Vídeo: Como organizar a ficha de clientes+Dicas (Outubro 2024)
Ficar e manter-se organizado é como perder peso. Soluções de curto prazo não funcionam. Você precisa fazer mudanças no estilo de vida que você e seus funcionários ou parceiros de negócios possam aderir a longo prazo.
Nesta série, fornecerei dicas sobre como organizar seus negócios e seus dados pessoais, abordando:
1. Como sua empresa pensa em informações.
2. Convenções de nomenclatura para pastas e como pensar sobre elas.
3. Convenções de nomenclatura para arquivos.
4. Compartilhamento de informações.
5. Como gerenciar email.
Uma dieta para ser organizado
No que diz respeito à perda de peso, algumas pessoas acham que uma dieta de cinco ou seis pequenas refeições ao longo do dia funciona para elas, enquanto outras precisam de três refeições regulares e absolutamente nenhum lanche entre elas. Algumas pessoas compram uma academia (o ímpeto de ir de fato pode vir do dinheiro que gastaram), enquanto outras preferem colocar pequenos exercícios em sua rotina diária, como subir as escadas em vez do elevador ou andar de bicicleta para o trabalho.
O ponto é que as mesmas soluções não funcionam para todos. É o mesmo com ser organizado.
Formas de Pensar em Informação
Organizar - e permanecer - deve ser um compromisso de estilo de vida para o seu negócio. Todos os funcionários e partes interessadas nas operações do dia-a-dia devem poder seguir o programa. Seu sistema para organização deve consistir em práticas que se encaixam nas rotinas de todos, seja para executar pequenas etapas de maneira consistente, como excluir arquivos desnecessários à medida que você avança, ou executar etapas maiores em um cronograma regular, como reservar todas as sextas-feiras à tarde para limpeza caixas de entrada.
Portanto, antes de colocar você e seus colegas de trabalho em uma nova dieta para organização, reserve um momento para refletir sobre como sua empresa vê a organização da informação. Algumas possibilidades são:
• por data ou mês, como quando algo ocorreu pela primeira vez ou está programado para ser concluído
• pelo nome do projeto
• pelo nome da pessoa responsável
• por trimestre fiscal
Combinando Práticas à Realidade
É importante não tentar ajustar um desses sistemas organizacionais ao seu negócio, se não refletir como a sua equipe realmente opera. Pergunte aos seus colegas, se eles precisavam encontrar um documento específico, talvez uma fatura ou um contrato, onde eles procurariam primeiro? Mais importante, como eles ficariam? Eles pesquisam no computador ou na rede da empresa pelo nome do fornecedor, data, descrição do produto? Eles abrem uma pasta e vasculham os nomes dos arquivos, ou classificam por data ou classificam por tipo de arquivo? Quanto tempo eles levam para encontrar as informações? Eles estão perdendo tempo porque estão pesquisando de uma maneira que não os ajuda a restringir seus resultados rapidamente?
Você não precisa de uma reunião formal para fazer isso. Basta aparecer e perguntar. Você levará dois minutos.
Pode haver mais de uma resposta. Às vezes, você pode se lembrar do mês e ano em que um projeto foi lançado, enquanto seu colega pode se fixar no nome do projeto. E nos dois casos, a informação não é necessariamente estática. Talvez o projeto tenha um nome de código durante o desenvolvimento e talvez tenha sido lançado tarde. No próximo artigo sobre convenções de nomenclatura de pastas, explicarei como implementar um sistema que pode lidar com esses tipos de incongruências.
Sleep On It
A realização deste exercício deve ajudar a moldar sua compreensão de como sua empresa deve estruturar suas informações - mas durma um ou dois dias e tente novamente antes de tomar decisões ou alterações em sua estrutura existente. Às vezes esquecemos por que certas práticas estão em vigor e sua mudança abrupta poderia, inadvertidamente, destruir alguma outra lógica de negócios.
Por exemplo, eu costumava trabalhar em um escritório em que os contratos de freelancer eram classificados em duas pastas de arquivos suspensas, uma para faturas e outra para formulários de impostos. Pareceu-me fazer muito mais sentido fundi-los em um. Por que dois armários de arquivo e duas pastas rotulados como "Doe, Jane?" Sempre que eu precisava acessar faturas, normalmente também precisava procurar as informações fiscais do freelancer. Por que não simplificar o sistema? Um motivo que é óbvio para mim agora, mas não era na época, é que muitas pessoas na organização precisavam acessar as faturas, mas poucas pessoas deveriam ter acesso aos dados pessoais, como números de previdência social. É bom que meu gerente entenda essa lógica e tenha conseguido me explicar antes de reorganizar todo o sistema.
Aprendizado
As primeiras etapas para remover este artigo são:
1. Pergunte a seus colegas e a si mesmo: "Como penso sobre nossas informações?"
2. Deixe as respostas girarem em sua cabeça por um dia ou dois antes de chegar a alguma conclusão.
3. Uma estrutura de algum tipo deve começar a surgir. Quando você puder vê-lo, não se preocupe em reagir ainda.
Lembre-se de que se organizar é como permanecer em forma. Nada vai mudar da noite para o dia e é mais importante fazer as mudanças de estilo de vida certas para você e sua organização - mudanças que permanecerão.
