Organize-se: como fazer os principais documentos de emergência em casa e nos negócios em menos de uma hora

Se você gerencia um escritório, você tem uma planta salva on-line, caso haja um desastre ou algum outro motivo pelo qual as pessoas que não estão familiarizadas com o espaço precisam entrar nele? Se você aluga uma propriedade de férias ou mesmo apenas quartos em sua casa, fornece aos seus hóspedes informações adequadas sobre emergências? Onde está o seu mapa de saída de emergência para sua família e quaisquer convidados que possam ficar com você?

Pensar na preparação para emergências nunca é divertido, mas planejar com antecedência e estar preparado é muito melhor do que desejar que você o tivesse feito após um desastre. Aqui está um projeto simples para ajudá-lo a estar melhor preparado: Crie mapas de saída de emergência, plantas baixas e outros documentos necessários e faça-o em cerca de uma hora.

O segredo para manter este projeto curto é usar aplicativos de diagramação disponíveis gratuitamente on-line e simples de usar. Tão importante quanto, esses aplicativos vêm com modelos para todos os tipos de diagramas, mapas, gráficos e assim por diante.

Quando você trabalha com esses modelos, tudo o que você precisa fazer é reorganizar os móveis, por assim dizer. Você não precisa desenhar nada do zero.

Qual aplicativo de diagramação usar?

Supondo que você não saiba nada sobre design ou software de desenho vetorial, há dois aplicativos que eu recomendo usar para fazer planos de saída de emergência, mapas de piso e outros documentos importantes para sua casa, propriedade de férias e negócios. Eles são Lucidchart e SmartDraw.

Na minha experiência com esses aplicativos, o Lucidchart é um pouco mais fácil de usar, mas o SmartDraw tem mais modelos para preparação para emergências. Ambos são extremamente úteis, no entanto. Ambos têm um nível de serviço gratuito, para que você não precise pagar nada para criar esses arquivos críticos. E os dois têm um aplicativo da Web, para que você possa usá-lo no seu navegador sem instalar nenhum software.

Documentos de preparação para emergências

Quero fornecer alguns exemplos de documentos de preparação para emergências, porque muitas vezes você não sabe quais deles precisa até ter a chance de procurar algumas das opções. Alguns comuns são:

• Plano / mapa de evacuação do piso,
• Construção de plano / mapa de evacuação, incluindo ponto de encontro seguro,
• Plano / mapa de evacuação residencial, incluindo ponto de encontro seguro,
• Plano de continuidade de negocios,
• Lista de contatos de emergência (toda casa deve ter uma na geladeira ou postada em algum lugar altamente visível),
• Árvore de telefone de emergência,
• Cartas de informações sobre primeiros socorros e RCP e
• Dicas sobre incêndio, inundação, terremoto e abrigo no local.

Eu poderia continuar, mas espero que esta lista desencadeie algumas idéias para documentos e diagramas adequados para sua localização e circunstâncias específicas. Nem todo documento é apropriado para todas as residências ou empresas, é claro. Alguns desses documentos estão disponíveis para impressão simples, como gráficos de RCP e primeiros socorros. Outros são tão simples e diretos que você pode rascunhá-los rapidamente em um aplicativo de processamento de texto. Você pode até ficar tentado a escrevê-los à mão. Eu recomendo a digitalização, no entanto, porque é mais fácil manter as cópias digitais salvas na nuvem. Ter cópias digitais na nuvem significa 1) você pode atualizá-las facilmente e 2) pode obter as informações mesmo que não esteja na frente do pedaço de papel que imprimiu.

Como criar documentos de emergência

O uso de um desses dois aplicativos que mencionei anteriormente, SmartDraw ou Lucidchart, tornará esse projeto rápido e eficiente. Você pode até gostar de usar as ferramentas.

Comece examinando os modelos que o aplicativo fornece. No software de diagramação, "modelo" significa documento de amostra, para que você obtenha muito mais do que apenas um arquivo com formatação adequada. Vamos dar o exemplo de um mapa de evacuação de escritórios. Na verdade, o modelo possui uma planta baixa de amostra e uma rota de evacuação já desenhada (em vez de fornecer uma tela em branco e uma biblioteca de objetos apropriados para tapa). Tudo o que você precisa fazer, literal e metaforicamente, é mover os móveis. Você arrasta e solta objetos que representam portas, janelas, mesas, cadeiras, vasos de plantas, bebedouros, banheiros, armários e assim por diante até que a planta da amostra se transforme em uma representação do seu espaço real no escritório. Da mesma forma, você move e gira, aumenta ou diminui as setas vermelhas apontando para as saídas mais próximas.

Talvez você não consiga encontrar o modelo exato que deseja, mas sempre pode optar por outros diagramas semelhantes para sua finalidade. Por exemplo, um organograma vertical não é tão diferente, esquematicamente falando, de uma árvore telefônica.

Demore uma hora para estar melhor preparado

Os aplicativos de diagramação tornam tão simples a elaboração de alguns documentos de preparação para emergências que você poderá eliminar muitos dos mais importantes que você precisa em uma hora. Tome qualquer sexta-feira à tarde no escritório, quando estiver cansado de fazer outro trabalho ou uma manhã de sábado em casa para obter documentos pessoais, e faça alguns arquivos críticos.

Obviamente, este é apenas o topo do iceberg quando se trata de planejar o pior. O que você fará se a energia acabar? E se seus computadores forem atingidos por ransomware? Todos os seus dados são armazenados em backup na nuvem? Quando o tempo permitir, você deve ler sobre como proteger seus negócios à prova de desastres, incluindo informações sobre planejamento, execução e treinamento de preparação para desastres.