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O gerenciamento de ideias pode ser útil em vários contextos de negócios. As ferramentas podem usar mapas mentais para organizar pensamentos e tarefas, ajudar visualmente a entender dados complexos e usar o gerenciamento de conhecimento social para ajudar a reunir a inteligência de funcionários e executivos e promover a criatividade. Embora, como nosso revisor colocou em nosso resumo do melhor software de gerenciamento de idéias atualmente no mercado, a tecnologia ainda tenha um longo caminho a percorrer.
O software de gerenciamento de ideias ainda é limitado de várias maneiras. O Front & Main Honey oferece uma interface intuitiva e fácil de usar, sem funcionalidade muito mais profunda; O XMind é capaz e portátil, mas tem várias maneiras de usar; até os aplicativos de software especializados Mindomo, da Editors Choice, que incluem recursos de mapeamento social e mental, é o que nosso revisor chamou de "o produto menos defeituoso do grupo". O gerenciamento de idéias é um conceito técnico ambicioso e, portanto, a execução tem sido previsivelmente difícil, à medida que os fornecedores de software resolvem os problemas. Enquanto isso, o ônus recai sobre o usuário comercial, evitando erros comuns e armadilhas de produtividade. Aqui estão cinco obstáculos específicos a serem evitados.
1. Mantenha a segurança em primeiro plano
A maioria das plataformas de gerenciamento de ideias baseadas na nuvem endereça a segurança com os protocolos comuns de login do consumidor e, às vezes, a capacidade de proteger com senha documentos ou arquivos específicos; a autenticação de dois fatores é sólida, talvez dependendo da solução. Está longe da segurança de nível empresarial, especialmente se você estiver falando de camadas adicionais de criptografia para os principais dados da empresa ou de uma ideia brilhante que possa ser um segredo comercial valioso nas mãos dos concorrentes.
A propósito, não aceite a segurança padrão em uma plataforma de gerenciamento de ideias sem fazer a devida diligência. Se você não se sentir confortável com o nível de segurança que o software possui, existem algumas opções. Trabalhe com o departamento de TI da sua empresa para decidir se é viável e a plataforma de gerenciamento de idéias que você escolheu é personalizável o suficiente com APIs (Application Programming Interface) para reforçar a segurança interna e adicionar criptografia e autenticação mais profundas. Embora, na maioria das vezes, isso não seja viável ou seja muito problemático.
Uma alternativa mais gerenciável é exportar documentos e dados importantes - seja um mapa mental particularmente engenhoso, um documento inovador de brainstorming ou dados valiosos de pesquisas sociais com respostas confidenciais dos funcionários - e, em vez disso, criptografa e armazena o arquivo em uma solução de armazenamento em nuvem. Não se esqueça de excluir os dados da plataforma de gerenciamento de ideias depois de exportar e fazer backup. Soluções de gerenciamento de documentos de nível comercial, como Zoho Docs Standard ou Box (for Business), farão o trabalho, ou você pode optar por uma solução de armazenamento em nuvem criptografada como CertainSafe, para medidas de segurança ainda mais paranóicas como a MicroEncryption. Mantenha essas idéias de ouro trancadas e trancadas.
2. Leve a funcionalidade móvel com um grão de sal
Quando nosso revisor estava colocando todos os produtos de gerenciamento de idéias em seu ritmo, ele enfrentou obstáculos no que diz respeito à produtividade móvel. Embora a maioria dos softwares de gerenciamento de ideias possua aplicativos Android e iOS decentes, não há muito recurso de integração móvel com outros aplicativos, nem a capacidade de sincronizar dados e trabalhar offline. Os aplicativos móveis de gerenciamento de ideias estão melhorando a cada atualização incremental, mas se você estiver em movimento e for atingido por uma ideia de negócio que precisa mapear, proteja suas apostas.
De qualquer forma, abra seu aplicativo Mindomo para criar um mapa mental ou o Bloomfire para começar a elaborar uma pergunta de brainstorming para sua equipe. Apenas salve seu trabalho em uma nota ou documento em outro aplicativo também. Então, quando você se deparar com um problema de formatação, um erro de sincronização ou uma falha no salvamento no aplicativo móvel de gerenciamento de ideias - longe de ser uma certeza, mas com um risco que vale a pena atenuar, com certeza - você não fica sentado no metrô com uma ótima idéia escorregando longe e nada de concreto para mostrar.
3. Cuidado com a integração de aplicativos
Uma das maiores limitações atuais do software de gerenciamento de idéias é a falta de documentação clara ou ainda melhor, integrações pré-criadas com outros softwares corporativos populares, onde as idéias formadas na plataforma se enraizaram e se transformam em projetos e iniciativas reais. A Bloomfire se integra ao Salesforce.com Sales Cloud Professional Edition para gerenciamento de relacionamento com cliente (CRM), mas a maioria das plataformas sociais não integra nativamente plataformas de gerenciamento de CRM ou recursos humanos (HR), nem mesmo com o Wiki de uma empresa interna onde dos dados da pesquisa acabaria inevitavelmente.
O mesmo vale para as plataformas focadas em mapas mentais, em que a integração com uma ferramenta de visualização de dados para uma representação conceitual mais atraente seria útil para examinar as idéias mapeadas de maneira diferente. Dito isto, mesmo para um codificador capaz, tentar criar uma integração sem um kit de desenvolvimento de software de código aberto (SDK) e instruções ou documentação claras para integrar outra plataforma não é exatamente aconselhável. Sua melhor opção é, mais uma vez, exportar e importar dados manualmente da sua plataforma de gerenciamento de ideias para o aplicativo de negócios relevante que você precisa. Acompanhe os fluxos de trabalho manuais - quais dados precisam ser exportados e importados e quem é responsável - em uma ferramenta como a Asana para manter tudo em ordem.
4. Não tente atualizar o gerenciamento de projetos
O gerenciamento de idéias e os mapas mentais podem ser uma ótima maneira de organizar o gerenciamento de projetos delegando tarefas e organizando pensamentos por meio de imagens interativas e uma abreviação de símbolos úteis. O perigo não está em usar o gerenciamento de ideias para executar melhor o gerenciamento de projetos, mas em usar uma plataforma de gerenciamento de projetos para algo que não foi feito. Se um departamento de TI já está investido em um sistema de gerenciamento ou colaboração de projetos, o caminho econômico é aplicar essa tecnologia também no gerenciamento de idéias.
Nesse caso, você terá uma colcha de retalhos confusa de projetos, salas de bate-papo ou canais multifuncionais, gerando ruído ininteligível na forma de comentários sobre os comentários, sem organização conceitual. As empresas acabam com outra caixa de entrada de e-mail, onde a sobrecarga de idéias sem estrutura acaba com muitas enterradas embaixo da pilha. O software de gerenciamento de ideias não é tão maduro do ponto de vista dos recursos como uma ferramenta de gerenciamento ou colaboração de projetos, mas faz o que foi projetado para fazer - fornece o caminho de menor resistência para desmembrar uma ideia e concretizá-la, além de gerenciar a sobreposição bolhas de pensamento de todos os usuários que contribuem para isso.
5. A idéia não é suficiente, faça algo com ela
Em um nível estético, o gerenciamento de idéias é atraente porque parece legal. Plataformas como Mindomo e Bloomfire são visualmente atraentes e renderizam idéias em mapas mentais projetados com inteligência e gráficos coloridos interativos de resposta social, respectivamente. O perigo com esse tipo de plataforma é olhar para as visualizações elegantes e pensar que o trabalho está feito.
Esse mapa mental e os resultados da pesquisa não significam nada se esse insight não for captado e transformado para um objetivo comercial mais alto. Das cinco plataformas que analisamos, apenas a Bloomfire possui análises integradas, mas todas, exceto a Front & Main Honey, se integram diretamente ao Microsoft Office 365. Portanto, se você está exportando os dados para um aplicativo de CRM, gerenciamento de projetos ou inteligência de negócios, ou enviá-lo diretamente para o Office 365 para desenvolver uma estratégia em torno de uma ideia e concluir o trabalho. A coleta de ideias é uma parte crítica da inovação orgânica de todos e quaisquer aspectos do seu negócio, mas é apenas a primeira parte.
