Vídeo: Jason Shah busts top 5 myths about him | Myths Broken | TellyChakkar (Novembro 2024)
Quanto tempo você perde nas reuniões porque as pessoas que as administram não estão preparadas? Não há agenda. Os colegas chegam tarde. O que é discutido tem algo a ver com você ou seu trabalho. Uma hora depois, você não fez nada, aprendeu nada e não contribuiu com nada. Qual era o objetivo?
O Do.com tem como objetivo ajudar as pessoas a ter melhores reuniões, dando-lhes os recursos para planejar e executá-las. De várias maneiras, é como uma lista de verificação a ser feita antes, durante e depois de uma reunião para garantir que seja produtivo para todos os envolvidos.
No dia da nossa reunião, recebi um email do Do.com via Shah. Lá dentro, encontrei uma agenda, horários de início e término claros para a reunião, uma lista das pessoas que estavam na chamada e suas informações de contato (apenas nós dois, neste caso) e links para informações básicas. Tudo isso nos ajudou a ir direto ao ponto durante a chamada, como Shah explicou o que torna uma reunião produtiva, sua motivação para iniciar o Do.com e como a natureza das reuniões entre os profissionais do conhecimento está mudando.
Jill Duffy: Vamos falar sobre reuniões e por que as pessoas as odeiam.
Jason Shah: Pelo que descobrimos, a maioria das pessoas participa de reuniões para as quais não está preparada. Não há uma boa razão para a reunião estar acontecendo. Não há agenda distribuída de antemão. As pessoas chegam tarde e alguém precisa refazer as coisas. As pessoas que as organizam nem sempre pensam sobre quem deve estar lá, e você termina com grandes reuniões nas quais metade das pessoas é opcional e talvez metade das pessoas são essenciais, portanto a dinâmica é desativada e impede a produtividade.
Isso se resume a tempo perdido para pessoas ocupadas.
Se você pedir a alguém para sentar em uma sala por 30 minutos e não realizar nada, eles pensariam que você era louco. Mas é isso que as pessoas estão fazendo milhões de vezes por dia no local de trabalho.
JD: Como você descreveria uma reunião produtiva?
JS: Você precisa ter alguns ingredientes importantes. Primeiro, ele precisa realmente acontecer. Se algo puder ser tratado rapidamente por e-mail, faça isso. Mas se precisar ser uma reunião, tudo bem.
A preparação é fundamental: lançar o que será discutido, quem é responsável pelo quê, esses tipos de coisas que levam a uma conversa focada. Durante a reunião: mantendo, mantendo o tempo, fazendo anotações e terminando a tempo.
O horário da reunião também importa muito. Muitas pessoas assumem o padrão de uma hora. Percebi que você foi muito deliberado e disse 25 minutos para esta conversa. Eu acho que é uma boa prática.
O que acontece após a reunião também é fundamental. Se Bob e Stacey dizem que vão acompanhar uma nova versão de um deck de slides, e Mark diz que lhe enviará os números de vendas, eles realmente precisam fazer isso! Achamos que a maioria das pessoas diz: "Ótimo! Boa reunião!" e eles saem e não há acompanhamento. E mesmo que exista, acontece na hora errada, o que precipita outra reunião ou mais trabalho desnecessário.
Portanto, a preparação, o bom andamento da reunião e o acompanhamento bem-sucedido são os principais componentes de uma boa reunião.
JD: As ferramentas de gerenciamento de projetos e outras ferramentas de gerenciamento de trabalho são projetadas para otimizar o trabalho. A idéia é ter menos reuniões e (e menos email). Você pode atribuir tarefas e prazos um ao outro sem ter reuniões sobre eles. Do seu ponto de vista, essas ferramentas mudaram as reuniões na força de trabalho do conhecimento?
JS: Sim. No nível macro, espero que tenhamos menos reuniões como resultado dessas ferramentas.
Por exemplo, se vejo maquetes atualizadas no Dropbox e acho que são boas, não preciso me reunir com o designer para discuti-las. Ela nem precisa me avisar. Eu posso simplesmente disparar uma mensagem que diz: "Ei, eu vi os arquivos atualizados". Com algo como o Slack, posso rapidamente fazer uma pergunta a alguém sem precisar me encontrar para discutir a natureza da pergunta.
Antes, as pessoas queriam menos tecnologia porque era difícil, por exemplo, obter o dongle para o monitor ou isso era uma distração para as pessoas.
Espero que o aumento dessas ferramentas esteja levando a menos reuniões, mas não sei se ainda existem dados concretos para apoiar isso, além da propaganda que as empresas individuais divulgam por aí. E na própria reunião, acho que a natureza deles está mudando porque somos mais orientados tecnologicamente. Se estivermos usando serviços fora de uma reunião, as próprias reuniões também deverão acompanhar isso.
JD: Eu gosto de ter reuniões de trabalho. Eles tendem a ser os mais produtivos para mim. Eu me encontro com um grupo de pessoas, sentamos e fazemos o trabalho que precisamos fazer ali mesmo, talvez com nossas ferramentas projetadas em uma tela.
JS: Isso me faz pensar no modelo de sala de aula invertida. A sala de aula é um lugar para trabalhar, em vez de apenas assistir a uma apresentação, assim como uma reunião não deve ser chamada apenas para percorrer um baralho que alguém poderia facilmente enviar por e-mail.
JD: Vamos falar um pouco sobre o Do.com. Dê-me a explicação de 30 segundos sobre o que é o Do.com e falaremos mais detalhadamente sobre como você o usa.
JS: Do.com é um software de colaboração para reuniões. Não tem nada a ver com o vídeo e o áudio. É tudo sobre a produtividade das reuniões.
Com o Do, as pessoas podem definir agendas para que saibam do que falar. Eles podem fazer anotações em tempo real e atribuir tarefas que interagem com seus outros fluxos de trabalho. Estamos integrados ao Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce, etc.
Já tivemos mais de 1, 5 milhão de pessoas participando de reuniões em mais de 20.000 empresas. Estamos basicamente ajudando as pessoas a ter menos reuniões, melhores reuniões e, com sorte, ser mais felizes e produtivas no trabalho.
JD: E é um modelo freemium.
JS: Sim. Você pode se inscrever gratuitamente e temos muitos usuários gratuitos.
JD: Uma das coisas que me impressionou no Do.com é que isso realmente incentiva as pessoas a tomar as ações corretas, em vez de serem a solução em si. Penso muito em coisas como motivação e como nem sempre nos comportamos de maneiras que são do nosso interesse. Então eu acho que é legal quando encontro ferramentas que são mais para nos guiar do que para nos dar alguma coisa. Eu tenho a sensação de que é disso que o Do.com se trata.
JS: Sim, eu concordo. Nossa crença é que as reuniões são tanto um problema de pessoas quanto um problema de tecnologia. Por exemplo, não precisamos de um aplicativo de e-mail para impedir que Bob contabilize o envio de uma mensagem super longa que é difícil de entender. Provavelmente isso tem a ver com a política da empresa, a capacidade de Bob de ser profissional, a dinâmica da equipe, coisas assim. Alguma interface do usuário presa em um navegador da Web não vai mudar Bob.
Isso foi algo em que pensei muito quando trabalhei no Yammer anteriormente. Yammer estava tentando tornar as empresas mais transparentes. Mas, honestamente, o Yammer era uma ferramenta para empresas transparentes, porque é muito difícil mudar a cultura de uma organização.
O Do.com é um produto que tenta ajudar as pessoas a serem melhores e fornece a elas a tecnologia que lhes permite fazer isso, em vez de fazer isso por você. Francamente, eu nem sei se poderíamos mudar um interruptor e tornar a reunião mais produtiva. Isso seria muito mágico!
Nós realmente acreditamos que isso terá poder de permanência. Se vai dar certo, tem que vir das pessoas, e estamos permitindo que elas se tornem as melhores.
JD: Conte-me a história de origem do Do.com e por que você é apaixonado por esse projeto e empresa.
JS: Eu estava trabalhando no Yammer antes de a Microsoft comprar o Yammer. E como você provavelmente pode imaginar, depois que a Microsoft comprou a empresa, a cultura começou a mudar muito, incluindo a adição de muita burocracia e reuniões.
Passei cerca de um ano, após essa aquisição, descobrindo que fazer as coisas era realmente difícil. Foi uma loucura para mim, principalmente porque éramos uma empresa originalmente criada para melhorar o trabalho das pessoas!
Para encurtar a história, eu estava sentado em uma reunião terrível um dia com 10 pessoas, e fiquei pensando, "O que estou fazendo aqui?" A insanidade disso me atingiu.
Se eu convidei você para um jantar e não me preparei de antemão para obter os ingredientes e ter algum conceito que eu gostaria que os convidados desfrutassem, eles aparecem e eu digo: "Ei, vamos ao supermercado e fazemos este jantar ", eles diziam:" Isso é loucura! Não vamos descobrir isso com você. Viemos aqui para um jantar! " Mas é assim que as reuniões são!
Eu pensei que era loucura, e eu estava ansiosa para sair e começar uma nova empresa.
JD: Quais outros aplicativos ou serviços de produtividade você usa? Você tem alguma prática recomendada para se manter produtivo?
JS: Posso dar uma resposta não convencional? Acho que alguns dos melhores aplicativos de produtividade não são realmente aplicativos de produtividade. O Uber, por exemplo, me dá muito mais produtividade do que um aplicativo como o Asana. Consigo lugares mais rapidamente e perco menos tempo na chuva esperando um carro.
Há outra ferramenta que eu uso chamada BetterSnapTool e, novamente, não é uma ferramenta clássica de produtividade. Instalei meu monitor com três colunas e, com o Windows Snap, pressionei uma tecla de atalho e todas as minhas janelas se encaixaram.
Também usamos o Trello e o Slack. Usamos o Instacart para nossas compras no escritório. O fato de que ninguém precisa se preocupar é útil e, de alguma forma, nos torna mais produtivos como resultado.
JD: E as melhores práticas ou hábitos de produtividade pessoal?
JS: Comecei a bloquear o horário no meu dia no calendário para garantir que as coisas não sejam atropeladas. Peguei meditação pela manhã para me ajudar a zerar e esclarecer o que é importante.
Outro que não é convencional é delegar coisas. Não é uma mordida na semana de trabalho de quatro horas , mas tenho a personalidade que me leva a querer fazer tudo sozinha. Tornar-se consciente da necessidade de adotar a delegação como padrão, em vez de fazer as coisas sozinho, foi realmente impactante.
Para mim, é uma mistura de ser mais consciente, colocar coisas no tempo e delegar. Estou muito mais em paz e focado nas duas ou três coisas que importam todos os dias. Como fundador, você pode se distrair com qualquer coisa relacionada à empresa, seja relações com investidores ou uma oportunidade de relações públicas, e assim delegar me tornou mais produtivo.
JD: Qual é o tamanho da sua equipe?
JS: Dez pessoas. A delegação está ficando mais fácil, mas é super pequeno, é claro, para uma empresa.
JD: Sim, mas é importante que outros empreendedores saibam que, mesmo se você estiver trabalhando com uma equipe muito pequena, a delegação ainda é importante.
