Organização: use pastas para organizar a área de trabalho

Ficar e manter-se organizado é como perder peso. Soluções de curto prazo não funcionam. Você precisa fazer mudanças no estilo de vida que você e seus funcionários ou parceiros de negócios possam aderir a longo prazo.

Nesta série, fornecerei dicas sobre como organizar seus negócios e seus dados pessoais. O artigo anterior explicou a importância de entender como sua empresa pensa sobre as informações. Agora, mostrarei como colocar em prática essas bases com convenções e estruturas de nomeação de pastas de computadores. A maioria das empresas implementará essas estruturas de pastas em seus servidores ou em um conjunto de gerenciamento de projetos, mas elas são igualmente aplicáveis ​​diretamente em sua própria área de trabalho ou em um cliente de email.

O que são pastas, realmente?

Pastas são o esqueleto do seu negócio. Como a estrutura de um edifício, eles suportam tudo o que acontece à sua volta, desde o design criativo até a funcionalidade direta.

Trabalhei em sete escritórios diferentes ao longo da minha carreira. As equipes que tinham estruturas de pastas limpas e de bom senso sempre foram as melhores posicionadas para obter sucesso e crescimento contínuos.

As pequenas empresas em particular devem observar esse fato: uma empresa organizada é aquela que está posicionada para crescer. Você pode pensar que, como agora existem apenas duas pessoas na empresa, você pode manter muitas informações em mente e não mapeá-las para uma estrutura de pastas. Infelizmente, quando chegar a hora de contratar novos funcionários e expandir seus negócios, você perderá muito tempo ensinando a eles seu sistema complicado. Você desperdiçará ainda mais tempo e dinheiro corrigindo erros, tempo e dinheiro que deveria gastar em crescimento.

Sua estrutura de pastas é um reflexo da sua estrutura de negócios. As pastas são aninhadas em outras pastas em um sistema hierárquico que precisa corresponder à ordem hierárquica do seu trabalho.

Ao discutir como você e outras pessoas na sua empresa pensam sobre informações (você fez essa parte, certo?), Provavelmente começou a ver uma hierarquia de algum tipo se desdobrar. Eu recomendo esboçar essa estrutura. Não importa se você o desenha no papel, em marcadores ou em um aplicativo de anotações como o Evernote para Windows (gratuito a US $ 45 por ano, 4, 5 estrelas) ou usando um software de mapeamento mental. Colocá-lo por escrito ajudará você a ver se há inconsistências ou sobreposições.

Uma estrutura de exemplo

A estrutura do seu design será única, mas, como ajuda tremendamente a ver um exemplo, mostrarei a estrutura básica que uso na minha área de trabalho.

Como escritor, trabalho principalmente com análises de produtos. Quando penso em revisões, vejo três categorias em minha mente: 1) idéias de produtos para revisão, 2) artigos em andamento e 3) revisões concluídas. Na categoria "finalizado", costumo lembrar as revisões até a data de publicação, que simplifico para mês e ano porque nunca há muitas em um único mês que eu as perderia de vista. Dentro da categoria "idéias", as coisas são meio fluidas. Algumas idéias abrangem mais de um produto, enquanto outras se relacionam com uma única coisa. Mas só porque eles são fluidos, não significa que não posso ter um sistema para mantê-los organizados. Na categoria "em andamento", penso no nome do produto que estou analisando. Agora, como isso se traduz em pastas?

Esse sistema funciona porque é importante para mim ver um instantâneo de idéias e coisas em andamento. Eles estão no nome das pastas, então eu os vejo imediatamente quando abro minha pasta "REVISÃO". Não preciso ver todos os nomes dos produtos que terminei de revisar, por isso os coloco em pastas de acordo com a data de publicação. Todos os nomes das pastas são consistentes. Quando o status de um projeto muda de em andamento para finalizado, eu o arrasto e solto na pasta correspondente, e sua convenção de nomenclatura é igual a todas as outras pastas que estão com ele. Por exemplo, eu posso arrastar uma pasta de numeral romano, como ii, até o nível de c sem precisar renomeá-la e ela se ajustará diretamente ao sistema.

Dicas e truques

Números. Observe como as pastas do mês começam com quatro dígitos. Os dois primeiros dígitos são para o ano e o segundo refere-se ao mês. Eu também gosto de ver os nomes dos meses, então os coloquei no final depois de um sublinhado. Sou um grande defensor do uso de números de quatro ou seis dígitos para datas por alguns motivos. Primeiro, pessoalmente, eu me lembro de quando as coisas aconteceram, por isso é fácil encontrar coisas se posso procurá-las por data. Segundo, as pastas sempre aparecem em ordem por data quando as classifico por nome, porque alfabeticamente 1101 vem antes de 1102 antes de 1103 etc.

O uso de datas se torna extremamente útil quando você precisa arquivar, sobre o qual falarei em um próximo artigo sobre gerenciamento de email.

Tag. No meu exemplo, eu uso todas as letras maiúsculas para as pastas que começam com "IDEAS_", porque quero que as "idéias" fiquem juntas ao classificar por nome. Penso nelas como tags. Para revisões em andamento, não me importo com uma tag. Eu apenas nomeio a pasta pelo nome do produto. Se eu tivesse mais de 20 análises de produtos em andamento por vez, provavelmente alteraria a convenção de nomenclatura de pastas e adicionaria uma tag para deixar todos os itens em andamento juntos. "IN-PROGRESS_" provavelmente seria muito longo, mas talvez algo tão simples quanto "IN_" funcionasse.

Acontece que "IN_" em particular não funcionaria, e aqui está o porquê: Quando eu esbocei minhas estruturas de pastas inteiras, usei a palavra "in" em outros lugares para significar algo muito específico. Veja como é importante esboçar a coisa toda primeiro?

Único. Um dos motivos para usar tags e números é que ajuda a manter os nomes dos arquivos exclusivos. Você nunca deseja dois arquivos ou pastas com o mesmo nome, porque se você arrastar e soltar acidentalmente no mesmo local, um poderá substituir o outro. E, claro, é confuso.

Caracteres especiais. Os sublinhados são meus melhores amigos nas convenções de nomenclatura de pastas. Eles são limpos e mantêm o texto fácil de ler. Algumas pessoas usam espaços e hífens nos nomes das pastas - é com você. Seja qual for a sua escolha, mantenha-se sempre consciente de como os caracteres afetam a classificação alfabética dos nomes. Às vezes, uso um sublinhado no início do nome de uma pasta quando sempre quero que ela apareça na parte superior, como "_DONE". Em seguida, posso arrastar e soltar facilmente qualquer coisa concluída na pasta superior. Como alternativa, se eu quisesse na parte inferior, poderia chamá-lo de "z_DONE".

Cor. O Mac OS é fantástico ao permitir que você rapidamente cole o código das cores clicando com o botão direito do mouse. Você pode fazer isso em um PC, mas é desajeitado. Confiei na codificação por cores quando trabalhei em projetos de design altamente colaborativos - meu colega e eu rotulamos as pastas em um servidor compartilhado como amarelas quando o conteúdo era novo e ainda não polido, laranja depois que os arquivos passaram sua primeira fase de design e, portanto, em roxo, o que indicava que o trabalho estava concluído.

Qualquer que seja o sistema que você implemente, cumpra-o! Consistência é a chave para se manter organizado. Lembre-se de que ser organizado, como se manter em forma, requer mudanças de estilo de vida a longo prazo, não correções rápidas. Na medida do possível e do sentido, tente usar os mesmos princípios básicos em todos os projetos, equipes e departamentos de todo o negócio.

Aprendizado

As etapas a serem lembradas neste artigo são:

1. Esboce a estrutura da pasta antes de implementá-la.

2. Organize as informações hierarquicamente, pensando no que você precisará ver e saber em uma visualização de instantâneo quando procurar em uma pasta.

3. Use letras, numerais e caracteres especiais nos nomes de suas pastas para que eles apareçam em uma ordem inteligente.

4. Seja consistente com as convenções de nomenclatura ao criar novas pastas.