Organize-se: como fazer pausas melhores para aumentar sua produtividade

Você nunca será o melhor que pode ser se pretende ser 100% produtivo o tempo todo. É impossível para qualquer trabalhador trabalhar sem parar sem pagar um preço, seja uma diminuição na qualidade, produção ou segurança. Todos nós precisamos fazer pausas.

Geralmente, os profissionais do conhecimento (inclusive eu) são responsáveis ​​por seus próprios horários de intervalo. Depende de nós determinar quando fazer uma pausa de 2 minutos para navegar no Facebook, ou quão lentamente caminhar pelo corredor para tomar um copo de água.

As pessoas costumam fazer pausas com base na intuição, sem qualquer consideração por quanto tempo precisam se recuperar ou quando farão a próxima pausa. E nem todo mundo tem boa intuição. É fácil ser levado a uma toca de coelho na Internet enquanto faz uma pausa. Também é fácil interromper uma tarefa na esperança de fazer uma pausa, apenas para acompanhar a verificação de e-mail, e isso não é uma pausa.

A teoria das quebras

Para fazer pausas úteis que realmente nos permitam ser mais produtivos, ajuda a entender a teoria do porquê e como eles funcionam.

Ao descrever o desgaste no local de trabalho, que é o que estamos tentando evitar quando fazemos pausas, a maioria dos pesquisadores se volta para algo chamado modelo de conservação de recursos. A teoria, desenvolvida por Stevan E. Hobfoll no final dos anos 80, explica como as pessoas lidam com o estresse. Em resumo, ele diz que todos temos recursos internos para lidar com o estresse e podemos usar nossos recursos por um tempo, mas em algum momento precisamos reconstruir os recursos que perdemos.

Na época em que Hobfoll apresentou essa teoria, os especialistas estavam começando a entender que o estresse é constante e onipresente, em vez de ser causado apenas por eventos únicos. Em outras palavras, experimentamos o estresse apenas trabalhando. Não precisa haver um evento traumático no trabalho que cause estresse. O estresse está sempre presente, e estamos sempre usando nossos recursos para lidar com isso. Quando estamos com poucos recursos e nossos recursos restantes estão ameaçados, isso é exaustão.

Outros pesquisadores questionaram ainda as condições necessárias para reconstruir os recursos que perdemos ao lidar com o estresse. Por exemplo, dois pesquisadores que estudaram os efeitos das férias concluíram que a reflexão positiva sobre o trabalho, o domínio (ou seja, o trabalho em uma habilidade) e o relaxamento ajudam a reconstruir os recursos. Socializar no fim de semana também parece ajudar, pois não lida com problemas relacionados ao trabalho quando você deveria estar trabalhando.

O que podemos tirar é que, para ser aliviado do estresse no trabalho, precisamos

1. não funciona e
2. faça algo agradável.

Pode parecer senso comum, mas se você já fez uma pausa em uma tarefa de trabalho verificando o email (que ainda é trabalho e dificilmente agradável), você realmente não fez uma pausa, não é?

Que tipo de quebras são melhores?

Deixando de lado fins de semana e feriados, que tipos de pausas no trabalho são eficazes? Ou seja, o que precisamos fazer para impedir mais perdas de recursos ou até mesmo recuperar um pouco?

Estudos sobre pausas no trabalho, incluindo aqueles gastos navegando na Web, e o que os torna eficazes sugerem pausas.

• baixo,
• intermitente e
• agradável.

Como mencionado anteriormente, a interrupção também deve realmente ser uma interrupção do trabalho e de coisas relacionadas ao trabalho. E-mail não é uma interrupção, nem se queixa, está reclamando sobre o trabalho com colegas de trabalho, por mais catártico que seja.

Colocar números na duração e na frequência dos intervalos é complicado. Alguns estudos tentaram isso para profissionais do conhecimento, mas não há um número acordado entre vários estudos. Uma publicação popular e muitas vezes reeditada em 2014 no The Muse diz que o cronograma ideal de intervalo é trabalhar por 57 minutos, seguido por um intervalo de 17 minutos, mas eu não confiaria muito nisso. Esses números, provenientes de uma empresa de software de monitoramento de computadores, não incluem detalhes detalhados sobre os assuntos, sua linha de trabalho, os dados brutos ou como foram analisados.

Um estudo melhor descobriu que a quantidade ideal de tempo para pausas é de cerca de 12% da jornada de trabalho e, novamente, pausas curtas e intermitentes são melhores do que uma ou duas pausas longas. Se tomarmos 12% e aplicá-lo em um dia de trabalho de 8 horas, obteremos cerca de 58 minutos de intervalo. Como exemplo, cinco quebras de cerca de 12 minutos cada seriam suficientes.

Ferramentas que ajudam você a fazer pausas mais inteligentes

Há muito mais a fazer pausas eficazes do que saber por que elas são benéficas, como devem ser e com que frequência. Há também a questão de seguir os intervalos que você decide fazer e voltar ao trabalho quando eles terminarem.

Um aplicativo que eu uso de tempos em tempos quando preciso ser mais organizado com meu padrão de trabalho / interrupção é o Strict Workflow. Este plug-in para o Chrome de forma flexível (mas sem violação da marca registrada) implementa a técnica Pomodoro no seu computador.

A técnica Pomodoro é um método de trabalho que separa o tempo em fases de trabalho e fases de interrupção. Então você trabalha por x minutos, pausa por y minutos e repete. O nome vem do uso de temporizadores de cozinha, que geralmente tinham a forma de tomates, para cronometrar cada fase. A extensão do Chrome nada mais é do que um timer que muda de cor e aciona um alarme quando uma das fases termina. Um benefício adicional do uso de um plug-in em vez de um timer de cozinha é que, enquanto você está na fase de trabalho, você pode configurar o Strict Workflow para impedir o acesso a determinados URLs que podem distraí-lo do trabalho, como o Facebook e o Twitter.

Existem outros aplicativos de interrupção executados no sistema operacional e não no navegador, como o Time Out for Mac. Os aplicativos de interrupção não apenas cronometram e bloqueiam você em sites que o impedem de trabalhar durante uma fase de trabalho. Eles também bloqueiam você fora do computador inteiro durante a fase de interrupção, forçando-o a parar de trabalhar. Sua tela é desbloqueada somente após o intervalo definido.

Os aplicativos de interrupção são comumente usados ​​por pessoas que tentam evitar lesões por esforço repetitivo e fadiga ocular relacionada ao computador, porque elas exigem que você deixe a estação de trabalho durante cada pausa. Se você gosta de navegar na Web como parte de sua pausa, use um plug-in. Ou, decida por si mesmo que você só navegará na Internet em um dispositivo móvel.

Mais uma maneira de garantir que você adicione intervalos ao seu dia é levantar-se e sair da mesa sempre que o alerta de inatividade vibrar no seu rastreador de fitness. Muitos rastreadores de fitness agora têm esse recurso. Durante uma janela que você define, como das 8h às 18h, se o rastreador o pega sentado por mais de tantos minutos, ele vibra e, às vezes, também exibe uma mensagem no visor. O padrão para a maioria dos rastreadores é de 60 minutos de tempo ocioso, mas geralmente você pode personalizá-lo. Defina por 55 minutos, talvez, para se dedicar mais alguns minutos para encerrar seus pensamentos antes de se levantar e fazer uma pausa adequada.