Organize-se: quando é possível excluir?

A economia de dados digitais é uma coisa engraçada. Muitas vezes, não há valor em mantê-lo (uma declaração discutível, e eu vou chegar a isso); no entanto, como não ocupa espaço físico e o espaço virtual é barato, nós nos apegamos a ele.

Mas há consequências para salvar tudo. Se você optar por manter ou excluir dados, de arquivos de trabalho a fotos e email, esta coluna o ajudará a refletir sobre seu dilema atual e a conceber novas estratégias para gerenciar a carga cada vez maior.

A psicologia dos poupadores

Optar por jogar fora ou excluir algo geralmente é mais uma situação psicológica ou emocional do que uma decisão racional. Muitas vezes, quando o dedo passa o mouse sobre a tecla Delete, o que nos impede de pressioná-la é o valor potencial percebido, não o valor real. Pensamos: "Pode haver informações nesse segmento de e-mail sobre o projeto que está concluído há dois anos e que precisarei no futuro". Ou "E se um dia eu aprender a usar o software de edição de fotos e limpar as imagens que não são muito boas?"

Quando salvamos e-mails, fotos, músicas, anotações e outros arquivos, muitos de nós não estão avaliando o verdadeiro valor dos dados como estão agora. Estamos pensando em circunstâncias futuras que podem ou não ocorrer. Nós nos apegamos às coisas porque qual é o mal nisso? O espaço de armazenamento digital está mais barato do que nunca. Você pode obter muito armazenamento baseado em nuvem gratuitamente. Discos rígidos externos não são tão caros. E a quantidade de espaço disponível em um computador doméstico, tablet e smartphone típico - mesmo que você compre a menor parcela - é muitas vezes mais do que jamais poderia ter sido uma década atrás.

Uma escola de pensamento é que, com todo esse espaço disponível, nunca devemos excluir nada. O arquivamento é bom, mas não há valor em apagar. Erre no lado da cautela e salve tudo. As pessoas neste campo - vamos chamá-los de poupadores - geralmente prosperam no conceito de valor potencial. "E se o nosso negócio descobrir como extrair informações valiosas de todos esses e-mails antigos?" E eles provavelmente também adotam uma abordagem preservacionista: "Ainda não sabemos o valor da história desses dados, portanto devemos preservá-lo pelo tempo em que o conhecermos".

No entanto, quando os poupadores tentam acessar seus dados preservados, eles geralmente encontram alguns problemas inesperados no mundo real. Primeiro, como disse um colega meu no departamento de TI: "O armazenamento é barato, mas a manutenção é cara". Há um custo - em dinheiro, tempo ou ambos - associado à indexação e recuperação de arquivos, dependendo de onde e como eles são arquivados. Se você acha que possui todas as informações de que precisa, porque arquiva diligentemente seus arquivos do Outlook, eu desafio você a tentar recuperar algo específico. Enviar arquivos para arquivar é fácil. Extraí-los e encontrar o que você quer é uma dor no pescoço, e poucas pessoas realmente fazem isso. Os poupadores salvam tudo não porque precisam de seus dados, mas porque gostam da ideia de poder obtê-los, se precisarem. Pergunte a si mesmo se esses arquivos.PST que você se recusou a excluir nos últimos 10 anos não passam de um cobertor de segurança.

Em outras palavras, quando você arquiva algo, dependendo de onde e como ele é arquivado, pode ficar inacessível e causar mais problemas do que vale a pena recuperar.

Uma abordagem equilibrada para salvar e arquivar

Uma abordagem melhor, na minha opinião, é ter uma clara distinção mental entre "arquivos de trabalho" ou "dados ativos" e outros tipos de dados. Eu uso o termo "arquivos de trabalho" para descrever os dados necessários para o trabalho atual em andamento ou o trabalho concluído recentemente o suficiente para que eu possa razoavelmente precisar acessá-lo em um futuro próximo. "Dados ativos" significa essencialmente a mesma coisa, mas pode descrever melhor os arquivos de computador que não estão vinculados ao trabalho, como fotos de família e entretenimento (músicas e vídeos). Há uma diferença entre a música que você toca ativamente e a música que você coletou para coletar, mas provavelmente não tocará… nunca.

A idade de um arquivo nem sempre informa se ele está ativo. Por exemplo, você pode considerar algumas fotos antigas ativas se pretender compartilhá-las ou incorporá-las a um projeto, como histórico familiar ou calendário de parede. No entanto, se você tiver 18 versões da mesma composição de fotos e 16 delas estiverem desfocadas, as chances de você usar essas 16 fotos ou obter qualquer valor delas são extremamente baixas. Quando o valor de um arquivo é tão baixo, é lixo. Solte o valor potencial imaginado e exclua-o.

Também acho que ajuda pensar em arquivar de maneira semelhante à exclusão, ou seja, uma vez que algo é arquivado, ele é essencialmente inacessível, mesmo que não tenha saído para sempre.

Aqui está um exemplo muito claro: o governo dos EUA determina que os americanos precisam manter registros fiscais de sete anos, para que todos esses dados estejam "ativos" e precisem ser salvos de maneira a serem facilmente acessíveis. Seus registros fiscais de mais de sete anos atrás provavelmente podem ser arquivados porque é altamente improvável que você precise acessá-los, mas há uma pequena chance de que você ou sua família, parceiros de negócios ou consultor jurídico possam precisar ou desejá-los no futuro.

Como saber quando excluir (ou arquivar)

Como você sabe quando não há problema em excluir os dados e arquivos do seu computador? As regras estabelecidas por você provavelmente variam de acordo com o tipo de arquivo; portanto, aqui estão algumas dicas para arquivos típicos do escritório (processamento de texto, planilhas, apresentações etc.), email, fotos e músicas e vídeos.

Identifique o valor. Na prática, na hora de limpar a bagunça, identifique o que você precisa ou deseja saber sobre o trabalho, dados ou arquivo e onde você o encontrará. Em seguida, procure lugares onde está duplicado - que muitas vezes é o mesmo lugar em que você pode começar a usar a tecla Delete.

Por exemplo, digamos que você salve o seguinte: PDFs das faturas enviadas, cópias dos cheques das faturas pagas e uma planilha de todas as atividades de faturamento. Em algum momento após o recebimento do pagamento, convém excluir (ou arquivar) os PDFs da fatura. O negócio está concluído, a verificação foi concluída e você tem um bom registro do progresso.

Exclua fotos enquanto fotografa. Com fotos, lembre-se de que apenas porque você tem a capacidade de salvar dezenas de milhares de imagens, não significa que você deveria. Adquira o hábito de excluir imagens fora de foco e outras fotos ruins ao tirá-las (afinal, é uma das coisas mais bonitas da fotografia digital).

Lixeira de emails de rotina. Para e-mail, exclua as mensagens de rotina e a comunicação rápida que não contém nenhuma informação necessária posteriormente. A maioria das pessoas pode classificar por destinatário e saber onde estará a maior parte desses arquivos.

Salve apenas uma cópia dos anexos de email. Exclua emails com anexos, mas salve o anexo localmente quando necessário. Ou vice-versa: guarde o email, descarte o arquivo. De qualquer forma, os anexos de e-mail são um bom local para identificar duplicação, e você só precisa de uma cópia. Para obter mais dicas sobre email especificamente, consulte "Como evitar sobrecarga de email".

Despejar (ou arquivar) mídia que você não reproduz. Para todos os acumuladores de música e vídeo, seja realista sobre quais arquivos você realmente reproduzirá. Se você é realmente um usuário de mídia pesada, aproveite os serviços em nuvem que concedem uma licença à mídia que você possui (à la iTunes Match) para que você não precise armazenar cópias locais das coisas que você deseja, mas nunca realmente jogar.

Talvez seja apenas minha personalidade, mas sinto uma sensação de liberdade quando não estou atolada em arquivos que simplesmente não preciso. O exercício de excluir até mesmo um pouco de dados inúteis, ou arquivos que não têm valor real, me ajuda a sentir que estou focando mais nos dados que são importantes.