Como matar o email com o software de gerenciamento de projetos certo

O email aumenta o estresse, cria trabalho desnecessário e faz as pessoas se sentirem sobrecarregadas. Ninguém pode ser a melhor versão de si mesmo trabalhando nessas condições. Nos últimos anos, as organizações começaram a se afastar do email em favor de aplicativos de mensagens em equipe, como o Slack e outras ferramentas de comunicação no local de trabalho. Encontrar a ferramenta certa, ou conjunto de ferramentas, afeta se sua equipe poderá desistir de suas caixas de entrada tradicionais. Para muitas equipes, o software de gerenciamento de projetos deve fazer parte da solução.

O que é software de gerenciamento de projetos?

O software de gerenciamento de projetos, também chamado de aplicativos de gerenciamento de projetos, são ferramentas on-line que as equipes usam para rastrear o trabalho. No sentido mais amplo, um aplicativo de gerenciamento de projetos pode ser qualquer coisa, desde um software complexo para gerenciar trabalhos, como o Microsoft Project, a um aplicativo básico de tarefas. Os aplicativos mais avançados incluem outras ferramentas de negócios para gerenciar recursos, rastrear o tempo gasto nas tarefas ou até faturar.

Costumamos distinguir diferentes tipos de ferramentas de colaboração dos aplicativos de gerenciamento de projetos para facilitar a recomendação do aplicativo certo para a finalidade correta. Dito isto, essas duas categorias e algumas outras (como aplicativos do Kanban Board e aplicativos de gerenciamento de trabalho) se sobrepõem substancialmente. Portanto, embora eu às vezes defenda que aplicativos como Asana, Trello, Airtable e Basecamp não são estritamente aplicativos de gerenciamento de projetos, podemos incluí-los aqui.

O que você faz no software de gerenciamento de projetos?

Todo aplicativo de gerenciamento de projetos é um pouco diferente, mas a maioria permite ver vários aspectos do trabalho de sua equipe sem exigir que você pergunte a seus colegas sobre eles.

Ao fazer login, você vê todas as tarefas que sua equipe deve concluir e os prazos. Você vê quem foi designado para qual tarefa, se e quando a concluíram, e se eles tiveram algum comentário sobre ela. Se um de seus colegas sair inesperadamente, você poderá fazer login no aplicativo de gerenciamento de projetos e verificar se eles têm algo urgente designado hoje que outro membro da equipe deve atender. Se atualmente você usa o email para informar a alguém que uma tarefa foi concluída, fazer perguntas sobre uma tarefa ou enviar algo para aprovação, provavelmente você se beneficiaria de um aplicativo de gerenciamento de projetos.

Há mais do que isso. Como você e seus colegas usam um aplicativo de gerenciamento de projetos, o aplicativo mantém a contagem do trabalho realizado. Quantas tarefas foram concluídas no prazo? O projeto em geral ainda está no caminho certo para ser concluído dentro do prazo? Aplicativos de gerenciamento de projetos robustos vêm com todos os tipos de tabelas e gráficos para ajudar você a ficar de olho nesse tipo de coisa. Dessa forma, se o projeto começar a falhar, você poderá detectá-lo cedo e trabalhar para evitá-lo. Mas não vamos nos desviar. Vamos nos concentrar em como os aplicativos de gerenciamento de projetos ajudam as pessoas a se comunicar.

O que um gerente de projeto faz?

Um projeto é uma série de tarefas. Um gerente de projeto é a pessoa que sabe quais são todas essas tarefas - ou pelo menos as supervisiona. Às vezes, o gerente de projeto distribui as tarefas ou as coloca em um pool para as pessoas reivindicarem. O gerente de projeto fica de olho nas tarefas e nas pessoas que as executam até que estejam concluídas.

Nem toda equipe tem um gerente de projeto em si, mas a maioria tem alguém que está no comando. Pode ser um empresário, gerente ou líder de equipe. Quem é seu interlocutor ou tomador de decisões diariamente, esse é seu gerente de projeto.

Por que o email é ruim para projetos

E-mail é correio eletrônico, que eu sei que parece óbvio, mas fique aqui. O correio é uma avenida horrível para atribuir trabalho. Imagine se suas atribuições chegaram até você por correio tradicional. É quase ridículo. No entanto, o email não é tão diferente do correio normal, exceto que é mais rápido.

Pense em qual e-mail é bom em fornecer:

• comunicação assíncrona com uma trilha de papel
• entrega de documento

Agora pense no que um gerente de projeto precisa saber quando gerencia uma série de tarefas:

• quem está disponível
• quanto trabalho cada trabalhador atualmente atribuiu a eles e quando é devido
• o andamento do trabalho já atribuído (por exemplo, "John tem duas tarefas atribuídas a ele e ambas são concluídas em 90%")
• um calendário de prazos
• a capacidade de priorizar e repriorizar tarefas com base nas necessidades do projeto

Fazer esse tipo de trabalho pelo correio é ridículo.

Mais importante, a maneira como a maioria dos funcionários usa o email cria interrupções. Quando novas mensagens de email chegam com toques ou notificações pop-up, os funcionários normalmente verificam se a mensagem recebida não é urgente. Então eles voltam ao que estávamos fazendo até a próxima interrupção. As pessoas fazem isso o dia todo, verificando e digitalizando seus e-mails. Vários estudos mostram que o uso de e-mail ocupa cerca de 30% do dia de um trabalhador do conhecimento, e esse tempo é distribuído uniformemente ao longo do dia, em vez de ficar em partes discretas. Em outras palavras, o email nos interrompe constantemente.

As interrupções geralmente têm um efeito negativo líquido, embora possa não ser da maneira que você assume. As interrupções fazem as pessoas se sentirem mais estressadas e com uma carga de trabalho maior do que realmente têm. As pessoas também sentem maior frustração e pressão do tempo.

A maneira como as pessoas interagem com o email também leva ao desperdício de tempo. Perdemos tempo quando precisamos reler o mesmo email que digitalizamos no início do dia, porque esquecemos o que dizia. Se você esquecer qual é a data de uma entrega chave, desenterrá-la do e-mail leva tempo. E se o e-mail que você desenterrar for antigo e a data avançar uma semana depois?

Tudo isso significa que o email não foi projetado para gerenciar tarefas. É a ferramenta errada para esse trabalho.

Comunicação com um serviço de gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos envolve manipular pessoas e recursos, vigiar o tempo e redistribuir ou repriorizar tarefas à medida que a situação muda. O software de gerenciamento de projetos foi projetado para lidar com esses tipos de problemas e outros que geralmente surgem durante o curso de um projeto.

Como é se comunicar em um aplicativo de gerenciamento de projetos versus em email? É como a diferença entre ver algo com seus próprios olhos e ler uma descrição dele. No primeiro cenário, você tem controle sobre o que deseja ver e quando. No segundo, você confia em outras pessoas para digitar mensagens dizendo o que elas acham mais importante - ou, pior, o que elas acham que você deseja ouvir.

Aplicativos de gerenciamento de projetos diferentes têm ferramentas diferentes para se comunicar. Quase todos eles suportam @ menções, por exemplo. Como o Slack e outros aplicativos de mensagens da equipe se tornaram tão populares, você pode conectá-los com frequência ao seu aplicativo de gerenciamento de projetos, simplificando assim suas conversas em um único local. Se você ainda não possui um aplicativo de bate-papo em equipe, pode ignorá-lo e procurar um aplicativo de gerenciamento de projetos que inclua uma caixa de bate-papo no aplicativo. O Zoho Projects e o ProofHub oferecem.

Digamos que o projeto em questão tenha muitos elementos visuais e a equipe que trabalha nele precise discuti-los. Sua vida será muito mais fácil se você tiver ferramentas de marcação de imagem em seu aplicativo de gerenciamento de projetos. Dessa forma, você pode rabiscar eletronicamente uma imagem e anexar comentários, tornando mais fácil para todos da equipe dar e entender feedback. Volerro é um exemplo de aplicativo de gerenciamento de projetos com ferramentas de marcação.

Como mencionado, os aplicativos de gerenciamento de projetos lidam com tudo o que você precisa para manipular e acompanhar, como tarefas, prazos, progresso e responsáveis. Toda essa informação é visível para quem precisa. Nesse sentido, há menos necessidade de se comunicar sobre esse tipo de assunto. Você nunca precisa enviar um e-mail a alguém e ao CC meia dúzia de pessoas para saber se está quase terminando uma tarefa quando você pode fazer login no sistema e ver se está marcado como 75% concluído. Muitas das coisas que exigem que você leia nas entrelinhas ao usar email para gerenciamento de tarefas tornam-se repentinamente claras quando você usa o software de gerenciamento de projetos.

Menos tempo enviando e-mail significa mais tempo trabalhando

Os benefícios de enviar uma equipe por e-mail para um aplicativo de gerenciamento de projetos para se comunicar podem ser enormes. A redução no email por si só certamente deixará todos felizes, mas isso se compara ao valor agregado de ter maior visibilidade de quem está fazendo o que, o que mais eles estão fazendo e o status de todas as tarefas. Torna muito mais fácil ter informações precisas à mão enquanto você trabalha, para que os tomadores de decisão possam tomar boas decisões.

Para obter dicas mais específicas sobre como trabalhar com um aplicativo de gerenciamento de projetos, consulte 7 maneiras de simplificar o gerenciamento de projetos em projetos de trabalho em equipe e 5 recursos do Zoho Projects para organizar seus negócios.