O que significa comunicação clara, aberta e eficaz em termos de gerenciamento de projetos, e como você faz isso? A coluna Organizar-se da semana passada abordou como começar a gerenciar um projeto. As principais conclusões foram sobre a definição do projeto (e garantir que ele seja um projeto e não apenas um trabalho em andamento) e seus requisitos, escopo, entregas, marcos e atores, incluindo as partes interessadas. Se você ainda não o leu, recomendo fazer isso antes de abordar este artigo.

Como a comunicação deficiente afeta o gerenciamento de projetos

Os três principais problemas que impedem que um projeto seja bem-sucedido são mudanças no escopo, baixa estimativa na fase de planejamento e metas e objetivos mal definidos, de acordo com uma pesquisa realizada pela PricewaterhouseCooper. Mas Jason Westland, CEO do ProjectManager.com, vê todos esses problemas decorrentes de uma raiz diferente: má comunicação.

"Se um gerente de projeto não tem escopo baixo ou se os jogadores não conhecem o cronograma, as coisas desmoronam ou o que é entregue não atende aos requisitos", disse Westland quando conversei com ele recentemente sobre as melhores práticas de gerenciamento de projetos.

Westland, que também escreveu O Ciclo de Vida do Gerenciamento de Projetos , acrescentou: "O que normalmente acontece é que o gerente do projeto não tem uma verdadeira noção do escopo do projeto. A equipe realmente não sabe o que está entregando. Ninguém realmente sabe quais são as datas finais para os principais marcos ou produtos-chave. E durante o decorrer do projeto, ninguém os mantém informados da visão geral, a razão pela qual eles estão fazendo isso. E as coisas simplesmente escorregam."

Westland cresceu na Nova Zelândia. Ele compartilhou comigo uma analogia entre pastorear ovelhas no terreno de sua pátria e gerenciar um projeto.

Imagine um garoto que precisa mover 300 ovelhas de um pasto para outro usando nada além de alguns cães. "Você está em constante comunicação com seus cães através de um apito", disse ele. "Os cães estão se movendo constantemente para dividir grupos ou mesclar grupos". O trabalho pode parecer difícil para um garoto e alguns cães de caça, mas se nunca houver uma interrupção na comunicação, e o garoto continuar se lembrando de seu alvo, isso pode ser feito.

Olhe para o quadro grande

Durante a reunião de início do projeto, todos os jogadores que trabalharão no projeto devem sair da reunião com uma descrição clara do que o projeto final incluirá. Em outras palavras, todos deveriam ter não apenas uma visão, mas também detalhes escritos.

Imagine um projeto que leva um ano para ser concluído. Alguns meses depois do projeto, é perfeitamente possível que a visão nos olhos de alguém tenha se transformado um pouco desde o primeiro dia. O gerente de projeto precisa lembrar a todos da descrição do projeto final - e precisa fazer isso com frequência. Esse tipo de comunicação visual pode acontecer durante uma reunião regularmente agendada (mais sobre isso em um momento) ou trazendo o cliente do projeto de tempos em tempos para lembrar à equipe em que eles estão trabalhando.

Além disso, todos na equipe do projeto são responsáveis ​​pela comunicação quando uma tarefa ou série de tarefas se afasta da próxima entrega ou da descrição final do projeto. Quando surge uma tarefa que não está dentro do escopo, os trabalhadores precisam se manifestar e os gerentes de projeto precisam ouvir. A comunicação é uma via de mão dupla. Da mesma forma, se uma equipe acredita que não cumprirá um prazo, precisará informar o gerente de projeto quando estiver em risco, não depois que seja tarde demais. Um gerente de projeto que ouve uma comunicação desse tipo pode tomar decisões em conformidade. E, como você deve ter adivinhado, o gerente de projeto precisa informar a equipe sobre quaisquer alterações feitas e solicitar feedback.

Preste atenção aos detalhes

Além de retornar à visão frequentemente e manter o escopo sob controle, os gerentes de projeto precisam conhecer todos os detalhes. "Durante o projeto, é realmente importante que o gerente do projeto esteja totalmente ciente de todas as tarefas e qual seja o status dessa tarefa", disse Westland.

Os projetos podem facilmente ter milhares de tarefas, o que é muita informação para qualquer gerente de projeto lembrar. É exatamente por isso que um serviço de gerenciamento de projetos é tão valioso. Dois exemplos são o Zoho Projects e o Teamwork Projects, embora existam dezenas no mercado para equipes de vários tamanhos e complexidade.

Quando as equipes usam plataformas de gerenciamento de projetos, todas as tarefas são registradas no sistema e são visíveis para todos que precisam vê-las (ou às vezes são visíveis para todos, dependendo da ferramenta). Cada tarefa tem um responsável e data de vencimento. Geralmente, também há informações adicionais que descrevem se a tarefa ainda não está no prato de ninguém, está ativa ou concluída no momento. Algumas plataformas monitoram em detalhes ainda maiores o nível percentual de conclusão de cada tarefa. Portanto, um gerente de projeto pode verificar uma tarefa a qualquer momento para ver seu status sem precisar ir até a mesa de alguém, dar um tapinha no ombro dessa pessoa e perguntar. Muda completamente a natureza da comunicação.

As ferramentas de gerenciamento de projetos centralizam as informações e dão acesso a todos. No final, a documentação é apenas outra forma de comunicação.

Peter Clarkson, diretor da Maestro Development, que fabrica a plataforma de gerenciamento de projetos Maestro Project Office, é um ex-gerente de projetos que gerenciou milhares de projetos. "Eu fiz muitas auditorias de projetos ruins. Eu era conhecido como um artista de resgate", ele me disse. "Invariavelmente, ligado à falta de metodologia e à falta de conhecimento do que aconteceu no projeto: não documentando as reuniões, os problemas, as ações".

Quando Clarkson descreve seu dia como gerente de projetos, fica evidente a importância da comunicação e o gerente de projetos sendo conectado a todo tipo de comunicação. "Como gerente de projeto, sempre afirmei que era preguiçoso porque nunca designei nada para mim", disse ele. "Tudo o que fiz foi andar por aí e conversar com as pessoas, ler relatórios ou verificar no banco de dados os problemas que estavam sendo gravados e gravados, mas ninguém estava fazendo nada com isso. Eu lia atas de reuniões de várias reuniões que não fiz ' na verdade, não vou. " Ele disse que passou facilmente um terço de sua jornada de trabalho em qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos e banco de dados que as equipes estavam usando.

Continue tendo reuniões

A maioria dos projetos e equipes de projeto depende de reuniões até certo ponto. Como Westland explica: "Antes das ferramentas on-line, os gerentes de projeto geralmente realizavam uma reunião semanal em que todos simplesmente declaravam em quais tarefas estavam trabalhando, em quais tarefas foram concluídas e o status de outras entregas ou tarefas". Mas, com uma plataforma de gerenciamento de projetos, onde todas essas informações são registradas e tornadas visíveis, ainda há motivo para realizar reuniões?

Na verdade sim. Embora a comunicação seja bastante aprimorada pelas ferramentas on-line, as reuniões ainda são benéficas. "Não é que você ainda não tenha um stand-up; apenas o objetivo muda. Em vez de um stand-up semanal baseado em tarefas, pode se tornar uma reunião quinzenal em que o gerente de projeto reafirma a visão e garante que todos sabe para onde eles precisam ir ou leva o cliente para falar sobre o motivo do projeto ser entregue. Torna-se mais uma sessão de estratégia do que uma sessão de execução ", afirmou Westland.

Planejar postmortems

A comunicação é fundamental para o sucesso de todos os projetos, não apenas na fase de planejamento e na reunião de lançamento, mas também durante todo o curso do projeto e mesmo depois de concluído. As reuniões pós-morte dão aos membros da equipe uma oportunidade final para comunicar o que deu certo e errado em um projeto.

Os membros da equipe devem ser honestos e abertos com seus comentários, mas, da mesma forma, o gerente de projetos deve ouvi-los, registrá-los e consultá-los na próxima vez que um projeto semelhante surgir.

As plataformas de gerenciamento de projetos também podem ser uma excelente fonte de material de referência após o término do projeto. A maioria das equipes se beneficia da revisão dos relatórios e do histórico de seus projetos para ter uma melhor noção do que aconteceu quando algo deu errado.

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