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Vídeo: Tudo sobre como aplicar o Mapeamento de Processos na prática (Outubro 2024)
No primeiro dia do meu primeiro emprego de verdade, o editor mais sênior da editora de revistas que me contratou me levou a um enorme fluxograma preso na parede. "Eis como um artigo passa de escrito para publicado", disse ela. Ela me acompanhou durante todo o processo, enfatizando as partes em que minha equipe e eu estávamos envolvidos. Isso foi em 2001, antes que o software de colaboração estivesse disponível gratuitamente, mas as lições que aprendi naquele dia se aplicam mesmo nesta era de Asana e Slack.
Pensando bem, essas jaquetas de trabalho eram um precursor e uma manifestação física do software de fluxo de trabalho atual, como o Asana. O gráfico de fluxo de trabalho fixado na parede era uma excelente orientação para mim, como novo funcionário e qualquer outra pessoa que estivesse embarcada. Isso me deu uma imagem clara do que a organização fez e como.
No mundo de hoje, onde buscamos ambientes sem papel e nos mudamos para arquivos e pastas eletrônicos, é mais fácil renunciar à criação desses tipos de documentos de fluxo de trabalho e mantê-los atualizados. Mas para todas as empresas e até projetos de trabalho em equipe de nível amador, é super importante documentar seu fluxo de trabalho.
Por que documentar o fluxo de trabalho?
Por que você deve documentar seu fluxo de trabalho? Existem alguns motivos absolutamente críticos, incluindo o seguinte:
- Ajuda os proprietários e gerentes de negócios a refletir e entender completamente o que acontece em todas as etapas do processo de negócios e por quê;
- Permite identificar etapas desnecessárias e eliminar processos;
- Ele lembra os funcionários ou membros da equipe que podem estar distantes de certos estágios do negócio por que eles existem e qual valor eles fornecem;
- É essencial para integrar os membros da equipe;
- É uma das melhores maneiras de explicar aos possíveis colegas, clientes e investidores como uma empresa opera; e
- Permite que uma equipe comece a usar com mais eficiência as ferramentas de colaboração.
Até esse último ponto, eu já mencionei Asana. O Asana é uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho, como uma lista de tarefas pendentes com esteróides. É muito semelhante ao sistema de emprego que usei no meu primeiro trabalho de publicação. O Asana permite rastrear tarefas que precisam ser executadas e enviá-las por um processo. Toda tarefa tem um histórico de todas as etapas ou subtarefas pelas quais passou. Quando uma pessoa termina a subtarefa em mãos, ela a atribui à próxima etapa e a direciona a uma pessoa ou departamento que a buscará em seguida.
Eu fiz a analogia antes de que o Asana é como um baralho de cartas, enquanto o software de gerenciamento de projetos é como um jogo de tabuleiro. Quando você abre um jogo de tabuleiro, pode ter algo como um tabuleiro, uma variedade de peças para jogar e um livro de regras claro sobre como jogar o jogo. Todo mundo que está jogando concorda com essas regras pré-determinadas. Você pode se desviar das regras, mas o jogo foi projetado para o máximo prazer quando você se apega a essas regras.
Quando você joga cartas, no entanto, todos que jogam precisam concordar sobre qual jogo será jogado e que conjunto de regras você seguirá. Você poderia jogar copas ou cuspir. Alguns jogos de cartas são bem conhecidos com regras estabelecidas, como o Texas Hold'em. Existem outros jogos com variações, como rummy (gin rummy, straight rummy, 500 rummy e assim por diante) e você precisa discutir as regras com todos na mesa para garantir que todos concordem sobre como jogar. Há também a opção de inventar seu próprio jogo de cartas, com regras únicas que você deve ensinar a todos os que estão dispostos a jogar.
Asana (e muitas outras ferramentas de colaboração; darei mais exemplos em um momento), como disse, é como um baralho de cartas. Então, para fazer o Asana funcionar, todos precisam saber como o jogo é jogado, quais são as regras, qual é o objetivo e como o jogo termina.
E o Kanban?
Os quadros Kanban são outro exemplo de ferramentas de colaboração mais parecidas com um baralho de cartas. O Trello é um exemplo de ferramenta kanban online. As equipes de programação e desenvolvimento de software costumam usar o kanban de uma maneira predeterminada e altamente especificada (como jogar Texas Hold'em), enquanto aqueles que usam o kanban para uso pessoal podem criar as regras que quiserem.
Se você tiver um fluxo de trabalho documentado, poderá mapear facilmente esse fluxo de trabalho no Asana. É muito mais fácil começar a usar o Asana quando você já possui um fluxo de trabalho documentado, porque isso significa que você já pensou em todo o processo de negócios ou equipe de cima para baixo. A adoção do Asana requer algumas tentativas e erros, não importa o que aconteça, mas será muito mais complicado e frustrante se você fizer isso sem nunca ter documentado seus fluxos de trabalho antes.
Mapeando fluxos de trabalho
Com o software de fluxo de trabalho, geralmente há algo que é concluído, mesmo que todo o processo esteja em andamento. O que pode ser concluído é geralmente suas tarefas ou subtarefas.
A idéia de conclusão é muito diferente no software de gerenciamento de projetos. Um projeto por definição é algo que é concluído e entregue em uma data. Mas nem todos os tipos de trabalho são projetos. Na editora de revistas em que trabalhei, um artigo estaria completo quando fosse impresso. Da mesma forma, cada edição de um diário tinha uma data final quando foi entregue. Mas a edição de cópias nunca foi concluída. Era um trabalho em andamento. Ainda precisava ser rastreado. Ele possuía atribuições de tarefas concretas - copiar, editar este artigo - mas a edição de cópias em si não tinha data de término ou entrega.
O processo de mapeamento de um fluxo de trabalho também envolve a identificação exata de quais processos ou procedimentos precisam ser explicitamente atribuídos e rastreados. Essa precisão e nível de detalhe são muito importantes.
Pense em uma receita para cozinhar. As receitas não listam todas as etapas, porque muitas delas são implícitas ou compreendidas. As receitas não dizem para você quebrar ovos, esvaziar seu conteúdo e jogar fora as cascas porque "adicionar ovos" já significa isso, e torna-se desnecessariamente complicado listar todas essas etapas. Da mesma forma, em um ambiente de trabalho, pode ser entendido que "editar artigo" significa "verificar a manchete, verificar a assinatura, copiar editar a peça e deixar perguntas ao autor".
Em algumas situações, no entanto, talvez você precise ser explícito em um grau mais preciso. Certa vez, trabalhei em publicações de jornais, onde verificar títulos, legendas de fotos, a data na parte inferior da página e o número da página deveria ter sido etapas separadas da edição de cópias, porque eram frequentemente ignoradas.
Em outras palavras, você precisa descobrir qual nível de detalhe é necessário. Muitas etapas e as pessoas que usam o software ignoram o procedimento. Muito poucos, e erros críticos podem acontecer. Provavelmente, serão necessárias algumas tentativas e erros para acertar, mas é preciso tomar algumas decisões antes de começar.
Mapeamento de mentalidades
Ao mapear fluxos de trabalho, você também dedica um tempo para descobrir como sua organização pensa, coletivamente. Qual é a mentalidade da sua organização em relação a projetos, pessoas ou tópicos de interesse? É relevante no Asana, bem como em outras ferramentas de colaboração.
Slack é um bom exemplo. O Slack é uma plataforma de mensagens que enfatiza as notificações pull, em vez de push, por isso, trata-se de optar pelas mensagens que você deseja receber. Para criar bons filtros para essas notificações, você precisa confiar em parte nos canais. Canais são como grupos e, para torná-los efetivamente, você precisa saber como sua equipe pensa em tudo. Você pensa em termos de departamentos ou projetos? Você pensa em termos de tópicos ou clientes? Se você administra uma empresa imobiliária, talvez pense em termos de bairros, limites de valor de propriedade ou agentes. Você precisa descobrir a mentalidade de sua equipe antes de criar canais, para que eles sejam realmente eficazes para facilitar o trabalho em equipe.
As ferramentas de colaboração geralmente incluem mais maneiras de organizar informações, como o uso de códigos de cores, tags e, às vezes, até tags codificadas por cores. Lembra daqueles coletes de trabalho com código de cores que descrevi anteriormente? O mesmo negócio. Quando usado corretamente, o código de cores é um significante visual que transmite imediatamente as informações claramente. Por esse motivo, o código de cores aumenta a produtividade. Eu recomendo o uso do código de cores em uma ferramenta de colaboração, desde que você primeiro entenda a mentalidade da equipe sobre por que algo deve ser codificado por cores em primeiro lugar. Que informações precisam ser transmitidas imediatamente e sem palavras? Você precisa entender a mentalidade de sua equipe para poder responder a essa pergunta.
Incluindo Cultura
É importante documentar os fluxos de trabalho antes de mapeá-los para uma ferramenta de colaboração, e é igualmente importante entender e mapear a mentalidade. A peça final é cultura.
As ferramentas de colaboração refletem a cultura da empresa e vice-versa. É realmente importante estabelecer regras gerais de engajamento em relação ao profissionalismo, nível de formalidade e onde é e não é apropriado sair do assunto.
Do ponto de vista de um funcionário ou membro da equipe, as ferramentas de colaboração são frequentemente usadas como um local para desabafar. Na minha experiência, as pessoas exporão suas queixas, independentemente de as ferramentas de colaboração lhes darem um espaço dedicado para isso. Algumas organizações valorizam o debate aberto e até discussões acaloradas sobre o trabalho, enquanto outras o consideram perturbador e potencialmente perigoso.
Somente as ferramentas de colaboração não podem determinar se as pessoas vão desabafar e discordar nos lugares apropriados. Tem que vir da cultura da empresa. As pessoas em posições de liderança precisam deixar claro se desejam que os membros da equipe falem com reclamações e argumentos dentro do contexto do trabalho ou fora dele. Quem precisa saber quando há um problema? Os membros da equipe querem anonimato antes de expressar uma preocupação ou reclamação? A reclamação é feita por catarse ou para destacar possíveis problemas com o trabalho e os fluxos de trabalho? Se vai acontecer de qualquer maneira (e é), é melhor levar isso em conta e tomar decisões sobre isso, em vez de fingir que não está acontecendo.
Recursos adicionais
Outro recurso que facilita o mapeamento de fluxos de trabalho é o software de mapeamento mental; veja estas dicas sobre como um mapa mental pode organizar seu gerenciamento de projetos. Se você está começando a usar o software de gerenciamento de projetos, essas quatro dicas para começar devem ajudar. E, para uma análise mais profunda do Asana, é útil ler algumas dicas de uso do Asana.
