Vídeo: Dá pra começar a se organizar na terça-feira também... (Novembro 2024)
? wmode = transparent "O que você quer saber sobre como se organizar?"
Essa é uma pergunta que peço aos meus colegas e amigos de vez em quando para obter idéias para esta coluna. A última vez que perguntei, mais de uma pessoa respondeu: "Como faço para começar?"
Se eu escrevesse um guia para iniciantes de organização, ele levaria um conselho absolutamente essencial: divida seus projetos em pedaços menores.
Dividir uma meta em objetivos menores e tarefas diárias é crucial para o sucesso. Todas as pessoas organizadas fazem isso, mas nem todos os artigos de aconselhamento o tornam explícito. Eu acho que precisa ser explícito. É tão importante que você não deve encobrir isso.
O verdadeiro segredo de ser organizado é descobrir como fazer as ações necessárias para que a organização ocorra e continue avançando. Você precisa ser capaz de definir as ações - e é exatamente isso que define uma meta.
Por onde começar a se organizar
Antes que você possa se organizar, você precisa ter um objetivo.
"Quero ser mais organizado" não é um objetivo. Tente imaginar o que você realmente deseja. Tente colocar em palavras. E tente tornar essas palavras positivas e acionáveis, em vez de negativas.
Digamos que você sinta que seu e-mail está fora de controle. Você deseja organizar o email.
Objetivo definido negativamente: "Meu e-mail está uma bagunça e não quero mais isso".
Objetivo definido positivamente: "Quero sempre encontrar um e-mail rapidamente quando preciso."
O objetivo positivo e acionável se concentra no que você deseja fazer ("encontre emails rapidamente"). A meta vista através de uma inclinação negativa apenas reafirma o problema de que seu email está confuso e você não está satisfeito com isso.
Aqui está outro exemplo:
Objetivo definido negativamente : "Tenho muitos documentos. Eles estão bagunçando minha mesa e causam distrações, e eu odeio isso". (Observe como não há uma imagem clara do que você deseja que aconteça ou como você deseja que a situação mude.)
Objetivo definido positivamente: "Desejo um espaço de trabalho minimalista, propício para me ajudar a focar. Quero aproveitar meu computador e o poder do OCR e procurar ser mais eficiente na localização de documentos importantes". (Observe a ênfase em palavras positivas, como "foco" e "eficiente").
Literalmente, você deve imaginar o que quer e colocar em palavras positivas, concretas e acionáveis. (Veja mais dicas sobre como definir e atingir metas.)
Como desconstruir uma meta
Depois de ter um objetivo e colocá-lo em palavras, você deve desconstruí-lo.
Uma maneira fácil de desconstruir um objetivo é pensar no que você escreveria em uma lista de tarefas diárias para atingir esse objetivo.
Você nunca colocaria uma lista de tarefas "Crie um espaço de trabalho minimalista propício ao foco". Em vez disso, você pode escrever:
- limpar canecas e copos da mesa
- digitalizar papéis na caixa de entrada
- rasgar papéis digitalizados
- endireitar os fios do computador
(Se você está um pouco perdido com relação a quais tipos de coisas pertencem a uma lista de tarefas, em primeiro lugar, lembro-me de criar listas de tarefas melhores.)
Exemplo: Reforma da organização de fotos
Quero dar um exemplo mais longo de como dividir um grande projeto organizacional em partes menores, para mostrar como isso acontece.
Eu tenho trabalhado com uma colega, Stephanie, em uma reforma total da organização de fotos digitais (sobre a qual vou escrever extensivamente em uma coluna futura). Ela tem milhares de fotos espalhadas por vários computadores e serviços de armazenamento on-line e só quer que elas sejam organizadas.
1. Defina a meta. A primeira vez que nos sentamos juntos para discutir o projeto, perguntei a ela: "O que você quer? Qual é o seu objetivo?" Eu a parei antes que ela pudesse responder. "Deixe-me reformular isso. O que você quer fazer com suas fotos que não pode fazer agora?"
Stephanie disse que quer encontrar fotos facilmente, não importa qual dispositivo ela esteja usando.
2. Entenda o problema. Minha pergunta seguinte foi a seguinte: "Agora, quando você procura uma foto, como está? Você se lembra da data ou das pessoas na imagem ou de um evento em que a foto foi tirada?"
O que essa pergunta realmente estava perguntando era: "Que tipo de solução devemos projetar para que ela atenda às suas necessidades?"
Ela disse que costuma se lembrar de suas fotos aproximadamente por data, como "na faculdade", mas também às vezes pelas pessoas na foto.
Consideramos algumas soluções possíveis, mas ainda não decidimos nada. Muitas vezes, ajuda a avançar com algumas partes de um projeto da organização, para ver se sua definição da meta muda quanto mais você aprende sobre o problema.
3. Designe tarefas pequenas. Com base em nossa reunião, Stephanie saiu com uma pequena lista de tarefas. Parecia algo assim:
Essas quatro tarefas foram a extensão dos "próximos passos" de Stephanie. Observe que a lista dela tem apenas alguns itens. Ela poderia facilmente executar todas essas tarefas em um dia se ela se dobrasse, ou menos de uma semana se fizesse uma por dia.
4. Estabeleça prazos. O caminho a seguir em tarefas simples e curtas é estabelecer prazos. Gosto de usar um aplicativo de gerenciamento de tarefas, como o Awesome Note ou Any.do, para acompanhar minhas tarefas e atribuir prazos a elas. Com o projeto de Stephanie, não sei se ela está dando prazos a si mesma, mas ela tem prazos suaves com base em quando decidimos nos encontrarmos próximos para continuar o projeto. Suponho que nossa próxima reunião paira em seu calendário e a faça se sentir responsável por fazer o que ela disse que fará.
É difícil fazer isso
Nem todo mundo se sente responsável consigo mesmo. Acho que todos nós temos estratégias para nos sentirmos responsáveis, como contar a alguém sobre nossos planos ou apostar dinheiro que faremos ou não algo. Lembrar de uma tarefa não é difícil. Basta enviar um lembrete no seu smartphone. É difícil fazer isso. Se você tem pequenas tarefas muito específicas, pelo menos aumenta suas chances de prosseguir.
O ditado "toda jornada começa com um único passo" é inteiramente verdadeiro. Ou, se preferir, "aparecer é metade da batalha" fala da mesma intenção. Você tem que se dar coisas claras e acionáveis para fazer e uma quantidade razoável de tempo para fazê-las. Caso contrário, você nunca vai começar.
