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Especialistas gostam de dizer que as reuniões matam a produtividade. Reuniões desnecessárias e mal planejadas certamente o fazem. Mas algumas reuniões são necessárias. As reuniões podem selar novos negócios. Eles podem lançar a equipe em novos empreendimentos produtivos. Eles podem corrigir o curso de um projeto que deu errado. E eles podem facilitar a camaradagem entre colaboradores que não conseguem ficar juntos no mesmo espaço. Quando você precisar absolutamente de uma reunião, precisará de algumas dicas para realizar reuniões mais produtivas, bem como do software certo para fazê-lo.
Agendamento
O Outlook provavelmente vem à mente como o típico software de escritório usado para agendar reuniões, mas acho muitos dos recursos do Outlook desajeitados e difíceis de aprender a usar como pretendido. Se todos os participantes da sua reunião forem usuários qualificados do Outlook, provavelmente você poderá encontrar um horário para a reunião que funcione para todos, reservar uma sala de conferências e obter essa reunião no calendário usando apenas o Outlook. Preciso de algo mais simples e sou um aficionado por ferramentas organizacionais, para que eu possa imaginar como os outros podem se sentir sobre o Outlook como uma ferramenta de agendamento.
Doodle.com é essa solução simples. É um dos meus sites favoritos para planejar reuniões e confraternizações. O Doodle.com é um site e serviço gratuito que simplifica o agendamento da criação de uma enquete. Você convida as pessoas para a enquete (enviando um URL ou convidando-as diretamente do Doodle) e elas marcam os horários em que estão disponíveis com base nas opções fornecidas pelo criador da enquete. É um sonho de eficiência tornado realidade.
Para saber mais sobre o Doodle, consulte minha entrevista com o fundador do Doodle, Michael Naef, que inclui um vídeo mostrando como o Doodle funciona.
Hospedagem de Reunião Virtual
Webex e GoToMeeting são dois dos serviços de reunião virtual mais conhecidos que, na minha experiência, tendem a ser usados por pessoas cujas empresas já possuem uma conta com esse provedor. As contas pagas de qualquer um são repletas de recursos, como a capacidade de gravar reuniões, conversar com outros participantes, compartilhar tudo o que acontece na tela do computador de alguém, conectar várias webcams e muito mais. O GoToMeeting requer uma instalação de aplicativo instalada para ser usada.
O Webex oferece uma conta gratuita (o GoToMeeting não oferece), mas vem com algumas limitações. Por exemplo, apenas uma pessoa pode hospedar reuniões e o número máximo de pessoas na reunião é três. Todos na reunião precisam usar o VoIP porque a discagem por telefone não é suportada e o host pode compartilhar sua área de trabalho, quadro branco e documentos, mas não aplicativos ou qualquer coisa executando remotamente. Portanto, se você estiver usando um desses serviços, provavelmente desejará a conta paga.
O Join.me é outra opção popular para hospedar reuniões virtuais. Como o Webex, ele tem uma opção gratuita, mas com poucas restrições nas limitações. Uma conta gratuita do Join.me aceita até 10 participantes em uma reunião virtual, suporta o compartilhamento de tela e a capacidade de compartilhar o controle (por exemplo, entregue algumas das tarefas de hospedagem a outro participante).
O MeetingBurner (gratuito; contas Pro a partir de US $ 39, 95 por mês) é outra opção executada no navegador sem a necessidade de instalações. Com uma conta gratuita, você pode realizar reuniões de até dez pessoas, mas o VoIP não é suportado - o Skype é, no entanto, e funciona diretamente no serviço.
O Skype não é uma ferramenta ruim para hospedar certos tipos de reuniões, mas nem sempre é tão confiável quanto alguns outros. Como nas outras ferramentas, uma conta gratuita do Skype vem com várias limitações (nenhum compartilhamento de tela é importante para reuniões e videoconferência com apenas outra pessoa), mas pode ser uma opção conveniente quando você precisa ter um áudio rapidamente ligue para pessoas espalhadas por todo o mundo… e que já têm contas do Skype.
Colaborando cara a cara
A maioria das ferramentas de webinar mencionadas acima facilita a colaboração virtual online, mas quando todos estão na mesma sala e podem conversar cara a cara, eu gosto de usar ferramentas que exigem menos gerenciamento.
O Google Drive (gratuito) é útil no escritório, porque várias pessoas podem atualizar documentos em tempo real. Você pode ver quando alguém está editando ou visualizando o mesmo documento que você abriu. Infelizmente, o Google Drive não é ideal para dispositivos móveis. Ainda acho muito mais fácil usar em um laptop durante as reuniões do que no aplicativo para iPad do Google Drive, por exemplo.
A Asana conquistou o mundo da colaboração com sua excelente ferramenta online de gerenciamento de tarefas colaborativas (e gerenciamento de projetos). É um ótimo serviço para uso em todos os seus ciclos de trabalho e mostra seu valor durante as reuniões para a criação de novas tarefas, como ações de acompanhamento atribuídas às pessoas no final de uma reunião.
Tomando notas
O Evernote (gratuito de US $ 45 por mês em prêmios) é o gorila de 800 libras de anotações, e eu o uso furiosamente durante as reuniões. Adoro o fato de ele possuir uma funcionalidade de gravação de áudio integrada, que permite capturar toda a conversa, caso precise consultá-la mais tarde. Também é excelente em um dispositivo móvel por seu recurso de câmera. Tire uma foto de um quadro branco, faça o upload para o Evernote e todo o texto da imagem é analisado pelo OCR e torna-se totalmente pesquisável.
O Minutes.io (gratuito), projetado com o objetivo explícito de levar minutos para reuniões, funciona em um navegador, mas opera on-line e off-line. Quando você é solicitado a fazer anotações oficiais para uma reunião inesperadamente, o minutes.io é iniciado rapidamente e funciona bem, fornecendo um modelo para a tarefa em questão.
