Organização: compartilhamento de dados mais inteligente

A comunicação é a força vital de todos os negócios. No entanto, muitos líderes empresariais, envolvidos nos desafios do dia-a-dia, ignoram a necessidade de oferecer aos funcionários maneiras práticas de compartilhar informações.

O que quero dizer com "compartilhamento de informações" abrange comunicação oral, documentação escrita, manutenção de um servidor, escrita de email e muito mais. Para os fins deste artigo, vou me concentrar em documentos eletrônicos, mas é extremamente importante considerar como o compartilhamento de informações ocorre em toda a organização e em todos os níveis.

A importância do compartilhamento

Por que o compartilhamento de informações é importante? Quanto melhor for o compartilhamento de informações, mais efetivamente sua empresa funcionará. Fornecer aos funcionários as informações de que eles precisam para ter sucesso em seu trabalho e melhorá-los também aumenta sua satisfação no trabalho.

Quando as informações não são bem compartilhadas, as empresas correm com menos eficiência e desperdiçam dinheiro. Toda vez que um novo funcionário se junta à equipe - seja como substituto permanente, temporário (incapacidade, licença de maternidade, sabático) ou em uma nova função - essa pessoa precisa aprender muito sobre sua função profissional, bem como como o negócio opera. Quando os funcionários compartilham bem as informações, os novos membros da equipe aprendem o que precisam saber mais rapidamente. E o que eles realmente precisam saber é como e onde encontrar informações, em vez de respostas específicas a perguntas. É o princípio "ensinar um homem a pescar".

Um dos custos mais caros de uma empresa é a contratação por causa do tempo perdido na obtenção de novos funcionários atualizados. Quanto mais rápido os funcionários descobrirem como responder às suas próprias perguntas, mais cedo poderão fazer contribuições significativas para seus resultados. Seu objetivo no aprimoramento do compartilhamento de informações em toda a empresa é facilitar para que as pessoas resolvam seus próprios problemas. Outro objetivo é minimizar o número de vezes que as pessoas repetem os mesmos erros. Imagine o quanto sua empresa poderia operar de maneira mais suave e lucrativa se você minimizasse esses custos.

Tipos de informações que os funcionários compartilham

Vamos considerar alguns tipos específicos de informações que devem ser compartilhadas: documentação processual, organogramas da equipe, gráficos de fluxo de trabalho, informações de contato da equipe, informações de contato do cliente e formulários de recursos humanos. Provavelmente, sua empresa tornou os formulários de RH facilmente acessíveis a todos os funcionários - geralmente porque a lei exige. No entanto, quando se trata de todos os outros documentos, é provável que estejam desatualizados ou que não existem.

Em vez disso, muitas das informações que devem ser anotadas são armazenadas na cabeça de alguém, o que é problemático por vários motivos. Para iniciantes, uma pessoa nunca deve ser a única detentora de informações críticas aos negócios. É muito arriscado. Se essa pessoa ficar doente, sair da organização ou se ressentir de pessoas ou práticas dentro da organização, isso poderá atrasar os negócios! Segundo, quando as informações são armazenadas na cabeça de alguém e não em um local visível, ninguém mais pode contribuir. Terceiro, outras pessoas que precisam das informações nunca têm certeza se possuem a versão mais atualizada. As razões continuam e continuam.

Um dos ativos mais surpreendentes da força de trabalho de nível básico é que eles sabem como procurar as coisas. Se eles precisarem saber algo (como escrever fórmulas no Excel) e conseguirem descobrir os termos básicos usados ​​para descrevê-lo (por exemplo, soma, produto, planilhas vinculadas), poderão encontrar a resposta on-line.

Com demasiada frequência, as empresas não são concebidas para suportar este tipo de auto-suficiência. No local de trabalho, você nem sempre pode procurar a resposta. Às vezes, você precisa caçar pessoas e retirar as informações necessárias, como mencionei na seção anterior. As respostas não são armazenadas em um local pesquisável. Mas eles deveriam ser!

Levando as pessoas a compartilhar

Se você está lendo este artigo e pensa: "Minha empresa está no mato. W nunca terá tempo ou recursos para fazer esse tipo de trabalho de registro em atraso", não tenha medo. Veja como você o divide em um projeto gerenciável em quatro etapas.

1. Explique a importância do compartilhamento. Diga sem rodeios às pessoas da sua organização, em uma reunião de 15 minutos, por que é importante ter documentos compartilhados.

2. Reserve meio dia para o projeto de documentação. Compre um almoço para todos, se você precisar melhorar o acordo.

3. Se sua empresa estiver organizada em equipes, cada equipe deve se reunir para discutir quais documentos eles precisam montar ou atualizar. Eles também podem priorizar quais documentos são mais importantes para criar com base em que conhecimento vive apenas na cabeça de uma pessoa.

4. Durante o projeto de meio dia, cada pessoa será responsável por apenas um documento. Para processos complicados, duas ou mais pessoas podem ser responsáveis. O objetivo do projeto é configurar os documentos de que a empresa precisa - não finalizar todos totalmente naquele dia.

No final do projeto de meio dia, os membros da equipe (ou toda a organização, se a sua empresa for pequena) devem compartilhar entre si o que criaram e até que ponto chegaram. Certifique-se de que todos entendam que todos os documentos devem se tornar documentos vivos.

Esse último passo é crucial e merece uma ou duas palavras de explicação.

Documentos vivos

Um documento ativo é aquele que muda com o tempo e geralmente pode ser alterado por um grupo de pessoas, não apenas um administrador. É crucial que todas as pessoas afetadas pelos documentos tenham a chance de avaliar como são tratadas e o que há nelas, mesmo os funcionários mais jovens, que podem ser as pessoas mais bem informadas sobre determinadas tarefas.

Todo o objetivo dos documentos vivos é torná-los abertos e transparentes para todas as pessoas que precisam de acesso a eles - e não apenas aos funcionários existentes, mas também aos futuros funcionários.

Recentemente, um amigo meu precisou consertar uma planilha que sua organização usava para calcular custos em um departamento. A planilha continha fórmulas incorretas e a pessoa que a configurara havia bloqueado o arquivo - e se aposentado alguns anos antes. Depois de bisbilhotar um servidor compartilhado, meu amigo encontrou um documento que somente a equipe sênior podia acessar, que continha a senha. Ele teve muita sorte por o funcionário anterior ter pensado em colocar essas informações em um local onde as pessoas certas pudessem encontrá-las. No entanto, mesmo nesse caso, seria melhor que meu amigo (e toda a equipe sênior) soubesse antecipadamente que esse documento com a senha existia, onde estava localizado e como foi nomeado.

Consistência

Os documentos vivos podem ser mantidos em servidores compartilhados ou gerenciados como um wiki. Se os arquivos estiverem hospedados em um servidor, você precisará implementar suas diretrizes para convenções de nomenclatura, para que, à medida que as pessoas adicionem novos arquivos e pastas ao servidor (ou arquivem arquivos antigos), estejam fazendo isso de maneira consistente. Se todos estiverem na mesma página, os nomes serão consistentes e todos poderão encontrar o que precisam rapidamente.

A última etapa no compartilhamento de informações é disponibilizar os documentos vivos para as pessoas que precisam deles e, para isso, você precisará retornar às convenções de nomenclatura de arquivos e pastas. Mesmo se você criar um wiki, convém ter algum tipo de padrão para saber como as páginas são nomeadas e organizadas no site.

Certifique-se de explicar a todos os funcionários quais convenções de nomenclatura estão sendo usadas e por quê. Seja claro sobre o que você quer que eles façam e por quê. Aqui estão alguns pontos-chave para enfatizar:

1. Ser organizado nos ajuda a ter sucesso como negócio e como equipe.

2. O uso de convenções de nomenclatura consistentes mantém todos na mesma página e aprimora a mentalidade de nossa equipe.

3. Ter um sistema economiza seu tempo, porque você poderá encontrar as coisas rapidamente.

4. Você minimizará seus próprios erros, como excluir dados ou substituir arquivos.

5. À medida que a organização cresce, poderemos lidar com novos negócios com mais eficiência.

6. Quando contratamos novos funcionários, treiná-los levará menos tempo e colocá-los em nosso padrão de pensamento acontecerá mais rapidamente.

Aprendizado

As idéias importantes a serem retiradas deste artigo são:

1. Compartilhar informações é crucial para o sucesso dos negócios e requer a participação de todos.

2. Os documentos vivos podem e devem mudar ao longo do tempo; os documentos vivos devem estar acessíveis a várias pessoas capazes de alterá-los, bem como visíveis a todas as pessoas que confiam neles, mas presentes e futuros.

3. Os documentos rotulados e armazenados de maneira consistente são fáceis de encontrar e, portanto, serão realmente utilizados.