Organize-se: pare de combater o email com mais emails

A sobrecarga de email é um enorme problema de produtividade no local de trabalho. Conheço pessoas o tempo todo que reclamam de e-mail, dizendo que as está sobrecarregando, desejando que houvesse um interruptor para todas as novas mensagens entrando em suas caixas de entrada.

Muitas dessas pessoas, no entanto, se fixam no e-mail de tal maneira que acabam exacerbando o problema. O que vejo são pessoas que tentam combater emails com mais emails, o que, por sua vez, gera cada vez mais emails. Por estarem atolados na miséria do e-mail, geralmente não conseguem ver o que está acontecendo claramente, portanto não fazem ideia de que estão piorando.

Existem algumas maneiras pelas quais notei que as pessoas se atiram no pé enquanto tentam lidar com a sobrecarga de e-mail.

Não use sua caixa de entrada como uma lista de tarefas

O primeiro exemplo de pessoas que pioram os problemas de email são as listas de tarefas , como eu gosto de chamá-las. As listas de tarefas deixam os emails em suas caixas de entrada quando a mensagem contém uma tarefa ou aciona a memória de uma tarefa atribuída. Em outras palavras, eles usam a caixa de entrada como uma lista de tarefas.

Pense em como as pessoas geralmente atribuem tarefas por email. Raramente a tarefa é claramente indicada na linha de assunto. O destinatário precisa abrir e ler o email para conhecer os detalhes da tarefa. O mais provável é que a mensagem não tenha todas as informações de que o destinatário precisa, como um prazo ou outros detalhes sobre a tarefa. Uma troca de mensagens para a frente e para trás esclarece a tarefa e acaba criando um novo pedaço de email toda vez que isso acontece. Em resumo, as caixas de entrada de e-mail são muito pobres.

Outro problema é que as listas de tarefas precisam verificar constantemente cada e-mail recebido para ver se ele contém uma tarefa e, se não, eles se livram do e-mail imediatamente. As listas de afazeres acabam capinando incessantemente.

Pior, as listas de tarefas ficam acostumadas a verificar suas caixas de entrada em busca de tarefas diárias e, muitas vezes, acabam frequentemente enviando para si mesmos lembretes de outras coisas que desejam realizar.

Se o email é um problema, por que você deseja criar mais emails dessa maneira?

No meio disso tudo, no entanto, as listas de tarefas não conseguem ver como o sistema delas está piorando a situação. Eles costumam argumentar que usar a caixa de entrada como uma lista de tarefas é a única coisa que funciona. Mas se essa mesma pessoa se sente sobrecarregada por e-mail, claramente não está funcionando. Existem algumas soluções, e chegarei a elas em um momento.

Interromper o envio de mensagens de nudge

Falei recentemente em um retiro corporativo sobre gerenciamento de e-mail. Para me preparar para a conversa, conversei com alguns funcionários e soube que muitos deles estavam gerenciando grandes volumes de e-mail, às vezes 1.000 mensagens por dia, usando o Nudgemail. Eles pensaram que essa era uma maneira perfeitamente sã de gerenciar o fluxo.

O Nudgemail é uma ferramenta freemium que permite adiar o e-mail essencialmente, definindo um horário em que ele reaparecerá na sua caixa de entrada como uma nova mensagem. "Essencialmente" é uma palavra muito importante aqui.

A maioria das funções de soneca, como as da SaneBox ou de alguns dos melhores aplicativos de e-mail, oculta a mensagem original da sua caixa de entrada e faz com que ela reapareça como uma nova correspondência não lida na hora que você escolher. O Nudgemail funciona um pouco diferente. Quando você o usa para adiar e-mails, o e-mail original permanece na sua caixa de entrada e uma nova mensagem aparece na parte superior da sua caixa de entrada, com todo o segmento da mensagem original citado.

Não me interpretem mal. O Nudgemail é uma ótima ferramenta e é uma ótima solução em algumas circunstâncias. Qualquer pessoa que veja a caixa de entrada como um fluxo de informações, em vez de um ponto de coleta para a comunicação que precisa ser processada, pode fazer bem em usá-la. Mas quando os funcionários me dizem que o grande número de mensagens nas caixas de entrada os deixa incapazes de realizar seus trabalhos, e 20% das mensagens são repetidas na forma de Nudgemails, isso é um problema.

Por mais que as listas de tarefas possam negar o fato de seu sistema estar danificado, alguns usuários do Nudgemail o transformam em muleta. Eles estão tão presos aos seus hábitos atuais que não conseguem imaginar uma solução melhor.

Não responda tão rapidamente

Muitas vezes, responder a um e-mail é uma maneira de reconhecer a mensagem de outra pessoa sem realmente levar a conversa adiante. Imagine e-mails de um colega de trabalho para pedir sua opinião sobre uma apresentação. Você ainda não olhou a apresentação. Dependendo do seu local de trabalho, pode ser mais aceitável responder rapidamente com "Não sei. Ainda não olhei" do que esperar duas horas até que você olhe e forme uma opinião. Quando você salta para responder rapidamente, mesmo que a mensagem não seja substantiva, gera um excesso de email. Se a cultura da empresa o levar a esse comportamento, é melhor você acreditar que outras pessoas estão fazendo isso com você também.

Uma pessoa que demora a responder a um email pode ser vista como preguiçosa ou não faz parte do time, mesmo que esperar para responder a um email seja uma maneira muito mais lógica e produtiva de fazê-lo. Mas é completamente atrasado, e você precisa se afastar se sentir inundado por email.

O que acaba acontecendo é que as pessoas respondem às mensagens apenas para passar o dinheiro. Digamos que Raj pergunte a opinião de Sarah sobre alguma coisa e ela responda: "Não tenho certeza. O que você acha?" Agora, a bola está de volta à quadra de Raj, e cabe a ele responder, apenas para que Sarah tenha uma nova mensagem não lida em sua caixa de entrada, lembrando-a de realmente responder desta vez.

Outro exemplo comum para as pessoas nos departamentos de suporte, como a TI, é que eles configuram um endereço de e-mail genérico para que os funcionários arquivem tickets de ajuda, como Quando um funcionário está pirando que seu computador está quebrado, no entanto, e ele precisa Para obter ajuda rapidamente, ela pode esquecer o email genérico e, em vez disso, enviar um email para a pessoa que conhece na área de TI. Essa pessoa de TI deve cuidar do problema? Ignorar o email? Responda e diga à funcionária que ela precisa usar o endereço de ajuda de TI correto? CC seu chefe? Qual é a coisa certa a fazer?

Frequentemente, a resposta, alimentada por pânico e frustração, gera apenas mais e-mails (e cria tensão). Novamente, é um exemplo de cultura da empresa que cria expectativas de uma resposta rápida que está no problema principal. Mas você pode romper com esse padrão sem perturbar a paz e gerar menos emails como resultado.

Soluções para e-mail excessivo

Como paramos de gerar emails em excesso? Algumas soluções são simples e rápidas, e um indivíduo pode fazê-las sem o apoio da empresa.

No exemplo anterior, a pessoa da equipe de TI provavelmente poderia reduzir o problema pela raiz conversando pessoalmente (ou telefonema com um funcionário remoto), em vez de responder por email. Se a pessoa de TI responder por e-mail, o colega em necessidade provavelmente não o lerá muito atentamente. Lembre-se, ela já está estressada com o problema do computador. Pode parecer muito pouco tecnológico, mas confrontar a colega de trabalho pessoalmente, com calma e profissionalmente, ajudará a lembrar o protocolo correto para arquivar tíquetes de ajuda no futuro, especialmente se a pessoa de TI explicar quaisquer outros trabalhos que tenham prioridade no momento. Explicar pessoalmente ajuda bastante.

Outra maneira de parar de gerar e-mails excessivos é encontrar boas ferramentas de assistente de e-mail que o ajudem a reduzir o e-mail na sua caixa de entrada, em vez de propagá-lo, como o Nudgemail. SaneBox (cerca de US $ 7 por mês) é a solução que eu recomendo. O Mailbird é um aplicativo cliente de e-mail que vem com uma opção de soneca e outros recursos que também podem ajudar.

Pare de usar sua caixa de entrada como sua lista de tarefas, tanto para tarefas pessoais quanto para tarefas relacionadas ao trabalho. Agora, existem muitas ferramentas excelentes que são muito melhores para atribuir tarefas, rastreá-las, atualizar os detalhes sobre elas e assim por diante, que não dependem de email. Eu gosto de Todoist, embora o Wunderlist também seja um ótimo aplicativo.

Se você conseguir convencer sua equipe ou departamento de trabalho a escolher uma ferramenta melhor para atribuições de tarefas, estará realmente em muito melhor forma. Além dos aplicativos de gerenciamento de projeto com força total, existem outros aplicativos de colaboração que são leves, fáceis de usar, mais rápidos de configurar e podem ser uma solução melhor para os desafios de sua equipe.

Para obter mais informações, consulte minhas outras dicas de como reduzir a sobrecarga de e-mail do escritório.