Revisão e classificação do Google drive for work

O Google Drive for Work começa em US $ 5 por usuário por mês para seu plano Básico e representa uma opção sólida para clientes de pequenas e médias empresas (SMB) que procuram uma solução de armazenamento em nuvem comercial ou uma ferramenta de gerenciamento de documentos com recursos decentes. No lado do serviço de armazenamento, o Google Drive for Work tem um excelente conjunto de recursos, mas o forte, às vezes inevitável, esforço em direção ao Google G Suite adicionará uma carga desnecessária a certas organizações, resultando em sua classificação ligeiramente atrás dos vencedores do Editors Choice Dropbox Business e Negócios Egnyte.

Você pode experimentá-lo gratuitamente através de uma avaliação de 30 dias sem necessidade de cartão de crédito. Após o término do período de avaliação, há dois planos para você escolher: G Suite Basic e G Suite Business. O G Suite Basic oferece 30 GB de armazenamento, calendários integrados, endereços de e-mail comercial e controles básicos de administração e segurança. O G Suite Business (US $ 10 por usuário por mês) oferece tudo o que o plano Básico faz e adiciona controles administrativos avançados, arquivamento seguro de documentos comerciais vitais e armazenamento ilimitado (ou 1 TB por usuário, se você tiver menos de cinco usuários). Os planos Básico e Comercial oferecem suporte por e-mail e telefone 24/7. O Google Drive for Work é uma excelente ferramenta para colaboração e edição de documentos.

No lado do gerenciamento de documentos, o produto também se sai bem, mas se você precisar de um gerenciamento de tarefas e fluxos de trabalho, o Zoho Docs Standard, do Editors 'Choice, é uma escolha melhor.

Introdução ao Google Drive

Para se inscrever, é necessário fornecer informações de contato, nome da empresa, número de funcionários e escolher o nome do domínio. Se você não tiver um, poderá comprar um domínio através do Google ou outro serviço de hospedagem na web. Por fim, você configura uma senha e depois prova que não é um robô, identificando uma série de imagens. Antes de prosseguir, você deve verificar seu domínio, o que pode ser feito de várias maneiras, incluindo a adição de código HTML ao site e o upload de um arquivo de texto para o serviço de hospedagem. Tentamos alguns métodos diferentes e só obtivemos sucesso com a opção HTML. A boa notícia é que, se você não tiver êxito, poderá (sendo o administrador da conta) acessar o suporte do Google por telefone, email ou bate-papo.

A interface do usuário do Google Drive for Work é simples. Como administrador, você tem seu próprio painel onde pode configurar um perfil da empresa, consultar relatórios de uso, gerenciar dispositivos, escolher quais aplicativos do Google sua empresa usará, configurar redes e adicionar e gerenciar usuários. Você também pode migrar email, contatos e dados de calendário para sua conta.

O Google Drive for Business se parece com o Google Drive. A única diferença é que, na primeira vez em que você faz login, você é alertado para o fato de possuir armazenamento ilimitado, ao contrário do produto de consumo com 15 GB. No entanto, você pode atualizar para 100 GB (US $ 1, 99 por mês) ou 1 TB (US $ 9, 99 por mês).

Compartilhamento e colaboração de documentos

O compartilhamento funciona da mesma maneira que no Google Drive voltado para o consumidor. Você pode compartilhar arquivos um por um ou pastas inteiras de uma só vez. Você pode editar arquivos do Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint e Microsoft Word sem convertê-los. Esta é uma atualização agradável, mas você só pode comentar nos arquivos do Google. Para cada pasta e arquivo, você pode modificar as configurações de compartilhamento, tornando-as públicas, visíveis para usuários específicos ou para qualquer pessoa com um link. Não há uma maneira óbvia de compartilhar novos arquivos e pastas. Portanto, sua melhor aposta é criar uma pasta para abrigar todos os arquivos e subpastas que você deseja compartilhar. Se você tiver um grande número de funcionários, poderá criar grupos para facilitar o compartilhamento. Na verdade, você deve criar grupos, caso contrário precisará lembrar o endereço de e-mail de todos e correr o risco de deixar alguém de fora.

Você pode convidar usuários para configurar uma conta ou adicionar usuários; nesse caso, você lhes atribuirá uma senha temporária. Você também pode adicionar usuários em massa carregando um arquivo CSV. No console administrativo, você pode redefinir a senha de um usuário e renomear, excluir ou suspender um usuário. Quando você convida novos usuários, eles recebem um endereço de email com seu domínio. Todos os usuários podem acessar sua unidade, que hospeda seus arquivos e uma pasta chamada "Compartilhado comigo", que é auto-explicativa. Você também pode visualizar os arquivos abertos recentemente e os marcados com uma estrela (que são os que você marcou como favoritos).

Se você é um usuário frequente do Google Drive, provavelmente já percebeu que nem sempre tem controle completo sobre documentos e pastas que foram compartilhados com você. O Google suavizou essa ruga e agora os usuários podem mover arquivos compartilhados para diferentes pastas e adicionar arquivos a pastas compartilhadas. Anteriormente, tínhamos problemas para encontrar arquivos compartilhados, pois eles não estavam organizados da maneira que gostávamos deles.

Além do Google Drive, o Google App for Work inclui email, calendário e outros softwares do Google. No entanto, o Google atualmente não possui uma ferramenta de gerenciamento de projetos ou uma maneira de gerenciar tarefas em equipe. Para isso, é melhor olhar para o Zoho Docs Standard, nossa Editors 'Choice em gerenciamento de documentos e sua contrapartida Zoho Projects, que também ganhou nossa Editors' Choice.

O Google Drive for Work possui aplicativos para Android e iOS, nos quais você pode visualizar, editar e compartilhar arquivos da mesma forma que no seu computador. Os proprietários da conta também podem fazer o download do aplicativo Google Admin para Android e iOS. Agora, os usuários do Android podem aproveitar os complementos do Docs and Sheets, como o DocuSign para assinaturas eletrônicas e o Scanbot para digitalização móvel. Além disso, para os proprietários do Google Pixel, há uma opção de backup que vale a pena examinar de perto.

No entanto, o Google Drive for Work também possui a digitalização de documentos incorporada em sua versão móvel. Usando o telefone, você pode digitalizar uma foto e interpretar o texto usando o reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Esse recurso também funciona em qualquer arquivo PDF que você possa ter armazenado no Google Drive. No geral, essa funcionalidade de digitalização também possui uma interface do usuário confortável e não intimidadora. A digitalização de uma imagem é tão fácil quanto escolher "usar câmera" na caixa de diálogo "adicionar um novo documento".

No entanto, enquanto o Google considera o OCR como sendo integrado a esse recurso de digitalização, nossos testes não produziram resultados muito precisos. As pesquisas de texto são relegadas para arquivos PDF e, se você abrir um PDF após o OCR, ele poderá mostrar um texto bastante aproximado. Por exemplo, não gostaríamos de tentar cozinhar com esse esforço de melhor palpite:

Você não pode dizer ao aplicativo móvel do Google Drive para salvar esta receita como um arquivo PDF ou mesmo convertê-la para outra usando a interface da web. Provavelmente, você pode encontrar um complemento de terceiros que o fará no Chrome, mas testamos apenas os recursos do aplicativo móvel para esta revisão. Realisticamente, pense no recurso de digitalização móvel no Google Drive como uma maneira de importar imagens em vez de executar operações de OCR, especialmente em uma grande pilha de documentos. Se essa é a sua missão, é melhor usar um dos nossos vencedores do Editors 'Choice, Abbyy FineScanner ou Evernote Scannable.

Quando precisar de ajuda, você poderá acessar a base de conhecimento completa do Google e os fóruns da comunidade. Como o Google oferece software comercial e de consumo com o mesmo nome, às vezes pode ser difícil encontrar o que você precisa. Os administradores também podem obter suporte 24/7 por telefone, email ou chat.

Segurança e Integração

O Google Drive segue as diretrizes do setor em termos de segurança, o que significa que é compatível com as normas ISO 27001, SOC2 e SOC3. Além disso, o Google assinará um contrato de conformidade com a Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde (HIPAA), que é um requisito mínimo para o uso de qualquer produto de armazenamento em nuvem no setor de saúde. Os dados são criptografados em repouso com o AES (Advanced Encryption Standard) de 256 bits e as informações transferidas de e para o Google são sempre protegidas com o Secure Socket Layer (SSL). A única desvantagem é que não há mecanismo atual para chaves de criptografia gerenciadas pelo cliente. O Google Drive também oferece suporte completo à autenticação multifatorial (MFA) para manter os invasores afastados. Combinado com uma excelente solução de auditoria de arquivos, é fácil se sentir seguro com este produto.

Toda a tecnologia do Google se baseia em seu próprio conjunto de interfaces de programação de aplicativos (APIs) polidas. O Google Drive não é exceção. A sincronização de senha do Active Directory (AD) está disponível para usuários corporativos por meio do GSPS Password Sync (GSPS) para facilitar o gerenciamento das contas do G Suite. Não é uma integração direta ao gerenciamento completo de contas, mas funciona bem o suficiente. Há também uma enorme variedade de conectores de aplicativos de terceiros disponíveis para aqueles que precisam. Para organizações que precisam de mais, você pode acessar a API pública após um breve processo de inscrição e solicitar que seus desenvolvedores a usem para integrar e personalizar ainda mais sua experiência no Google Drive for Work.

Compartilhamento exemplar de documentos e acesso offline

No geral, o Google Drive for Work fornece uma solução abrangente de colaboração e armazenamento de dados, além da plataforma de aplicativos G Suite, já segura e de alto desempenho. As melhores partes do Google Drive for Work são as ferramentas de edição e compartilhamento, bem como o acesso off-line sem restrições, o que é ótimo para quem precisa trabalhar em trânsito quando as conexões à Internet não são confiáveis. Também é ótimo que, diferentemente da maioria dos outros produtos do Google, os administradores possam acessar o suporte ao vivo por telefone, email e bate-papo, em vez de confiar nos artigos e fóruns da Ajuda. Todos os componentes do G Suite são de alta qualidade e acessíveis, por isso é uma opção atraente para os clientes no mercado para uma nova plataforma de produtividade, além do gerenciamento de documentos ou armazenamento na nuvem. E para aqueles que já usam os aplicativos G Suite do Google, é absolutamente óbvio.

No entanto, usá-lo para obter o máximo proveito exige a compra de pelo menos a maior parte da pilha de produtos do Google, o que não é adequado para todas as empresas, já que muitos já padronizaram outras soluções para esses problemas e não precisam migrar. Portanto, se você procura apenas uma solução dedicada de gerenciamento de documentos ou uma plataforma simples de armazenamento em nuvem comercial, o Google Drive for Work pode ter problemas para competir com as Opções dos editores Zoho Docs Standard ou Dropbox Business e Egnyte Business, respectivamente, mesmo com seus atrativos preço e conjunto de recursos.