Organize-se: qual é a melhor ferramenta para organizar um negócio em crescimento?

"Qual ferramenta me ajudará a gerenciar melhor meus negócios em crescimento?" Um leitor chamado Rafael me escreveu no mês passado para fazer essa pergunta. Ele estava lendo sobre algumas das melhores ferramentas de gerenciamento de projetos, software de gerenciamento de trabalho, programas de comunicação e todos os outros aplicativos de produtividade destinados a impulsionar os negócios. Mas ele não conseguia descobrir qual seria o melhor para gerenciar seu trabalho.

"Comecei a trabalhar para uma pequena empresa de investimento imobiliário", escreveu ele, "e eles realmente precisam de ajuda para automatizar seus processos. Eles gerenciam as coisas principalmente por e-mail (argh!) E com planos de expansão, não é uma estrutura escalável. a essa altura. Eu estava pensando em usar o Asana ou o Teamwork Projects para otimizar as operações e queria sua contribuição. Para dar uma perspectiva, a equipe é composta por cinco funcionários internos que trabalham com investidores para comprar e vender propriedades ".

Rafael explicou ainda que pensa em cada propriedade como um "projeto" e queria criar uma lista de tarefas para cada uma que seriam atribuídas aos funcionários conforme necessário. As organizações gerenciam de 150 a 200 "projetos" por vez. E, de tempos em tempos, players externos precisam ter uma ideia do processo.

Ele também disse que a flexibilidade e a colaboração em equipe são de extrema importância, como em muitas empresas. Mas ele parecia bastante decidido a usar o Asana ou o Teamwork Projects. Aqui está a minha resposta:

Baralho de Cartas vs. Jogo de Tabuleiro

Pense em Asana como um baralho de cartas e pense em Teamwork Projects como um jogo de tabuleiro. Com um baralho de cartas, você pode jogar um jogo criado por outra pessoa ou criar seu próprio jogo. Com um jogo de tabuleiro, o jogo vem com regras, e você pode dobrá-las se quiser, mas de um modo geral, o jogo de tabuleiro foi projetado para ser jogado com você seguindo as regras.

Na minha experiência, o Asana leva tempo para implementar corretamente, mas, em última análise, você pode usá-lo como quiser. Os primeiros dias serão realmente confusos para todos que estão aprendendo a usar o sistema. O motivo é que sua equipe precisará definir as regras de como usá-lo. Não há maneira certa ou errada de usar o Asana.

Depois de algumas semanas, esperamos que os cinco funcionários estejam a bordo e provavelmente começarão a ajustar suas regras neste momento. Asana leva tentativa e erro. Também é necessária uma comunicação sólida da equipe para garantir que todos estejam usando a ferramenta da mesma maneira.

Agora vamos falar sobre projetos de trabalho em equipe. A equipe também levará algum tempo para se acostumar aos Projetos de Trabalho em Equipe, mas por um motivo diferente. As pessoas estarão explorando todos os recursos e inserindo tarefas pela primeira vez. Sua equipe provavelmente criará vários modelos que poderão ser reutilizados novamente para a próxima venda ou compra. Mas com os Projetos de trabalho em equipe, a chave é que você administrará cada compra ou venda de imóveis como um projeto.

Os projetos sempre têm datas de término e, no seu caso, é a data de encerramento. Eles geralmente têm marcos, talvez entrando em contrato ou colocando dinheiro em garantia. E com os projetos, as datas para esses prazos e marcos são importantes. Não faço idéia se os prazos são importantes para sua equipe ou não. Sua equipe diz coisas como "Vamos comprar esta propriedade até 1º de outubro" ou apenas "Vamos comprar esta propriedade" sem saber quanto tempo levará? Se você tiver prazos fixos, os Projetos de Trabalho em Equipe provavelmente serão melhores.

As ferramentas de gerenciamento de projetos, como Projetos de trabalho em equipe, permitem criar dependências entre tarefas para que uma tarefa não possa ocorrer até que todas as tarefas dependentes ocorram. Por exemplo, se você não puder contratar até a inspeção ser concluída, é possível configurar em Projetos de trabalho em equipe. Com o Asana, sua equipe pode optar por seguir essa regra, mas não fará parte do sistema. Você pode usar as duas ferramentas gratuitamente para ter uma idéia de como elas funcionam e, em seguida, atualizar para uma conta paga que terá mais recursos.

Escolhendo uma ferramenta

Entrei em contato com Rafael algumas semanas depois para ver se ele havia tomado uma decisão e como a ferramenta estava funcionando para sua equipe. Ele optou por experimentar os Projetos de Trabalho em Equipe. O ponto de venda, disse ele, era a capacidade de criar dependências entre tarefas. A configuração estava demorando, como esperado, mas Rafael também tinha ótimas notícias para compartilhar:

"Uma revelação que vale a pena mencionar é que há uma oferta de Teamwork Projects Startup, na qual eles dão às startups um ano de software de graça! Foi muito benéfico para fazer a mudança", escreveu Rafael.

Recursos adicionais

Para obter conselhos relacionados, consulte 7 maneiras de simplificar o gerenciamento de projetos em projetos de trabalho em equipe e usando o Asana nos negócios.

E para obter mais recomendações de aplicativos de negócios, consulte o Melhor Software de Colaboração de Negócios Online.