Organize-se: como digitalizar, salvar e fragmentar seus documentos fiscais

Organizar seus documentos fiscais é um processo contínuo. Primeiro, você precisa fazer algo com cada documento ao recebê-lo, seja um recibo de despesa comercial ou um formulário W-2 de um empregador. Você pode digitalizar. Você pode arquivá-lo em uma pasta. Tudo o que você faz com ele, é necessário consultá-lo novamente ao fazer seus impostos, para poder localizá-lo. Você também pode ter que entregar alguns desses documentos para outra pessoa em algum momento, talvez um contador, mas, no mínimo, para o IRS até o prazo final do imposto. Eventualmente, você desejará descartar seus documentos adequadamente para proteger sua privacidade.

Se você dividir todo o processo para antecipar como usará e se referir a documentos fiscais posteriormente, poderá criar um método para digitalizar, salvar e, eventualmente, destruir arquivos, para que você não inadvertidamente faça mais trabalho para si mesmo ao longo do caminho.

Quais documentos fiscais você deve salvar?

Você deve salvar tudo enviado pelos empregadores, assim como quaisquer documentos relacionados a imóveis, contas bancárias, doações ou investimentos. Em outras palavras, salve os documentos gerados por outras pessoas e fornecidos a você para fins fiscais no final do ano.

Quanto aos documentos gerados por você, as dicas no site da Receita Federal indicam que os registros incluem "faturas, cartão de crédito e outros recibos, faturas, registros de milhagem, cheques cancelados, impressos ou substitutos, comprovantes de pagamento e quaisquer outros registros para apoiar deduções ou créditos você reivindica em seu retorno."

Digitalização de documentos fiscais

Você provavelmente pegará todos os seus documentos fiscais e os guardará em uma caixa, gaveta ou pasta. Tudo bem, desde que você possa encontrá-los rapidamente mais tarde, quando precisar deles.

Uma maneira mais rápida e conveniente de encontrar documentos mais tarde é digitalizá-los digitalizando-os. A digitalização de seus documentos também oferece o benefício de criar um backup, para que, se algo acontecer com as cópias físicas (incêndio, inundação, quatro anos de idade), você tenha um conjunto de reposição.

Você pode usar um grande scanner de mesa ou impressora multifuncional com um scanner incluído, o que é útil se você tiver grandes pilhas de páginas que precisará digitalizar. Se você tiver apenas alguns documentos soltos, pode ser melhor usar um aplicativo de digitalização móvel.

Muitos aplicativos de digitalização móvel são gratuitos. Eles transformam seu telefone em um scanner. Eles encontram as bordas dos documentos automaticamente e convertem imagens em PDFs. Se você nunca usou um antes, exorto-o a experimentá-lo. Eles são super fáceis de usar.

Salvar e nomear documentos fiscais

Depois de digitalizar seus documentos, a coisa mais benéfica que você pode fazer para se ajudar mais tarde é nomear os arquivos de maneira inteligente e colá-los em uma pasta com um nome muito claro, como "DOCUMENTOS FISCAIS DE 2016".

Use o ano do depósito de impostos e as palavras "imposto" e "impostos" na pasta do computador e nos nomes dos seus arquivos. Dessa forma, quando você precisar dos arquivos posteriormente, poderá procurá-los, mesmo que não se lembre exatamente de onde os colocou.

Para os nomes de arquivos, inclua também o nome do formulário, como 1099-INT ou W-2, e inclua outros detalhes específicos que sinalizem para você ou outra pessoa que lide com os documentos exatamente o que o arquivo contém. Por exemplo, um bom nome de arquivo para um 1099-INT 2016 do Duffy Bank seria: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Destruição de documentos fiscais

Não é difícil salvar cópias digitais dos seus documentos fiscais indefinidamente, mas é claro que você pode descartar com segurança cópias em papel depois de alguns anos. Como mencionado, o IRS tem diretrizes para quais documentos devem ser salvos por quanto tempo. Se você preferir agir com cautela, sete anos é o número a ser lembrado, pois esse é o período mais longo que o governo exige.

Como você estará arquivando para 2016 este ano, poderá destruir com segurança qualquer coisa a partir de 2009 ou anterior. Se você administra uma pequena empresa ou possui muitos documentos confidenciais, possuir o seu próprio triturador é o caminho a percorrer. Eles não são tão caros, com os melhores trituradores testados na PCMag variando de US $ 159 a US $ 329. O Swingline Style + Super Cross-Cut Shredder é o menos dispendioso dos modelos mais bem classificados.

Arquive seus impostos por e-mail

Agora que você entende como lidar com seus documentos fiscais, é hora de realmente começar a fazer seus impostos - e quanto antes, melhor. Embora você tenha tecnicamente até 18 de abril para realizá-los, realizar seus impostos mais cedo é bom para sua tranquilidade. Se você receber um reembolso, receberá mais cedo - e quem não quer isso? Se tiver que pagar, bem, você terá mais tempo para descobrir como lidar com isso também.

Além disso, se estiver faltando um documento ou se um deles estiver impreciso, é muito melhor descobrir agora do que perto da meia-noite do último dia. Você sempre pode obter uma extensão, é claro, mas ninguém quer lidar com esse tipo de estresse de última hora, se puder evitá-lo. Considere também que, se você precisar entrar em contato com o suporte do serviço de declaração de impostos de sua escolha, suas chances de conseguir encontrar alguém são muito melhores agora do que se você arquivasse seus impostos no último minuto.

Temos dois serviços favoritos de preparação de impostos para seus impostos de 2016 (os que você precisa registrar em 2017). O TurboTax Self-Employed é a melhor opção para quem deseja a interface mais amigável e o suporte mais amplo, incluindo a capacidade de realizar videoconferência com profissionais que podem analisar seu retorno em tempo real. TaxAct Online Premium é a escolha de nossos editores para fazer seus impostos com um orçamento, se você não precisar de tanta mão. Veja nosso resumo do melhor software de preparação de impostos para obter mais informações.