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Agora que o departamento de recursos humanos (RH) tem o jeito de reduzir os números para tomar melhores decisões de gerenciamento de pessoas, está levantando questões sobre a privacidade dos funcionários. Isso fica claro em relatórios recentes que detalham como os empregadores, as empresas de análise de saúde e as seguradoras com as quais trabalham estão usando - ou fazendo mau uso, dependendo de quem está falando - dos dados de saúde e bem-estar dos funcionários.
Enquanto alguns softwares de gerenciamento de RH fornecem dados de bem-estar com base na administração de benefícios, mais e mais empresas estão contratando empresas de análise de terceiros para extrair dados agregados de reivindicações de seguro de saúde, planos de bem-estar patrocinados pelo empregador e outras fontes. Eles estão usando as informações para identificar segmentos de sua força de trabalho que podem se beneficiar de informações sobre condições médicas ou de saúde específicas.
Parece inócuo. Mas a consultoria de análise Castlight Health pode dizer quais funcionários podem estar em risco de diabetes, quem está grávida ou mesmo quem pode precisar de cirurgia nas costas, disse recentemente um gerente da empresa à Fortune . Os dados da empresa acionaram alarmes com grupos de privacidade. As organizações afirmam que os empregadores - especialmente em empresas menores - poderiam adivinhar quais dados dos funcionários são incluídos nos resultados agregados. Armado com esse tipo de informação, eles argumentam, empregadores menos do que éticos podem demitir funcionários que estejam grávidas ou cujo uso pesado de serviços de saúde possa aumentar os custos gerais dos benefícios.
A lei federal, ou seja, a Lei de Portabilidade e Prestação de Informações sobre Saúde de 1996 (HIPAA), impede as empresas de compartilharem informações confidenciais de cuidados de saúde de um indivíduo. As empresas de análise de assistência médica afirmam que não violam os regulamentos da HIPAA porque compartilham apenas dados de saúde e bem-estar dos funcionários de forma agregada, para que nada possa ser rastreado até uma única pessoa. Mas, mesmo que as empresas não usem uma empresa de análise externa, os departamentos de RH devem considerar isso como uma chamada de alerta para reexaminar as práticas de coleta, uso e proteção dos dados de saúde e bem-estar dos funcionários.
"Não podemos subestimar a sensibilidade em torno das informações de saúde - especialmente em áreas como a gravidez, onde as mulheres já estão hiperconscientes de possíveis preconceitos e discriminações por parte de seu empregador", escreveu Jennifer Benz, CEO da consultoria de comunicação de benefícios dos empregados Benz Communications.
Para ganhar confiança, seja transparente
Existem maneiras certas e erradas de coletar dados de saúde e bem-estar, de acordo com executivos de RH, consultores e especialistas em direito do trabalho. Para ganhar a confiança dos funcionários, seja completamente transparente sobre o que você está fazendo e por quê. Quando Bob Merberg, gerente de programa de bem-estar dos funcionários da Paychex, lançou um programa de bem-estar intensificado com triagem biométrica e avaliações de risco à saúde, os mais de 12.000 funcionários do fornecedor de folha de pagamento ficaram céticos. Para combater isso, a Paychex foi aberta sobre como a avaliação e outros dados seriam usados - e não ocultou os detalhes do contrato de serviço ou renúncias.
A Paychex usa terceiros para coletar dados de saúde dos funcionários e "os instruímos a mantê-los sagrados", disse Merberg. "Nós realmente buscamos coletá-lo e transmiti-lo o menos possível."
Hoje, a Paychex não encontra resistência dos funcionários em relação à privacidade, disse Merberg. "Nós provamos que o que estamos tentando fazer é respeitar a privacidade. Mas o principal deve ser o padrão de transparência ao longo do tempo".
Permitir que os funcionários optem por participar
Quando você está configurando um programa de bem-estar, a participação dos funcionários é essencial. Os programas ou planos que são desativados por padrão - nos quais os funcionários são inscritos automaticamente, a menos que solicitem explicitamente a remoção - não são bons para a moral ou para o comprometimento total dos funcionários com o programa.
Como muitos dados hoje são armazenados na nuvem e as informações pessoais estão constantemente em risco, os funcionários devem ter a opção de optar por participar. Isso garante que eles entendam a intenção de um programa, mas também para esclarecer o que significa participar do programa, de acordo com Mark Stelzner, fundador e diretor administrativo da empresa de consultoria Inflexion Advisors HR (IA HR), que ajuda as empresas com implementações de tecnologia de RH.
Depois de informar aos funcionários quais dados você está coletando, não se desvie deles. Pode ser tentador coletar novas informações ou usar os dados que você está coletando de uma maneira diferente. No entanto, alterar parâmetros significa que os funcionários não estão totalmente informados e isso pode abrir a invasão de reivindicações de privacidade, de acordo com Karla Grossenbacher, uma parceira do escritório de Seyfarth Shaw LLP em Washington, DC, concentrada em leis trabalhistas e trabalhistas. Ela é presidente de sua clínica de trabalho e emprego em Washington, DC.
"Quando você começa a usá-lo para outro propósito, as pessoas podem dizer que não consentiram e chorarem mal", disse Grossenbacher. "É realmente importante fazer com que os funcionários se sintam confortáveis".
A privacidade dos dados dos funcionários é um dos grandes problemas que envolvem os principais sistemas de gerenciamento de RH, de acordo com a empresa de pesquisa em tecnologia de RH Sierra-Cedar. Isso só vai aumentar à medida que as equipes de RH adquirem experiência usando a análise preditiva em mais aspectos da gestão de pessoas, inclusive fazendo palpites sobre o comportamento futuro dos funcionários.
Como empregador, é fundamental garantir que você mantenha os funcionários informados sobre o que você está coletando, como o está usando e quais opções eles têm para optar por não participar, se assim o desejarem.
