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Brooke Zimet sabe em primeira mão como é estragar o preenchimento de formulários de segurança no local de trabalho. Hoje, Zimet é consultor sênior de recursos humanos profissionais (RH) certificado pela Sociedade para Gerenciamento de Recursos Humanos (SHRM) e proprietário da TalentShip LLC em Portland, Oregon. Mas em seu primeiro emprego como assistente de RH, seu empregador foi multado porque Zimet não Foi ensinado como preencher adequadamente os registros da Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA) quando os trabalhadores ficaram doentes ou feridos no trabalho. Uma auditoria surpresa dos inspetores da OSHA descobriu seus erros. "Se nunca aconteceu antes, há tanta coisa que você nem percebe que precisa saber", disse Zimet.
A partir de 2017, será ainda mais importante para as empresas acertar a documentação de segurança no local de trabalho. É quando um novo regulamento da OSHA entra em vigor, exigindo que aproximadamente 750.000 empregadores enviem eletronicamente relatórios anuais de doenças e lesões dos trabalhadores à agência, que publicará os dados em seu site.
Não deve ser muito difícil para os empregadores cumprirem. Mas, como aprendi com fornecedores de tecnologia e especialistas do setor, as empresas não podem confiar apenas no software de RH para fazer o trabalho. E cometer erros - ou mesmo sendo muito cuidadosos - pode voltar a morder você.
Fornecedores de tecnologia de RH meditando atualizações de software
O novo regulamento da OSHA, finalizado no início de maio, afeta empresas americanas com mais de 250 funcionários, bem como empresas com 20 ou mais trabalhadores em várias dezenas de indústrias de alto risco, incluindo construção, mercearias, manufatura e casas de repouso.
Sob o novo requisito, a OSHA publicará dados de segurança do trabalhador em seu site, com a expectativa de que "a divulgação pública de dados sobre lesões no trabalho incentive os empregadores a aumentar seus esforços para evitar lesões e doenças relacionadas ao trabalho", segundo um comunicado da agência. A nova regra instrui os empregadores a informar os trabalhadores sobre como eles podem relatar ferimentos e os impede de retaliar os funcionários por fazê-lo.
Depois que a OSHA divulgou os regulamentos atualizados, entrei em contato com mais de meia dúzia de fornecedores de tecnologia, incluindo fornecedores de gerenciamento de RH local e baseado em nuvem e software de presença e horário. Eu queria saber se eles estão planejando atualizações para ajudar os clientes a cumprir.
Eu recebi uma variedade de respostas. A ADP está trabalhando para aumentar a capacidade, de acordo com um porta-voz da gigante de processamento de folha de pagamento. Um porta-voz do SAP SuccessFactors Perform and Reward diz que o módulo "Horário e presença central dos funcionários" da empresa pode ser configurado para rastrear e compilar ausências por tipo, incluindo doenças e lesões relacionadas ao trabalho. No entanto, os usuários terão que baixar os dados em um formato eletrônico aceitável pela OSHA para transmiti-los à agência.
Outros fornecedores de tecnologia de RH ainda estão descobrindo o que vão fazer. Jonathan Rejholec, gerente de produto sênior da BambooHR, quer ver se os clientes pensam que é um recurso importante antes de tomar qualquer tipo de ação. A Ultimate Software também está adotando uma abordagem de esperar para ver antes de decidir se deve ou não atualizar seu serviço de gerenciamento de RH UltiPro. A Kronos está procurando o produto Kronos SaaShr. O PlanSource, que oferece principalmente software de administração de benefícios, está conversando com os fornecedores de tecnologia com os quais faz parceria em outras funções de RH, a fim de determinar a melhor forma de lidar com a situação. Nir Leibovich, CEO da GoCo, uma startup com uma plataforma de RH baseada em freemium que rivaliza com a Zenefits, está tentando estimar quantos de seus clientes o regulamento afetaria. Os clientes da GoCo normalmente têm de cinco a 300 funcionários, e Leibovich diz que não conseguiu encontrar dados sobre quantas empresas desse tamanho se enquadram na designação de alto risco do setor da OSHA.
O autor e palestrante de negócios e tecnologia, Phil Simon, diz que os fabricantes de software de RH adicionarão a função se quiserem ser vistos como concorrentes legítimos como ADP, Oracle, Workday e outros grandes nomes do setor. Por outro lado, "tenho certeza de que haverá muitas empresas que mantêm isso em uma planilha ou que não sabem que seus técnicos de RH poderiam fazer isso", disse Simon, que trabalhou anteriormente para o fornecedor de tecnologia de RH Lawson Software (agora parte do Infor).
Limpar dados, obter treinamento e outras maneiras de se preparar
Os empregadores não ficam totalmente afundados se o fornecedor de tecnologia de RH do qual eles compram não atualiza seu software para acomodar a nova regra de relatórios eletrônicos. Semelhante ao SAP SuccessFactors Perform and Reward, muitos sistemas de software e gerenciamento de planejamento de recursos empresariais (ERP) e RH já geram relatórios de ausência. A partir daí, as empresas terão que dar o passo extra de extrair os dados relevantes do sistema e de forma que a OSHA aceite.
Antes que as empresas possam enviar dados, eles precisam se certificar de que estão limpos. Chegar a esse ponto pode ser mais difícil do que parece. Em algumas organizações, quando um trabalhador é ferido, um supervisor ou gerente no chão de fábrica preenche um relatório de incidente ou espera que o RH diga o que fazer. Como resultado, algumas vezes os formulários não são preenchidos corretamente ou estão incompletos. "Noventa e cinco por cento do tempo em minha experiência, o sistema não funciona corretamente porque alguém não prestou atenção à qualidade dos dados", disse Simon.
Para garantir que isso não aconteça no futuro, as empresas podem colocar pessoal que rotineiramente preenche os formulários de segurança no local de trabalho por meio de treinamento relevante. Agências estaduais de segurança dos trabalhadores, como a Oregon OSHA, oferecem aulas on-line. O mesmo acontece com a OSHA, através dos Centros Educacionais do Instituto de Treinamento da OSHA, uma rede nacional de organizações sem fins lucrativos que oferecem aulas autorizadas por agências.
Zimet diz que as organizações também precisam ter cuidado com a quantidade de informações que compartilham. Antes da mudança, os empregadores erravam do lado da cautela e relataram demais. "Mas se você fizer isso agora", alertou ela, "poderá ser penalizado. Você não quer ter muitos incidentes e acidentes, porque isso provocará uma inspeção".
Se as pequenas empresas tiverem concorrentes maiores que precisam cumprir os novos regulamentos, a Zimet diz que poderia iniciar mais investigações da OSHA em seu setor. "Portanto, os pequenos também precisam se manter em conformidade", disse ela.
Zimet trabalhou na equipe (ou sob contrato) de várias empresas de saúde e educação infantil, dois setores que a OSHA considera de alto risco para doenças e lesões no local de trabalho e, portanto, inspeciona com mais frequência. Ela acha que passou por pelo menos oito inspeções ao longo dos anos. Se a nova regra de relatórios online acionar uma auditoria da OSHA, ela sugere que as empresas criem uma lista de verificação à qual os registradores podem se referir. A lista de verificação deve incluir instruções sobre onde os dados são armazenados e perguntas que a OSHA geralmente faz nas auditorias. "Isso pode ser tão simples quanto ter uma seção de segurança na intranet da empresa ou criar um wiki", disse ela. "Muitas empresas têm essas coisas desatualizadas em fichários.
