Em casa com o escritório 365

Escrever sobre o Microsoft Office não é como revisar um produto; é mais como escrever um artigo científico da escola sobre "The Air Around Us". O Office é tão onipresente e tão dominante em sua categoria que, como no Google para pesquisa ou no Adobe Photoshop para edição de imagens, o Excel, PowerPoint e Word da suíte se tornaram uma abreviação para aplicativos de planilha, apresentação e processamento de texto.

No que diz respeito aos escritórios corporativos, um gerente de produto de um possível rival (Lotus SmartSuite, agora desaparecido) me disse uma vez: competir com o Office não era como tentar competir com as copiadoras Xerox ou Konica Minolta. Era como tentar competir com papel de copiadora.

As metáforas não são exatas, no entanto. Embora não haja substitutos para o papel aéreo ou de copiadora, os funcionários de escritórios domésticos podem escolher entre várias alternativas ao Office, com recursos engenhosos o suficiente para merecer uma olhada ou manter a Microsoft alerta. Vou examiná-los, focando no Windows em vez de aplicativos para Mac ou dispositivos portáteis, em uma série de quatro partes para executar a cada duas semanas neste espaço. Mas vou começar hoje com o monstro da Microsoft, especificamente, com a verdade confusa de que existem mais maneiras de obter o Office do que sites para reservar um quarto de hotel.

Aluguel de escritório

Você pode comprar o Office 2016 da maneira como a maioria de nós costumava comprar nosso software: como uma compra única, você instala em um PC e recebe suporte e correções de bugs, mas não atualizações para versões futuras. Gaste US $ 149, 99 para o Office Home & Student 2016 e obtenha o Excel, PowerPoint, Word e o programa de coleta e pesquisa de notas digitais e de anotação digital do OneNote. O Office Home & Business 2016 (US $ 229, 99) adiciona o gerenciador de e-mail, calendário e contatos do Outlook, enquanto o Office Professional 2016 (US $ 399, 99) é lançado nos aplicativos de publicação em desktop Publisher e aplicativos de banco de dados do Microsoft.

No entanto, a maneira preferida de hoje para obter os aplicativos do Office 2016 é por meio de um serviço de assinatura chamado Office 365, que promete que você sempre terá as atualizações e os recursos mais recentes, mais espaço de armazenamento nos servidores da Microsoft e uma licença para as versões portáteis do Office, como o Office Mobile para assinantes do Office 365. O Office 365 Personal (US $ 6, 99 por mês ou US $ 69, 99 por ano) combina licenças para um PC ou Mac, um tablet e um telefone com 1 TB de armazenamento em nuvem Microsoft OneDrive.

A web também é onde a Microsoft encontrou sua maior concorrência com a franquia Office na última década, com outros jogadores adotando o modelo de implantação de software de assinatura baseado em navegador. No espaço da produtividade, dois grandes nomes que enfrentam dores de cabeça da Microsoft são o G Suite, do Google, e o Zoho Docs.

A opção mais popular para usuários que têm laptop e desktop, ou dois colegas de escritório em casa, é o Microsoft Office 365 Home, que aumenta a aposta para cinco PCs ou Macs, cinco tablets, cinco telefones e 1 TB de armazenamento por usuário. Ambas as versões também oferecem acesso aos aplicativos Office Online gratuitos, baseados em navegador, se você precisar fazer algumas edições rápidas em outro sistema.

Oficialmente, se você estiver executando uma empresa de pequeno e médio porte (SMB) com vários funcionários, o produto para você será o Office 365 Business (US $ 8, 25 por usuário por mês). Ou, se você não estiver satisfeito com o email do provedor de serviços de Internet ou do host da web, escolha o Office 365 Business Premium, que adiciona email com uma caixa de correio de 50 GB e suporte a videoconferência em HD por US $ 12, 50 por usuário por mês. Mas, desde que você esteja em um escritório em casa e não em um prédio de escritórios, eu aproveitaria o valor superior do Office 365 Home.

Compartilhe e Compartilhe Muito

Portanto, com todas essas opções fora do caminho, o que o Office tem a oferecer? Duas coisas: alguns aplicativos avançados e profundamente poderosos e alguns recursos impressionantes para colaboração em equipe. O último pode não ser uma prioridade para os trabalhadores solteiros do escritório em casa, mas é um bom exemplo da abordagem de múltipla escolha da Microsoft: Você pode compartilhar um arquivo ou pasta com direitos de somente leitura ou editar via email ou um link recortar e colar do OneDrive, por meio de um link gerado por uma mensagem do Outlook ou configure a edição para vários usuários com o rastreamento de versão. Você pode até conversar por áudio ou vídeo pelo Skype entre colaboradores no Office. O OneDrive civil aplica-se ao OneDrive for Business das contas empresariais, que integra o SharePoint pronto para empresas.

A edição com uma pessoa usando o Office Online e outra usando a área de trabalho do Office mostrou-se dolorosamente lenta. E, a certa altura, fiquei perplexo quando, depois de me pedir para iniciar o processo de compartilhamento salvando um arquivo local no OneDrive, o Word saiu completamente. Mas a Microsoft claramente tornou o trabalho em equipe uma prioridade.

O mesmo vale para encontrar informações dentro e sobre o Office. Um recurso de Pesquisa inteligente baseado no Bing exibe definições de palavras ou frases da Wikipedia e de dicionário, enquanto uma linha "Diga-me o que você deseja fazer" acima da faixa da interface do usuário sugere recursos do programa à medida que você digita consultas (embora o último não seja não sou psíquica; coloquei "coloque uma caixa em torno de um parágrafo" quando deveria ter digitado "colocar uma borda").

Aplicativos All-Star

Quanto aos componentes do conjunto, eles variam de campeões inestimáveis ​​e incontestáveis ​​de suas categorias a aplicativos sobre os quais poucos usuários realmente se importam tanto. O Access e o Publisher se enquadram na última categoria, e não apenas porque não estão disponíveis para o Mac.

Eu tenho uma queda pelo programa de layout de página da Microsoft, que mudou pouco desde o Office 2010, porque é relativamente fácil de usar e uma vez confiei nele para criar boletins. Mas os profissionais de hoje o ignoram em favor do Adobe InDesign e do QuarkXPress muito mais capazes. O acesso continua sendo uma maneira poderosa, embora não intuitiva, de criar aplicativos de banco de dados relacionais pesados ​​(não tenho certeza de que exista uma maneira intuitiva de criar aplicativos de banco de dados relacional).

Um passo mais alto na escada da conveniência são duas ferramentas de freeware. O Sway é um criador simples de apresentações / páginas da web que permite organizar arquivos, imagens, links, mídia e texto. Ele também possui um botão Remix, que reorganiza artisticamente os objetos em um storyboard de rolagem ou passo a passo armazenado na nuvem.

O OneNote fornece blocos de anotações para toda a equipe divididos em seções contendo trechos digitados (ou gravados em tablets, gravados em áudio ou vídeo ou com recorte na Web). Como o seu arqui-rival Evernote, é útil para fazer anotações durante uma aula ou as atas de uma reunião ou apenas organizar seus itens de tarefas e pensamentos aleatórios. Os usuários do Windows 10, no entanto, ficarão confusos ao encontrar duas versões do aplicativo em seus sistemas, apelidadas de OneNote 2016 e apenas OneNote. O primeiro tem mais recursos; o último está ganhando novos recursos todos os meses; a sobreposição é desconcertante.

Isso deixa as três grandes, ou três e meia contando o Outlook, que continua sendo um tipo forte de email, tarefas, contatos e gerenciador de calendários no meio do caminho - embora a nova lista de arquivos usados ​​recentemente seja exibida quando você clique para adicionar um anexo é útil. O PowerPoint, sem dúvida, acompanha o Keynote da Apple em meio passo na corrida para fazer as apresentações de slides mais impressionantes, mas ainda é uma potência na apresentação. Ele contém várias maneiras de organizar seus slides e notas, aplicar transições e animações e adicionar gráficos, imagens ou multimídia. Também é surpreendentemente fácil de usar.

Da mesma forma, os corel-duros do WordPerfect insistem que seu programa favorito supera o Word 2016 para controle ultra-preciso da formatação e alguns tipos de documentos especializados, como argumentos legais. Mas o processador de texto da Microsoft é um padrão super poderoso; ele brilha no uso de estilos e temas para formatação rápida e consistente de texto e no tratamento de notas de rodapé e referências (em uma escolha de APA, Chicago, MLA e outros estilos). Minha única reclamação é que algumas funções estão inevitavelmente enterradas em vários menus (o menu File Options é particularmente enciclopédico), apesar da faixa de opções da interface e de suas dicas de foco.

Por fim, há o Excel, o aplicativo mais dominante em um conjunto dominante, que é simplesmente a única planilha que importa. Seus gráficos são bonitos e úteis, como as novas previsões visuais que projetam o futuro com base em dados ou especialidades existentes, como os gráficos sunburst ou Pareto. Suas caixas de diálogo o guiam através de operações outrora misteriosas, como a criação de tabelas dinâmicas, enquanto um arsenal de complementos, plug-ins e análises de negócios e painéis de relatórios o vinculam a tudo, desde o Google Analytics ao MailChimp.

Se você o chama de Office 365 ou Office 2016, o pacote da Microsoft define um exemplo formidável para outras soluções de produtividade. É difícil não chamá-lo dos primeiros US $ 100 que devem ser incluídos no orçamento anual do seu escritório em casa, mas veremos como algumas alternativas se comparam no restante desta série.