Organização: ótimas dicas para obter melhores nomes de arquivos

Como você e seus colegas de trabalho nomeiam seus arquivos é tão importante quanto o nome de suas pastas. Fazer isso de maneira inteligente, sistemática e lógica desde o início posiciona sua empresa em busca de sucesso, crescimento a longo prazo e estabilidade.

Muitas empresas que consideram um novo impulso organizacional provavelmente têm um enorme estoque de arquivos antigos que não desejam renomear (pelo menos não imediatamente). Tudo bem. Você tem que começar algum dia.

Em muitos casos, faz sentido implementar um novo sistema ao iniciar um novo projeto, equipe, trimestre fiscal ou ano - quaisquer que sejam os principais marcos de sua empresa. Faz sentido começar em um momento significativo, em parte, por causa de como você lida com os arquivos desorganizados. Em um ano, você poderá encontrar e gerenciar tudo o que é necessário sem esforço, mas não poderá encontrar coisas mais antigas que antecedem seu novo sistema com a mesma facilidade. Vou lhe dar alguns truques para lidar com esses arquivos sem passar meses (ou a juventude de um estagiário) renomeando todos eles.

Nomes de arquivo

Como nas pastas, os nomes dos arquivos devem ser:

• único

• indicativo do que o arquivo contém

• de acordo com o modo como sua empresa pensa sobre as informações

• digitalizável (com o olho humano) de acordo com a forma como você e seus funcionários encontram informações

• naturalmente ordenado alfabeticamente

• consistente!

Único. É absolutamente crucial que os nomes dos arquivos sejam exclusivos, especialmente se você trabalha em um ambiente colaborativo e, principalmente, se você copia frequentemente arquivos para um servidor. Se você não possui um sistema para manter os nomes de arquivos exclusivos, corre o risco de substituí-los e perder todos os seus dados. Em ambientes colaborativos, é comum substituir arquivos intencionalmente. Se, como eu, você se interessar pelo aviso pop-up ("Tem certeza de que deseja substituir o arquivo existente pelo mais recente?"), Nada impedirá que você substitua o arquivo errado, se ele tiver o mesmo nome.

Por exemplo, digamos que tenho uma nova fatura da Gray's Electronics chamada Grays-invoice.pdf, datada de ontem. Eu posso colocá-lo no servidor na pasta Faturas e receber um aviso de que um arquivo com esse nome já existe. Também posso supor que, desde que a fatura chegou ontem, alguém a colocou lá - mas o departamento de contabilidade assinou essa fatura, então a minha deve ser a mais recente, então substituirei a antiga. A coisa toda desmorona quando alguém me pede mais tarde naquele dia para retirar a fatura anterior de Gray, você sabe, a de dois meses atrás… aquela com o mesmo nome de arquivo, que agora se foi.

Indicativo. Parece bobagem afirmar que os nomes de arquivos devem indicar o que eles contêm, mas eu já vi isso errado várias vezes. Muitas pessoas assumem que, quando aninham um dentro de uma pasta, a pasta cuida do nome da categoria maior. Eles também assumem falsamente que o conteúdo mais relevante de um arquivo para eles também será óbvio para qualquer pessoa que precise acessar o arquivo. Vamos dar o exemplo de faturamento novamente. Digamos que o departamento de contabilidade encontre as faturas de três maneiras: número da fatura, identificação fiscal e o mês fiscal em que foi paga. A contabilidade não se importava com o fato de ser "a fatura de Gray".

Eu pessoalmente uso dois identificadores principais para todos os meus arquivos: datas e códigos numéricos. Em casa, escrevo várias vezes por mês. Todos os arquivos de texto e fotos que eu uso no meu blog são classificados com uma data de quatro dígitos (YR MO) e o classificador "bg" para "blog". Uma foto de um mercado em Montreal, tirada durante uma viagem em setembro de 2010, é chamada 1009bg_montreal_market.jpg. Os números de quatro dígitos funcionam nos arquivos do meu blog, porque eu escrevo apenas em média quatro ou cinco postagens por mês.

Às vezes, porém, posso ter dezenas de fotos de um mês em particular. Nesse caso, eu os codifico com um número de seis dígitos, adicionando o dia ao final, ou abrevio algum outro significante para salvar caracteres, para que eu possa adicionar mais texto descritivo aos nomes dos arquivos. Por exemplo:

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg

Antes mesmo de abrir os arquivos, sei que essas são duas fotos de pimentas que publiquei no meu blog (bg), tiradas em setembro de 2010 (1009), em Montreal (mnrl), no mercado (mkt).

Outro truque, se você viaja muito, use o código do aeroporto para indicar o local: YUL para Montreal, LAX para Los Angeles, LHR ou LGW para Londres e assim por diante.

Em linha com o processo de pensamento de negócios. Como você deve ter adivinhado no exemplo acima, sei que posso contar com minha memória para extrair informações por data. Ao decidir como suas convenções de nomenclatura funcionarão, você precisa saber como sua empresa se lembra das informações. Mas as datas também matam dois coelhos com uma cajadada. Eles codificam o arquivo para quando ocorreu ou foi significativo e permitem obter nomes exclusivos. Nunca vou abrir fotos acidentalmente da minha viagem a Montreal a partir de 2006 quando realmente quero as de 2010, mesmo que eu tenha tirado fotos nos mercados nas duas vezes.

Eu absolutamente recomendo incluir uma data nos seus nomes de arquivo. A única questão real é: qual data é mais útil para os seus negócios? A data em que uma fatura foi enviada ou processada, ou a data em que o trabalho foi concluído ou quando o contrato foi assinado? Proprietários de empresas, líderes de equipe e gerentes de departamento devem fazer a chamada final, mas conversem com as pessoas que trabalham mais no dia-a-dia primeiro. Eles são os únicos que saberão o que realmente faz sentido.

Digitalizável. Ao abrir uma pasta, você deseja conhecer seu conteúdo imediatamente, sem abrir arquivos ou semicerrar os olhos nas visualizações em miniatura. A concepção da convenção correta de nomeação de arquivos inclui descobrir quais são as principais informações em cada documento. Estremeço quando vejo o computador de alguém com o arquivo resume.doc. Qual currículo é esse? Quando foi atualizado? É uma versão longa ou curta? Para onde será enviado? 1102_CV_marketing_digital.doc pode ser o currículo que destaca sua experiência em marketing digital, enquanto 1102_CV_short.doc pode ser o currículo profissional genérico que você pretende atualizar quando se inscrever na faculdade de direito.

Pense em quanto mais produtivo você e seus colegas poderiam saber, com alta certeza, o que cada arquivo continha antes de abri-lo.

Ordenado naturalmente. Outro motivo pelo qual eu gosto de usar datas como identificadores é porque tudo ficará em ordem cronológica quando a pasta estiver classificando os arquivos por nome, que normalmente é o padrão. A classificação por data real do arquivo informa apenas quando os arquivos foram atualizados pela última vez, e é improvável que isso seja a principal coisa que você deseja ou precisa saber. Se você sempre colocar o YR MO DA no início do nome do arquivo, sempre terá ordem.

Consistência. Anteriormente, fiz a analogia de que ser organizado é como ficar em forma. A mudança não acontece da noite para o dia. As recompensas vêm a longo prazo, não a curto prazo. Você precisa fazer as mudanças certas para você e que vão durar, em vez de seguir uma dieta da moda. Quando tiver a sensação de que encontrou uma solução com a qual pode viver, atenha-se a ela!

Lidando com arquivos ou arquivos antigos de forma inteligente

Ninguém espera que você reorganize e renomeie todo o arquivo de dados. Não é uma maneira valiosa de gastar seu tempo, e é ridículo pensar que você poderia fazê-lo. Então, o que você deve fazer com todos esses arquivos e pastas desorganizados do passado?

Pensar em todos os seus arquivos de uma vez é incontrolável. É por isso que eles estão desorganizados! A maneira mais fácil de começar a lidar com seus arquivos é pensar em dois grupos: antigos e realmente antigos. Como você define velho e realmente velho é com você.

Para mim, "realmente antigo" significa que tenho mais de 99% de certeza de que não acessarei o arquivo novamente - mas isso pode acontecer. Coisas "realmente antigas", para mim, também precisam ter pelo menos três anos de idade. Os arquivos que atendem a esses dois critérios estão prontos para arquivar no disco.

Normalmente, "antigo" refere-se a arquivos nos quais trabalhei dentro de um e três anos atrás. Eles ficam no meu disco rígido ou servidor, onde eu posso acessá-los, se necessário, mas são despejados em pastas do ano. Tenho pastas rotuladas como "2010", "2009" e "2008".

Colocar conteúdo antigo em pastas por ano permite fazer uma limpeza de primavera. Você já tentou limpar completamente o seu armário sem esvaziá-lo? Isso não funciona. Para se organizar, você precisa de um novo começo. A varredura de todos os seus arquivos em pastas por ano fornece um início limpo, sem remover nada do que você realmente precisa. Você precisa ver uma janela limpa e arrumada antes de se organizar!

O que você faz com um arquivo que se estende por vários anos? Cole-o na pasta do ano mais recente. Você trabalhou nisso no ano passado? Então deve estar nas pastas do ano passado. Se você está preocupado, não será capaz de encontrá-lo, por quê? Seus arquivos já estão uma bagunça! Você provavelmente precisa procurar o arquivo de qualquer maneira, então o que importa se ele estiver aninhado em mais uma pasta?

Aprendizado

Os pontos importantes de retirada deste artigo são:

1. A convenção de nomenclatura de arquivos que sua empresa usa precisa ser entendida por todos na organização.

2. As convenções de nomeação de arquivos devem ajudar as pessoas a encontrar informações rapidamente, verificando nomes ou procurando datas ou outros significantes no nome.

3. Arquivos "ordenados naturalmente" são mais fáceis de digitalizar e classificar.

4. Seja consistente com as convenções de nomenclatura.

5. Evite um grande projeto de revisão simplesmente arquivando dados antigos por ano.