Em casa com o Google G Suite

Os aplicativos que mantêm os usuários do Chromebook felizes podem manter seu escritório em casa com o máximo de produtividade? Não, não estou revisitando minha coluna anterior, na qual perguntei se o hardware do Chromebook era ou não suficiente para operadores de empresas domésticas e telecomutadores. Esta coluna atual é a segunda da minha série quinzenal de quatro partes sobre suítes de produtividade de escritório, após o início do Microsoft Office 365. Nesta semana, os holofotes brilham no Google G Suite, o oposto do Office de várias maneiras.

Embora a Microsoft ofereça versões gratuitas do Office Online do Word, Excel e PowerPoint, sua assinatura também oferece os programas tradicionais do Office 2016 locais (ou seja, instalados no laptop ou no desktop), com listas enciclopédicas de recursos em comparação com os primos baseados em navegador.

Com o Google G Suite, por outro lado, o que é on-line é o que você obtém: esse conjunto compacto e eficiente fica no seu navegador (de preferência no Google Chrome), sem nada para fazer o download, por isso está disponível no seu computador, tablet ou telefone onde houver acesso à Web. Os módulos de processamento de texto, planilha, apresentação e desenho também funcionam offline (se, por exemplo, você estiver em um avião sem Wi-Fi), embora configurá-los para isso seja um obstáculo.

Como seria de esperar, sua acessibilidade on-line faz do Google G Suite uma opção de produtividade "leve". É uma ilustração da versão do software da regra 80/20 (ou seja, 80% dos usuários nunca precisarão de mais de 20% dos recursos; pergunte aos historiadores sobre o antigo Microsoft Works versus Microsoft Office). O processador de texto, por exemplo, é exatamente isso: um processador de texto em vez de um programa de layout de página que suporta várias colunas, capitulares e notas de fim (embora ele forneça notas de rodapé e um complemento ofereça bibliografias). No entanto, se o seu trabalho se basear em documentos rápidos e limpos, em vez de elaborados, você ficará surpreso com a funcionalidade do Google G Suite.

De zero a US $ 10 em um mês

O maior desafio de marketing do Google G Suite é que os componentes de processador de texto, planilha e apresentação - Docs, Sheets e Slides, respectivamente - são usados ​​por milhões que não gastam um centavo por eles. Abra uma conta do Google com um endereço do Gmail e obtenha acesso gratuito ao Google G Suite, além de 15 GB de armazenamento em nuvem do Google Drive para e-mail, fotos e outros arquivos. Isso não é tão acanhado quanto parece, porque os arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações não contam.

Portanto, se seu orçamento for zero, o Google combina com a Microsoft ao oferecer um trio de produtividade on-line; email com calendário, tarefas e contatos; e algum armazenamento em nuvem. Se você pode gastar alguns dólares no Google, no entanto, as coisas ficam interessantes. O Google G Suite custa US $ 10 por usuário por mês. Em outras palavras, US $ 120 por ano se você for um empreendedor individual (e duas ou três vezes mais se tiver um ou dois funcionários).

Em troca, você recebe 1 TB por usuário de armazenamento online - ou armazenamento ilimitado, se houver cinco ou mais em sua organização. Além disso, você recebe e-mails comerciais sem anúncios com endereços como ao invés de .

Você também recebe a promessa do Google de 99, 9% de tempo de atividade; Google Apps Sync para Microsoft Outlook (que ainda carrega o apelido do Google Apps); bate-papos por texto, voz e vídeo em HD para até 25 pessoas por meio do Google Hangouts; e opções administrativas e de segurança para o Drive e o email não presentes nas versões gratuitas. (Presumo que você não precise reter e pesquisar as contas de e-mail e bate-papos dos usuários em caso de litígio, mas as grandes empresas adoram esse material.)

À primeira vista, US $ 120 por ano parece um péssimo negócio em comparação com o Microsoft Office 365 Home, que combina aplicativos online com instalações do Office 2016 em até cinco PCs ou Macs, cinco tablets e cinco telefones. Tecnicamente, no entanto, o Google G Suite não concorre com esse pacote, mas com o Office 365 Business Premium, que inclui suporte a email e videoconferência em HD por US $ 12, 50 por usuário por mês, portanto, um ano com o Google acaba sendo US $ 30 mais barato em vez de US $ 20 mais caro.

Tamanho certo ou falta de força?

Mas, embora seja justo comparar o Google G Suite ao Office Online, compará-lo ao Office 2016 é como levar uma pistola para uma luta de canhão. Novamente, o pacote baseado em PC da Microsoft foi projetado para ter quase todos os recursos que alguém possa precisar; O pacote on-line do Google foi projetado para ter a maioria dos recursos que a maioria das pessoas usa diariamente.

O Planilhas, por exemplo, é uma planilha capaz com dezenas de funções integradas, funções de dados, incluindo visualizações de filtro e tabelas dinâmicas, e 28 tipos de gráficos que variam de barra e torta a castiçal, radar e mapa (e conquistou meu coração com uma caixa de diálogo, "Atenção! Tem certeza de que deseja excluir esta planilha?").

Mas você vai procurar em vão os sofisticados gráficos de previsão e sunburst do Excel, ou até mesmo coisas como adicionar uma legenda a um gráfico. Embora existam vários complementos notáveis ​​disponíveis, como relatórios do Google Analytics e cronogramas de projetos com gráficos de Gantt, a maioria dos complementos são coisas como livros de notas de sala de aula.

O Apresentações é talvez o aplicativo mais simples e direto do Google G Suite. Ele o recebe com modelos básicos de slides "Clique para adicionar título, clique para adicionar texto", que você pode aprimorar aplicando listas com marcadores, caixas de texto e imagens.

Você pode escolher entre 20 temas de cores e fontes diferentes, cada um oferecendo uma dúzia de layouts de slides (cabeçalho da seção, título e duas colunas etc.), além de meia dúzia de transições entre slides e 15 animações para elementos do slide. Poucos são atraentes e nenhum é tão intuitivo quanto seus equivalentes no PowerPoint.

Os documentos, por outro lado, parecem igualmente simples - uma tela branca com uma barra de ferramentas e uma linha de menus suspensos - mas são um pequeno processador de texto agradável que suporta estilos de parágrafos, tabelas, comentários, texto em volta de gráficos e até equações matemáticas e comando de pesquisa que busca informações on-line sobre itens selecionados (como a Pesquisa Inteligente do Office).

Como outros aplicativos do Google G Suite, o Docs facilita a publicação de seu trabalho na Web e convida os colegas a colaborar, lidando com alguns casos (como duas pessoas editando o mesmo parágrafo simultaneamente) melhor que o Word. Quando você deseja fazer o download de uma cópia da nuvem, o Google G Suite oferece suporte à exportação de arquivos do Office e PDF. Quando você deseja fazer upload de um, o conjunto faz um trabalho competente, se não graficamente perfeito, de importar arquivos do Office.

Há muito o que gostar no Google G Suite, especialmente se você está usando a versão gratuita ou aproveitando o email e a conferência profissional da versão paga (você pode até usar o Google+ como uma intranet social quase Slack na sua empresa, embora seja não oficialmente um membro principal do conjunto). Mas compará-lo ao onipotente Office 365 é como roubar um símile de Stephen King, comparando uma lanterna a um farol. O que você preferiria nos mares agitados pela tempestade dos negócios modernos?