Índice:
- O que é o Kanban?
- Como funciona o Kanban pessoal
- Por que o Kanban pessoal funciona
- Kanban pessoal em ação
- Quem pode se beneficiar do uso do Kanban pessoal?
Vídeo: O método Kanban de organização de tarefas: como ele pode ajudar você a ser mais produtiva (Novembro 2024)
Imagine um sistema de gerenciamento para sua vida, algo fácil de aprender a usar, mantém tudo organizado, impede você de multitarefa e ajuda a alcançar seus objetivos. Isso é Kanban pessoal.
Embora o kanban esteja ganhando popularidade no gerenciamento de projetos em ambientes de escritório, as pessoas também estão emprestando suas idéias principais para organizar aspectos de suas vidas pessoais, tudo, desde o planejamento de casamentos até o gerenciamento de tarefas da família. Então, o que é o Kanban pessoal, como ele funciona e o que pode fazer por você?
O que é o Kanban?
Kanban é um estilo de trabalho que começou nas fábricas japonesas de fabricação de carros e hoje é popular entre desenvolvedores de software e pessoas que trabalham em serviços profissionais.
O software Kanban começa com uma placa. Pense nisso como um quadro onde você organiza anotações. Essas notas são chamadas de cartões. Você pode mover os cartões da maneira que desejar, embora os cartões virtuais sempre caiam ordenadamente em colunas. Tradicionalmente, as colunas são rotuladas da esquerda para a direita, Tarefa, Execução e Concluído. Em algumas ferramentas, você pode personalizar a finalidade ou o rótulo das colunas.
As ferramentas Kanban são geralmente colaborativas; tantas pessoas têm acesso ao mesmo quadro e cartões. Os cartões, em algum momento de sua vida, normalmente têm um responsável encarregado de concluir a tarefa. Todos na equipe podem ver todos os cartões ou tarefas, onde estão no ciclo de vida e quem é responsável por eles.
O kanban pessoal pega algumas das idéias principais do kanban, mas deixa de fora ou torna opcionais muitas regras específicas da produtividade profissional e do trabalho de escritório. Dependendo do que você colocar no seu quadro Kanban, você pode compartilhá-lo com membros da família, amigos, cuidadores, tutores ou um organizador de casamentos.
Alguns aplicativos Kanban no mercado incluem SwiftKanban e Trello, embora o CEO do Trello, Michael Pryor, tenha me dito que a ferramenta de sua empresa não é tecnicamente um quadro Kanban, mas sim inspirada por eles.
Como funciona o Kanban pessoal
No cerne do Kanban pessoal, há uma visualização do que você precisa gerenciar e de como será feito.
"Existem diferentes formas de gerenciamento visual por aí, e uma vantagem que o Kanban oferece é limitar o trabalho em andamento", disse Janice Linden-Reed, presidente da Universidade LeanKanban, uma organização que ensina o Kanban a profissionais e promove seu uso. "Ele tem uma maneira de abordar questões relacionadas à multitarefa e ajuda as pessoas a se concentrarem para que não fiquem sobrecarregadas. O que o torna Kanban, em vez de apenas um quadro de tarefas, está limitando o trabalho em andamento e o fluxo".
Linden-Reed explicou que o Kanban é um sistema de tração e não de empurrar. "Você só trabalha tanto quanto pode trabalhar a qualquer momento", disse ela. "Se você quer apenas três tarefas a qualquer momento, você tem três e, quando terminar uma, poderá executar a seguinte. Por ter um sistema de tração limitado, isso pode ajudá-lo a manter o foco e a organização". Em outras palavras, se você tiver a configuração de tarefas a fazer, tarefas concluídas, nunca terá mais de três cartões na coluna tarefas.
Quando conversei com Pryor sobre o kanban e o kanban pessoal, ele explicou que o objetivo da ferramenta de sua empresa, Trello, era "destilar algo muito simples, que é apenas uma lista de listas, da mesma forma que uma planilha é uma grupo de números e, se você mudar uma célula, outra célula mudará. É apenas uma maneira de organizar visualmente o que quer que você esteja pensando. " Nesse sentido, o Trello é ótimo para gerenciar sua vida pessoal, porque não o leva a usar a estrutura e a linguagem que você encontrará nos aplicativos Kanban criados para o gerenciamento de projetos de negócios.
Por que o Kanban pessoal funciona
Um dos principais motivos pelos quais o Kanban é eficaz para ajudar as pessoas a se manterem organizadas é que as obriga a refletir sobre o que elas querem gerenciar, a fim de mapeá-las para um quadro do Kanban.
Vamos dar o exemplo do uso de Kanban pessoal para organizar as tarefas da família. Primeiro, você precisa descobrir quais serão as colunas. Eles podem ser Tarefas, Fazer, Concluir, mas também podem ser mais elaborados. Em vez de uma coluna Tarefas pendentes, você pode ter Tarefas diárias, Tarefas semanais e Tarefas mensais. Talvez no primeiro domingo do mês, seu filho seja responsável por fazer uma tarefa da coluna mensal. Talvez todo sábado, seu parceiro seja responsável por realizar duas tarefas semanais. O que você decidir, anotando o processo, mapeando-o no quadro do Kanban, obriga você a refletir sobre como o trabalho acontece naturalmente e como você deseja que ele seja gerenciado.
Linden-Reed usou o kanban pessoal para gerenciar as tarefas quando sua filha tinha apenas seis anos de idade. Isso deu à filha uma agência e também a ensinou a lidar com apenas uma tarefa de cada vez.
Tonianne DeMaria Barry é autora de Personal Kanban: Mapping Work 'Navigating Life . Ela diz que o kanban pessoal cria uma narrativa do trabalho. "O Kanban pessoal transforma nosso trabalho em uma história, um sistema. Ele pega até as tarefas mais tediosas e as transforma em um jogo apropriado e atraente para todas as idades", ela me disse por e-mail. Quando alguém traça sua lista de tarefas em um quadro, "o trabalho deixa de ser uma coleção de tarefas não relacionadas e, em vez disso, se torna uma série de eventos e opções que afetam um ao outro e fluem de um para o outro".
Kanban pessoal em ação
Uma das melhores maneiras de entender como o kanban pode ser usado para organizar e gerenciar aspectos da vida pessoal é ouvir sobre como outras pessoas o usam. Abaixo, você encontrará alguns exemplos, além de links que explicam melhor como eles funcionam em um sistema Kanban:
- planejando e organizando um casamento
- gerenciamento de inventário de uma adega
- gerenciamento de tarefas domésticas (veja acima)
- elaboração de uma equipe de esportes de fantasia
- salvando idéias para férias e viagens (veja a imagem abaixo).
Quem pode se beneficiar do uso do Kanban pessoal?
Diferentes tipos de pessoas gravitam em direção a diferentes tipos de software para ajudar a mantê-las organizadas. Perguntei a Linden-Reed e Pryor sua opinião sobre os tipos de pessoas mais adequadas para o Kanban. Ambos disseram que as pessoas com orientação visual se dão bem com o kanban e acrescentaram mais alguns pensamentos.
"Qualquer um que esteja enfrentando problemas de sobrecarga ou problemas de qualidade em seu trabalho, pessoas que não cumprem prazos, pessoas que tenham problemas para atender às expectativas" podem se beneficiar do Kanban, de acordo com Linden-Reed.
DeMaria Barry observou que as crianças com Asperger costumam se sair bem quando usam Kanban pessoal. "O feedback cinestésico e o aumento da serotonina que eles obtêm ao assistir e ver seu trabalho na coluna Concluído os obriga a concluir, em vez de se concentrar intensamente ou refletir sobre apenas uma única tarefa", disse ela. Ela também disse que as crianças com TDAH costumam ter sucesso porque "a implementação de um limite de trabalho em andamento os obriga a se concentrar nas tarefas em mãos, em vez de se distrair iniciando muitas, mas sem completar nenhuma".
Pryor disse que quase todo mundo é adequado para o Kanban, porque é feito para corresponder ao que já pensamos.
"Se você observar a maneira como as pessoas tentam organizar suas vidas - se você observar um computador com post-its por toda parte, uma geladeira com anotações na porta, pessoas fazendo cartões e colocando-as na frente delas - temos uma memória muito espacial ", disse Pryor. "A organização visual das idéias pode ser muito útil para as pessoas".
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