Organize-se: como manter seus arquivos pessoais e de trabalho separados

Trabalhadores da informação como eu costumam verificar nosso email de trabalho no fim de semana. Ou podemos progredir em uma apresentação importante tarde da noite em casa, se é nesse momento que nossas horas mais produtivas são (ou se estamos atrasados ​​em um projeto). Estamos igualmente propensos a responder mensagens pessoais enquanto estamos no trabalho ou, talvez, digitalizando um documento de seguro residencial na copiadora do escritório. Os profissionais do conhecimento geralmente gostam desse tipo de flexibilidade, mas se você não tomar cuidado com a forma como separa seu trabalho e seus arquivos pessoais, pode estar colocando você e seus dados em problemas.

Comportamentos arriscados na área cinzenta entre trabalho e vida podem colocar em risco dados sensíveis. Por exemplo, embora muitas pessoas possam digitalizar um documento pessoal no escritório aqui e ali, você não deseja digitalizar nada sensível, porque, a menos que você seja o chefe de TI, não tem idéia de onde a impressora multifuncional salva cópias dos arquivos que ele verifica. Eles provavelmente estão no disco rígido do próprio scanner e também podem ser salvos em servidores compartilhados não seguros.

Além disso, para manter alguma aparência de equilíbrio entre vida profissional e pessoal, é útil ter dicas que o lembrem quando você está fazendo um tipo de trabalho quando está no outro relógio. Digamos que você esteja atualizando alguns e-mails três dias em férias com a família. Você pode perceber que tem a flexibilidade e a oportunidade de abordar assuntos urgentes, mas também pode querer voltar a desfrutar da Splash Mountain com seus filhos. Com algumas estratégias simples para separar seus arquivos pessoais e de trabalho, você nunca será sugado para fazer o trabalho por muito tempo quando estiver aproveitando seu tempo pessoal e vice-versa.

Compartimentalize seus arquivos

O principal truque para separar arquivos pessoais e de trabalho é compartimentá-los. Manter coisas específicas em locais dedicados cria não apenas ordem, mas também certeza. Funciona tanto no mundo físico quanto no mundo digital. Se você sempre coloca as chaves no bolso direito e o telefone na esquerda, nunca acaba procurando um desses itens na jaqueta.

Com arquivos digitais, os princípios são os mesmos, mas a realidade é um pouco diferente. Você pode manter todos os seus arquivos de trabalho em uma pasta e os arquivos pessoais em outra, mas eles residem no mesmo servidor, computador, aplicativo ou dispositivo móvel? Você quer que eles façam?

Às vezes, separamos arquivos de trabalho de arquivos pessoais para manter os limites, para não ficarmos presos no trabalho quando deveríamos passar tempo com a família e os amigos ou para não ficarmos tentados a terminar de registrar nossos impostos enquanto estamos no relógio.

Ao longo dos anos, desenvolvi algumas estratégias que me ajudam a compartimentar meus arquivos pessoais e de trabalho para que eles atendam às seguintes condições:

• Eles estão sempre separados
• Eles são acessíveis, não importa onde eu esteja, mas
• É um pouco inconveniente acessar arquivos de trabalho quando estou no modo doméstico e arquivos domésticos quando estou no modo de trabalho.

Use interfaces diferentes para coisas diferentes

Primeiro, vamos falar sobre documentos digitais, como documentos de processamento de texto, planilhas, apresentações, PDFs e imagens.

A maneira mais fácil que encontrei de manter os documentos separados e ainda acessíveis é armazená-los em um serviço de sincronização on-line e usar serviços diferentes para diferentes tipos de informações. Uso o Dropbox para armazenar, fazer backup e sincronizar meus arquivos pessoais, e confio no Google Drive para o trabalho. Existem muitas opções além desses dois serviços, sobre as quais você pode ler a lista dos melhores serviços de armazenamento online da PCMag. Mas o ponto é começar separando seus arquivos em dois serviços diferentes.

Por que não escolheria meu serviço de armazenamento favorito e criaria duas contas diferentes em vez de usar dois serviços diferentes? Ter uma interface diferente me ajuda a manter os limites necessários entre arquivos comerciais e pessoais.

Se eu olhar para a interface da Web do Google Drive, sinto que estou trabalhando. Se eu olhar o Google Drive enquanto estou de férias, no entanto, tocam sinos na minha cabeça que me lembram que estou fazendo um trabalho quando deveria estar descansando à beira da piscina. Mas se eu estiver usando o Dropbox no fim de semana, organizando minhas fotos pessoais, meu cérebro não me dá o mesmo sinal de que você está trabalhando. Com o tempo, desenvolvi uma forte associação entre cada interface e o que faço nessa interface. Para mim, é ainda mais importante ter limites claros da vida profissional porque trabalho em um escritório em casa. Quando trabalhei em período integral em um prédio de escritórios, usei estratégias semelhantes para o mesmo efeito.

Crie dicas visuais em seu sistema operacional e temas

Alguns serviços de armazenamento, como aqueles que se integram perfeitamente ao seu sistema operacional, não parecem nada (a menos que você use o aplicativo Web). Eles não têm necessariamente uma interface distinta. Outra maneira de você estar compartimentando, mesmo sem perceber, é usando um sistema operacional diferente no trabalho e em casa. Se você possui uma máquina Windows no escritório e um Mac em casa, talvez já tenha a mesma sensação de estar hiper-consciente quando estiver trabalhando em escritório no Mac.

Outro problema pode ser o uso de algumas das mesmas ferramentas na vida profissional e pessoal, porque você gosta delas. Você não deseja escolher duas ferramentas ou interfaces diferentes. Você deseja usar o que mais gosta para os dois. Alguns de meus amigos, por exemplo, usam o Slack para comunicação pessoal e também usam o Slack no trabalho. Nessa situação, recomendo alterar o tema (ou seja, o esquema de cores) das suas duas contas do Slack para que elas fiquem fisicamente diferentes. Você associará rapidamente um esquema de cores ao trabalho e outro com conversas pessoais particulares.

Compartir por navegador

Outra opção para compartimentar seu trabalho e criar dicas visuais que lembram que tipo de trabalho você está realizando é manter um tipo de navegador no trabalho e outro em casa. As pistas visuais podem ser mais sutis, mas você ainda terá o hábito de lançar, por exemplo, o Chrome para o trabalho e o Firefox para coisas pessoais.

Também é benéfico usar dois navegadores separados para manter seu histórico da Web separado. Por exemplo, você pode estar mais vigilante em limpar o cache do navegador para arquivos de trabalho porque eles contêm informações confidenciais da empresa, mas você pode realmente manter seu histórico pessoal da Web para poder pesquisar rapidamente sites acessados ​​há alguns dias (ou vice-versa). versa).

Use os aplicativos cliente de e-mail a seu favor

Em telefones celulares, existe uma maneira muito fácil de separar o email comercial do pessoal, independentemente de você usar o mesmo serviço de email, como o Gmail, tanto no trabalho como em casa. A solução: use diferentes clientes de email.

O Gmail tem um aplicativo independente, mas você não precisa necessariamente escolhê-lo como o aplicativo usado para acessar o Gmail. No iPhone, você pode usar o aplicativo Mail padrão. Ou em qualquer tipo de telefone, você pode instalar um aplicativo cliente de email de terceiros que funcione com o Gmail, como Boxer ou Inboxcube.

Eu gosto de usar aplicativos separados para trabalho e e-mail pessoal. Eu tenho o mesmo benefício de ter duas interfaces distintas. Além disso, quando estou tentando não ser sugado para o trabalho, posso sair e fechar o e-mail comercial, mantendo meu e-mail pessoal mais acessível, ou vice-versa.

Pode ser que você realmente goste de um aplicativo cliente de e-mail e queira usá-lo tanto para o trabalho como para o e-mail pessoal. Com muitos aplicativos, você pode ter várias contas autenticadas e alternar entre elas à vontade. No entanto, fornece uma facilidade de uso que você realmente pode não querer. Você perde o benefício de ter duas interfaces distintas e a capacidade de sair do aplicativo com a conta que desejar tornar menos tentadora no momento. Talvez você queira que sua tecnologia seja um pouco menos amigável para o bem de sua própria psicologia.

Compartimentada para um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Se você precisar de limites mais claros entre seu trabalho e sua vida pessoal, a compartimentação de dados em diferentes aplicativos, serviços, sistemas operacionais e navegadores ajuda tremendamente.

O fato de ter dois espaços virtuais distintos nos quais você acessa seus arquivos cria pistas, associações e barreiras de entrada que podem ajudar a minimizar o trabalho no horário de folga ou realizar tarefas pessoais enquanto estiver no trabalho, além de permitir que você as realize quando for necessário. necessário.