Organize-se: como capturar dados importantes com aplicativos de digitalização e ocr

Um aplicativo de digitalização com reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é indispensável para se organizar. Os melhores aplicativos de digitalização ajudam a capturar todos os tipos de informações, como slides de apresentação de uma reunião, notas do quadro branco, cartões de visita, sem mencionar documentos importantes. Eles também são úteis para outros usos, desde digitalizar receitas de papel até salvar garantias.

Há alguns anos, tive que obter um novo passaporte e, no mesmo dia, deixá-lo para obter um visto. Logo depois de pegar o passaporte, pensei: "Eu provavelmente deveria ter uma cópia disso antes de entregá-lo". Peguei meu telefone e o digitalizei. Com certeza, o visto levou mais de duas semanas e, enquanto isso, eu precisava dos detalhes do meu passaporte para um monte de papelada. Ainda bem que eu tinha uma cópia legível!

Como os aplicativos de digitalização funcionam?

Quando você usa um aplicativo de digitalização móvel, não é muito diferente de tirar uma foto. Em um cenário ideal, você reproduz o documento em um plano de fundo contrastante e aponta a câmera do telefone para ele.

Em seguida, o aplicativo de digitalização o guia pelo processo. Geralmente, você precisa alinhar as margens do documento com marcas de corte na tela do telefone. Mantenha-se firme quanto possível, mas não se preocupe. O aplicativo ajusta para movimentos leves. A digitalização leva um ou dois segundos. Quando terminar, você geralmente vê uma prévia do seu documento. O aplicativo geralmente pergunta se você deseja adicionar mais páginas ou iniciar uma nova verificação.

Talvez você esteja pensando que poderia pular completamente um aplicativo de digitalização e tirar uma foto de todos os papéis que deseja salvar digitalmente. Você poderia, mas há duas desvantagens. Primeiro, é improvável que uma imagem seja tão clara quanto uma digitalização, para que você corra o risco de não ter texto legível. Segundo, você não pode pesquisar o texto, o que pode tornar extremamente difícil encontrar o que você precisa mais tarde.

O que você deve digitalizar com um aplicativo de digitalização?

Vejamos exemplos de como você pode usar um aplicativo de digitalização para se manter organizado. Depois disso, explicarei quais recursos você deve procurar nos melhores aplicativos de digitalização e nomeie alguns deles.

Cartões de negócios

Na próxima vez que alguém lhe entregar um cartão de visita, use um aplicativo de digitalização para capturar as informações de contato dessa pessoa e devolva o cartão. Você mostrará como é fácil ficar sem papel e, ao mesmo tempo, coletar os detalhes em formato digital, para que você não precise digitar nada mais tarde. Alguns aplicativos de digitalização podem detectar cartões de visita e criar uma nova entrada no aplicativo de contato. Outros pesquisam no LinkedIn para sugerir uma conexão lá.

Quadros brancos e materiais de apresentação

Nas reuniões, a maioria de nós deseja dar a cada palestrante toda a atenção. Isso é difícil de fazer se estivermos olhando de soslaio para uma apresentação ou quadro branco, esperando não perder um detalhe importante. Uma ótima solução é digitalizar rapidamente os slides ou outros materiais à medida que aparecerem, sabendo que você poderá examiná-los com mais detalhes posteriormente.

Documentos para enviar por email ou fazer backup

Embora muitas pessoas e organizações tenham prazer em enviar documentos digitais, ainda existem muitos casos em que encontramos papel. Digamos que seu banco lhe dê um importante documento em papel para assinar, mas você deseja que seu advogado verifique primeiro. É um ótimo momento para usar seu aplicativo de digitalização. Digitalize algumas páginas para poder enviá-las por email. Alguns aplicativos de digitalização incluem uma ferramenta que também permite assiná-los digitalmente.

Outros documentos importantes que você pode querer digitalizar e fazer backup incluem registros de imunização, documentos fiscais e certificados legais (nascimento, casamento, imigração etc.).

O que procurar em um aplicativo de digitalização

Os melhores aplicativos de digitalização capturam seus documentos com clareza, tornam o texto pesquisável e ajudam a salvar os arquivos finalizados nos lugares certos. Aqui está o que procurar:

Detecção automática de bordas

Um ótimo aplicativo de digitalização e OCR encontra automaticamente as margens dos seus documentos automaticamente. Quando você aponta a câmera para o papel, as marcas de corte que você vê na tela devem procurar a borda do documento por conta própria e ajustar a diferentes dimensões. Portanto, esteja digitalizando uma folha de papel A4 ou um cartão de visita, o aplicativo descobrirá automaticamente.

Salvar e exportar opções

Os melhores aplicativos de digitalização oferecem opções para salvar ou exportar os textos recém-digitalizados, como Google Drive, Dropbox ou outro serviço de armazenamento. Você não deseja um aplicativo que o force a manter os documentos em um novo local.

OCR

Mencionei o OCR na parte superior deste artigo. Quando você tem OCR, qualquer palavra que você digitaliza se torna texto. Você também pode copiar e colar o texto ou editá-lo. Digamos que você digitalize uma receita e verifique se ela possui um erro de digitação. Com um aplicativo de digitalização e OCR realmente bom, você poderá corrigir o erro de digitação. Alguns aplicativos podem converter seu texto final em um formato familiar de processamento de texto, como.docx. Outros permitem que você altere o texto diretamente no aplicativo sem precisar abrir o documento em um processador de texto primeiro.

O OCR também permite pesquisar o texto dos documentos. Isso significa que, se você quiser encontrar seus registros de imunização, tente procurar o nome do seu médico para encontrar o arquivo. Você não precisa se lembrar do nome do arquivo. Se você usa muito a pesquisa para encontrar arquivos, precisa definitivamente de OCR.

Funcionalidade de pesquisa

Talvez você não esteja super organizado quando se trata de exportar e salvar seus arquivos em outro local. Nesse caso, você deseja pesquisar no conteúdo do aplicativo de digitalização o que você já digitalizou e agora precisa. Um ótimo aplicativo de digitalização terá sua própria funcionalidade de pesquisa.

Suporte a várias páginas

Aplicativos de digitalização realmente bons podem digitalizar várias páginas consecutivamente. Eles devem agrupar todas as páginas em um único PDF com facilidade. Os aplicativos de digitalização mais avançados também corrigem a distorção da página, como quando você digitaliza páginas de um livro e não consegue fazer com que ela fique plana.

Preço

Muitos dos melhores aplicativos de digitalização e OCR têm um nível de serviço gratuito e um nível premium pago. Às vezes, o OCR é considerado um recurso premium. Os preços dos aplicativos de digitalização e OCR são um pouco loucos. Por um tempo, você pode esperar pagar entre US $ 4 e US $ 7 por um aplicativo decente. Agora, as taxas únicas são dez vezes maiores. Embora as taxas de assinatura sejam mais razoáveis, algumas pessoas precisam apenas de um aplicativo de digitalização algumas vezes por ano.

Os melhores aplicativos de digitalização

Agora que você entende o que os aplicativos de digitalização podem fazer e por que você pode querer um, aqui estão alguns dos melhores que você pode encontrar. Concentrei-me em aplicativos que oferecem digitalização e OCR e tornam seu texto editável. Existem muitos aplicativos que apenas fazem a digitalização. O Evernote Scannable e o aplicativo móvel Dropbox são dois exemplos. Mas eles não fornecem um texto final que você pode copiar e colar ou editar. Esses aplicativos fazem.

Independentemente do aplicativo escolhido, você descobrirá que ter um aplicativo de digitalização disponível em sua mão ajuda a digitalizar seus documentos e a se manter organizado.

ABBYY FineScanner

Livre; Pro por US $ 4, 99 por mês, US $ 19, 99 por ano ou US $ 59, 99 por taxa única

O ABBYY FineScanner é possivelmente o melhor e mais capaz aplicativo de scanner e OCR para dispositivos móveis. Ele exporta arquivos para vários formatos, permite salvar arquivos na maioria dos principais serviços de armazenamento e até executa OCR em mais de 40 idiomas. Você precisa de uma conta Premium para obter OCR, que custa US $ 4, 99 por mês, US $ 19, 99 por ano ou US $ 59, 99 por uma taxa única.

Disponível no Android, iOS

Lente do Microsoft Office

Livre

O Microsoft Office Lens é um dos poucos aplicativos de digitalização totalmente gratuitos. É um pouco mais lento e desajeitado do que outros aplicativos com detecção e corte de borda, mas faz o trabalho. O aplicativo possui modos especiais para digitalizar cartões de visita e quadro branco. Para editar o texto digitalizado, exporte o texto pelo Microsoft OneDrive e abra-o Word.

Disponível no Android, iOS, Windows

Scanbot 9

Livre; Pro por US $ 4, 49 no primeiro ano e US $ 22, 49 por ano; ou US $ 69, 99 únicos no iOS

O Scanbot é um excelente aplicativo de digitalização e OCR. Dito isto, a empresa mudou recentemente seu modelo de preços de uma taxa única de baixo custo para uma assinatura anual ou uma taxa única mais cara (US $ 69, 99). Além disso, os preços são muito difíceis de rastrear. De qualquer forma, vale a pena considerar a versão Pro do Scanbot se você precisar de um aplicativo de digitalização rápido e preciso para praticamente qualquer tipo de documento. Possui boas ferramentas de correção e otimização de cores, além de outros recursos de digitalização, como um leitor de código QR e um scanner de código de barras. Você também pode usá-lo para assinar documentos usando nada além de seu dedo e telefone ou tablet.

Disponível no Android e iOS