Organize-se: saiba quando pagar antecipadamente pela viagem

Os sites e aplicativos de reservas de viagens geralmente prometem um acordo: pague antecipadamente hotéis e voos e economize um pouco. Mas pagar adiantado nem sempre vale a pena, como fui lembrado na semana passada enquanto trabalhava em um itinerário extenso.

Estou planejando uma viagem de um mês para os EUA (moro na Índia), com alguns dias de escala em Londres no final. Como um mês é uma viagem muito longa para um itinerário apertado, tive que pensar em todas as minhas opções de reserva para garantir que eu possa ser flexível e fazer alterações conforme for. Mas também será uma viagem cara, e quero economizar dinheiro onde puder.

Ao planejar e organizar viagens, há sempre uma troca que acabo fazendo entre economizar dinheiro agora e potencialmente economizar dinheiro no futuro. Aqui está como eu penso sobre a escolha.

Pague antecipadamente, economize agora

Sites de reservas de terceiros facilitam muito a economia de dinheiro agora. O que quero dizer com terceiros nesse contexto são aplicativos e sites de viagens que ajudam a encontrar opções de viagens e oferecem reservas para você também. Alguns exemplos são Orbitz, Kayak, Booking.com e Hotels.com, embora existam muitos mais. Esses sites e aplicativos oferecem ótimas ferramentas de pesquisa para encontrar o voo certo, hotel, pacote de férias, cruzeiro, aluguel de carro, o que for, e então eles oferecem a reserva no local, se você pagar antecipadamente.

Quando você paga antecipadamente em um desses sites, geralmente obtém as maiores economias agora , mas isso não significa que você acabará economizando mais dinheiro a longo prazo.

Quando um terceiro reserva uma reserva de voo ou hotel para você, essa empresa geralmente mantém a reserva. Se você precisar alterar um voo, por exemplo, normalmente precisará acessar o site de viagens, em vez de falar diretamente com a companhia aérea. É extremamente inconveniente e uma perda de tempo. Além disso, você pode ser atingido com mais taxas de alteração do que se pagasse diretamente à companhia aérea. Meu amigo lidou com esse problema apenas na semana passada. Estávamos almoçando e contornamos a ideia de ir a um mercado antes que ele tivesse que sair para o aeroporto. Mas o tráfego estava ruim e o tempo parecia apertado. Meu amigo disse: "E se eu mudar de voo para o próximo?" Ele ligou para a companhia aérea e ficou em espera por cerca de meia hora até que finalmente soube que ligaria para a terceira pessoa que costumava reservar o voo para trocá-lo. Naquele momento, já era tarde demais. Se não tivéssemos ido para o aeroporto naquele momento, ele teria arriscado perder o voo.

Outro problema com o pré-pagamento, e este é específico para reservas de hotéis, é que muitos hotéis não cumprem os programas de recompensa quando você paga antecipadamente através de terceiros. (As companhias aéreas, no entanto, permitem que você ganhe pontos de passageiro frequente, não importa como você reservou.) Se você é conhecedor de programas de fidelidade de hotéis e viaja o suficiente para ganhar noites gratuitas, upgrades gratuitos ou status elite, pode estar perdendo ganhe esses benefícios sempre que pagar antecipadamente por um hotel para economizar talvez US $ 15 ou US $ 20 por noite. Alguns desses sites de reservas oferecem seus próprios programas de recompensa, como descontos por fidelidade ou uma noite grátis após tantas reservas concluídas. Portanto, se você vai usar terceiros para reservas, geralmente vale a pena encontrar um que você goste e ficar com ele.

Se seus planos mudarem, como no caso de uma viagem de um mês, pagar antecipadamente nem sempre é a melhor opção.

Reservar apenas, potencialmente economizar mais tarde

Alguns sites de terceiros oferecem a você a oportunidade de reservar uma reserva de viagem sem pagar ainda, embora você geralmente precise colocar o número do cartão de crédito como garantia. Para hotéis, esse é o meu método preferido de reserva. O preço de reserva nunca é tão baixo quanto o preço de pré-pagamento, mas geralmente não é muito mais. Além disso, geralmente permite alterar a reserva entre uma semana e 48 horas antes da data de check-in.

Aqui está um exemplo. Reservei um quarto de hotel por quatro noites em San Francisco, mas não paguei antecipadamente. Eu posso alterá-lo até cerca de uma semana antes da minha chegada. Enquanto eu discutia essa reserva com minha outra pessoa importante, que viaja comigo durante parte da viagem, aprendi que temos a opção de ficar com um amigo por duas noites. Consegui mudar a reserva e cortar pela metade as despesas do hotel para essa parte da viagem. Se eu tivesse aceitado o acordo de pré-pagamento, teríamos economizado apenas US $ 80 em relação ao preço reservado por quatro noites. Ao alterar o itinerário e optar por ficar com os amigos, economizamos centenas de dólares.

Algumas companhias aéreas permitem reservar um bom preço que você encontra para um voo sem pagar antecipadamente, embora a opção nem sempre seja aparente até você chegar às telas de pagamento. Recentemente, tive algumas viagens de negócios em potencial e encontrei bastante na Qatar Airways, por exemplo. O contrato para o negócio não havia sido finalizado, mas as datas estavam se aproximando, e eu não queria esperar muito para ver os preços subirem. Ainda assim, eu não queria pagar por um voo caro até ter o contrato assinado em mãos. No site da Qatar Airway, segui as instruções para reservar o voo e, antes do ponto de coleta do cartão de crédito, vi a opção de manter o bilhete pelo preço cotado por 48 horas. No final, o negócio não deu certo e eu nunca perdi um centavo naquele voo.

Vá diretamente para a fonte, obtenha mais flexibilidade

Quando você encontra muitas ofertas em sites de viagens de terceiros, vale a pena conferir com o provedor (por exemplo, a companhia aérea ou o hotel) se eles correspondem à mesma taxa. Costumo usar sites de busca de voos como o Kayak e o Google Flights para procurar o melhor negócio e depois verifico o site da companhia aérea para ver se o preço corresponde ao preço que eu vi. Frequentemente, e às vezes sai menos de um dólar.

Se a diferença for maior que isso, às vezes você pode ligar para o provedor e perguntar se ele corresponderá à cotação encontrada.

Como mencionei anteriormente, geralmente há uma vantagem de lidar diretamente com o provedor se você precisar fazer uma alteração na reserva. Você paga apenas as taxas de alteração e lida diretamente com a empresa, em vez de ter um intermediário.

Aguarde até o último minuto, ganhe descontos profundos no hotel

Nem todo mundo tem meios de esperar até o último minuto para reservar acomodações, mas muitas vezes você encontrará as melhores tarifas. Quando um hotel não reserva quartos suficientes para atingir o ponto de equilíbrio ou obter lucro (estou simplificando demais o modo como os hotéis operam, mas você entende o ponto), é do interesse do hotel diminuir o preço e incentivar outros viajantes a aproveitar a sala a uma taxa que não terá o maior lucro, mas ajudará pelo menos a preencher salas suficientes para esse dia. Foi em grande parte como começaram os negócios de reservas de terceiros.

Portanto, se você esperar até o dia do seu check-in para encontrar um hotel, é nesse momento que você encontrará as melhores ofertas. Aplicativos como Hotel Tonight, Hotwire e Roomer se especializam em aproveitar esse pânico final para preencher salas. Hotel Tonight e Hotwire ajudam os hoteleiros a liquidar um quarto que não estava reservado. Roomer também faz isso, mas também permite que pessoas que não podem usar uma sala pré-paga a vendam para outra pessoa.

Digamos que eu cometi o erro de pagar antecipadamente aquelas quatro noites em San Francisco e, no final, decidi ficar com os amigos o tempo todo. Eu poderia vender a reserva de hotel no Roomer estabelecendo um preço competitivo, ainda mais baixo do que eu paguei, e esperando que alguém que use o site a compre.

Ao usar o Roomer para procurar quartos, muitas vezes você pode encontrar bons descontos com alguns dias e semanas de antecedência, pois nem todas as alterações e cancelamentos acontecem no último minuto. Porém, você nem sempre pode encontrar um acordo estelar no local que precisa. Ainda assim, Roomer ainda é um ótimo aplicativo para ter no bolso de trás para alguns usos específicos.

Mais opções significa melhor viagem para você

Pagar antecipadamente pela viagem geralmente economiza um pouco de dinheiro e, se é improvável que seus planos mudem, geralmente é uma boa opção. Mas é melhor saber quais outras opções existem e pensar em como você pode acabar pagando mais quando paga antecipadamente. Existem várias maneiras de garantir boas tarifas, enquanto você ainda ganha pontos de hotel e mantém sua capacidade de alterar uma reserva sem taxa ou pelo menos apenas as taxas cobradas pelo provedor.