Vídeo: ASSISTENTES VIRTUAIS 😱 (Outubro 2024)
É bom obter o reconhecimento da Semana Nacional das Pequenas Empresas esta semana, mas muitos trabalhadores domésticos vivem a vida das pequenas empresas sete dias por semana. Fiquei intrigado, no entanto, ao encontrar uma empresa que conecta esses trabalhadores com empresas que variam de casa a empresa. É um equipamento metropolitano de Atlanta, chamado eaHELP, que combina funcionários de escritórios domésticos com empresas de dezenas de setores. Eles têm clientes comerciais que variam de varejistas e agências de marketing digital a organizações sem fins lucrativos e universidades.
Conversei com a presidente da empresa, Tricia Sciortino, sobre como a eaHELP avalia seus assistentes virtuais e combina seus conjuntos de habilidades com as empresas. Também conversamos sobre quais ferramentas, estratégias e o tipo de cultura de trabalho de escritório doméstico você precisa para garantir uma relação de trabalho saudável e produtividade remota entre o assistente virtual e o empregador. Sciortino foi o primeiro assistente virtual já contratado pela eaHELP e sabe em primeira mão como gerenciar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal de um trabalhador de escritório doméstico.
PCMag: Conte-me um pouco sobre o eaHELP.
PCMag: Esta é a Semana Nacional das Pequenas Empresas. Por que uma pequena empresa precisaria de um assistente virtual?
Sciortino: Eu diria que a maioria de nossos clientes são pequenas empresas. Normalmente, descobrimos que, como uma pequena empresa, talvez você ainda não precise contratar alguém no local por tempo integral; você pode precisar apenas de cinco ou 10 horas por semana. Diga que são 10 horas. Eles chegavam das 9:00 às 11:00 todas as manhãs e depois se foram. Mas com um VA, essas horas são flexíveis. Você pode usar 30 minutos às 9:00 e 15 minutos ao meio-dia. Você pode espalhar seu tempo ao longo do dia e da semana e usar o horário de meio expediente do modo que parece muito em tempo integral e de plantão.
PCMag: Como eu me tornaria um VA e trabalharia para a eaHELP?
Sciortino: Temos em nossa página de carreiras uma inscrição que pedimos aos nossos candidatos para enviar e que iniciará o processo de um candidato se envolver com nossa equipe de aquisição. Levamos todos os nossos candidatos a um processo bastante profundo de verificação de habilidades e habilidades. Nós os dividimos em duas categorias: habilidades pessoais e habilidades pessoais. E procuramos o que consideramos bastante aprofundado em nossa bancada, porque somos muito intencionais sobre o fato de nossos clientes serem especificamente compatíveis com mais do que o conjunto de habilidades ou a necessidade de tarefas.
Obviamente, estamos avaliando as habilidades técnicas dos candidatos: em que PC eles estão trabalhando, em quais programas eles têm acesso e qualificações, mas também estamos procurando por habilidades pessoais. Ser um bom comunicador é mais importante do que se você tiver o Microsoft Office. Queremos que as pessoas sejam super responsivas, um bom comunicador profissional por escrito - alguém que seja altamente envolvente, proativo e engenhoso o suficiente para encontrar as respostas se o cliente lhes pedir algo que nunca havia feito antes. Além disso, estamos verificando e validando as habilidades difíceis que eles afirmam ter, com algumas tarefas comuns do VA, como gerenciamento de calendário, gerenciamento de e-mail e reserva de uma viagem.
PCMag: O que um trabalhador de escritório doméstico precisa para ter sucesso?
Sciortino: A primeira coisa é sempre um espaço de trabalho dedicado. Você pode não ter um espaço extra em sua casa, um escritório, mas precisa de uma área específica para a qual você chama seu escritório, mesmo que seja o canto da sua sala de estar ou um quarto de hóspedes ou qualquer outra coisa. você pode dizer: "Estou no trabalho; estou entrando no meu escritório". Na verdade, entrevistamos isso e garantimos que nossos assistentes virtuais tenham um espaço dedicado e que trabalhem no que chamamos de "zona livre de distrações". Se você estiver tentando trabalhar na mesa da cozinha e tiver família ou filhos (ou animais de estimação), não funcionará.
A segunda coisa que eu diria é estabelecer limites para o seu horário de trabalho. É muito fácil estar sempre trabalhando quando você trabalha em casa, porque você não tem a opção de sair do escritório; o trabalho fica no escritório. E agora que você terminou o dia, é muito fácil verificar seu e-mail mais uma vez enquanto prepara o jantar. Você precisa definir um horário de início e de parada da melhor maneira possível, como se estivesse trabalhando em um escritório. É melhor que seus limites pessoais digam: "Eu terminarei às 6:00 todos os dias", para evitar desgaste ou sentir que você está constantemente trabalhando. Minha filha me disse: "Mãe, você trabalha o tempo todo?" e pensei: "Ai, ela está certa". Eu estava deixando sangrar.
Outra coisa que poderíamos acrescentar seria o agendamento de horário quando estiver fora de sua casa. Pode ser um almoço com seu vizinho ou pode estar trabalhando na Starbucks algumas horas por semana. Você ficará um pouco louco e sentirá como se estivesse encaixotado se… estiver acorrentado à sua mesa o dia todo.
A parte final é ser intencional com sua tecnologia e ferramentas que o ajudam a trabalhar remotamente, seja com uma máquina que possa lidar com sua carga de trabalho: um ótimo computador, um ótimo software, uma máquina limpa, uma máquina mais nova. Mas também pode ser algo como usar um programa que pode ajudá-lo a compartilhar com pessoas como Basecamp ou Slack. Ter boa tecnologia e estar realmente confortável usando um computador e novas tecnologias realmente aumentam o benefício de ser um trabalhador remoto.
PCMag: O que um gerente precisa para tornar um trabalhador de escritório doméstico bem-sucedido? Acabei de lançar um programa que "promove a confiança entre empregadores e funcionários". É preciso uma captura de tela a cada três minutos. Isso não parece muito confiante.
Sciortino: Percebemos que às vezes é difícil alguém trabalhar com alguém remotamente, se não estiver acostumado; leva tempo para construir a confiança de que a pessoa do outro lado está fazendo o trabalho que você pediu para fazer. No entanto, há coisas que recomendamos aos nossos clientes e VAs, usando ferramentas de comunicação para ajudá-los ao longo do caminho. Recomendamos ter pelo menos uma reunião de vídeo uma vez por semana para recitar o que precisa ser feito esta semana e o que resta da semana passada, você pode ver cara a cara e ler a linguagem corporal. Isso é apenas algo em que realmente acreditamos; se você estiver trabalhando remotamente, precisará de uma webcam.
Também temos muitas ferramentas que recomendamos para ajudar as pessoas a permanecerem estreitamente conectadas. Existem diferentes aplicativos nos quais você pode compartilhar áreas de trabalho, como Basecamp, Asana, Evernote e Wunderlist, nas quais é possível ver o trabalho que as pessoas estão fazendo ao longo do dia (adicionando uma nota ou concluindo uma tarefa). É muito fácil dizer: "Ei, vamos ver onde estamos com este projeto".
Recomendamos coisas como aplicativos para o seu telefone, mensagens de texto realmente confortáveis ou aplicativos como Voxer ou HeyTell (onde é um walkie-talkie rápido enviar uma mensagem de voz).
Honestamente, tentamos não ficar muito complexos no que diz respeito à cultura e ao incentivo à equipe. Usamos coisas como o Facebook e temos grupos privados para nossa equipe, onde permanecemos conectados. Eles são o que chamamos de nosso bebedouro virtual, fazendo a pergunta única: "Ei, pessoal, algum conselho, alguém tem alguma experiência?" A equipe está se aproveitando para obter ajuda.
Também publicamos repescagens semanais de vendas: "Ei, equipe, é para onde estamos indo. Ei, ótimos elogios e elogios". Nosso escritório virtual é esse grupo privado do Facebook e foi um dos maiores sucessos de formação de equipes para nós.
