Como compartilhar arquivos do Google Drive

Você criou um arquivo no Google Drive que deseja compartilhar com outras pessoas. Sem problemas. Um dos pontos fortes do software é sua capacidade de se divertir com os outros.

De fato, existem tantas maneiras de compartilhar o Google Docs, Planilhas e Apresentações Google que o processo pode ser confuso. Deseja que outras pessoas possam editar seu arquivo ou apenas visualizá-lo? Você precisa dar a eles acesso à versão ao vivo ou estática do documento? Suas opções de compartilhamento variam dependendo das respostas a essas perguntas.

O Google Drive consiste em vários programas, incluindo o Google Docs para processamento de texto, o Planilhas para planilhas e o Apresentações para apresentações. O processo de compartilhamento dentro de cada programa é bastante semelhante; abaixo, focaremos no Google Docs.

Você pode acessar o Google Docs de duas maneiras: o site do Google Docs no seu navegador; o programa Google Backup and Sync no seu computador; ou os aplicativos do Google Docs para iOS ou Android.

Compartilhar um documento ativo

Você acabou de criar e preencher um documento e agora deseja compartilhá-lo. Nesse caso, você deseja compartilhar o documento ativo com uma ou mais pessoas. Clique no botão Compartilhar no canto superior direito (ou clique no menu Arquivo e selecione Compartilhar).



Adicionar destinatários

Digite um contato do Google ou o endereço de e-mail da pessoa com quem você deseja compartilhar o arquivo; você pode compartilhar um arquivo com até 200 pessoas ou grupos. Clique na seta suspensa e escolha se deseja que a pessoa ou pessoas possam editar o documento, inserir comentários ou apenas visualizá-lo. Você também pode adicionar uma nota ao convite por email. Clique em Enviar.

Se a pessoa tiver uma conta do Google, seu email será enviado. Se o seu destinatário não tiver uma conta do Google, você verá duas opções. Você pode enviar um convite. Nesse caso, a pessoa tem 14 dias para fazer login com uma Conta do Google para editar, comentar ou visualizar o documento.

Como alternativa, você pode criar e enviar um link para o seu documento. Nesse caso, o destinatário pode visualizar o documento sem uma conta do Google, mas não pode editar ou comentar nele.



Recebendo um convite

Por outro lado, seu destinatário abre seu e-mail e clica no botão para Abrir no Documentos. Se a pessoa tiver uma conta do Google, é solicitado que ela faça login para editar, comentar ou exibir seu documento no Google Docs.

Se a pessoa não tiver uma conta do Google e você escolher a opção de enviar o link, o documento será aberto no Google Docs, onde a pessoa poderá lê-lo, mas não comentar ou editá-lo. Essa pessoa não pode solicitar acesso a comentários ou editar, a menos que tenha uma Conta do Google.

Se a pessoa tiver uma conta do Google e acessar o documento com permissão para editá-la, poderá clicar no botão que diz Editar no canto superior direito e alterar a opção para Sugestão ou Visualização. Se a pessoa acessar o documento com permissão para comentar, poderá clicar no botão que sugere Sugestões e alterar a opção para Visualização.



Obter link compartilhável

Para distribuir um link direto para o documento em vez de enviar convites, clique no botão Compartilhar novamente e, em seguida, clique na opção "Obter link compartilhável". Essa opção é útil se você deseja compartilhar o documento com várias pessoas a qualquer momento, como soltá-lo em um canal do Slack.



Escolha Permissões

Clique no menu suspenso de "Qualquer pessoa com o link pode…" para escolher as permissões apropriadas. Aqui, você pode dar aos destinatários a capacidade de editar, comentar ou visualizar.



Copiar link de compartilhamento

Clique no botão para copiar o link. Agora você pode colar o link em outro aplicativo para compartilhar o documento. Os destinatários precisam apenas clicar no link para obter acesso ao documento, mas, novamente, precisam fazer login com uma Conta do Google dentro de 14 dias para editar ou comentar.



Nenhum login do Google

E se você quiser que as pessoas possam editar ou comentar no documento sem precisar fazer login no Google? Clique no botão Compartilhar novamente. Clique no menu suspenso de "Qualquer pessoa com o link pode…" e clique em Mais.



Opções de compartilhamento de link

Agora você pode jogar com três opções para o Compartilhamento de Link. A primeira opção para Público na Web permite que qualquer pessoa acesse seu documento na Web através do link correto. Você pode definir permissões para limitar outros usuários a editar, comentar ou simplesmente visualizar o documento. Dependendo das permissões que você escolher, os destinatários poderão editar, comentar ou visualizar o documento sem precisar fazer login no Google.

A segunda opção para Qualquer pessoa com o link permite que as pessoas acessem seu documento se souberem o URL. Essa opção é um pouco mais segura que a primeira, dependendo de quanto você antecipa o link que está sendo compartilhado.

A terceira opção para Desativado desativa o Compartilhamento de link, para que somente as pessoas que você convidar diretamente possam acessar o documento.



Opções avançadas de compartilhamento

Em seguida, como você pode compartilhar o link do seu documento com mais facilidade ou remover completamente o compartilhamento? Clique no link para Avançado.



Opções de compartilhamento e permissões

Aqui, você pode compartilhar o link via Gmail, Google+ (por enquanto), Facebook ou Twitter. Você pode revisar as permissões para qualquer pessoa com quem tenha compartilhado o arquivo ou remover qualquer pessoa do compartilhamento de arquivos completamente. Você também pode marcar uma opção para impedir que os editores alterem o acesso e adicionar novas pessoas e desativar as opções para baixar, imprimir e copiar para comentaristas e espectadores.



Publicar na Web

Ainda não terminamos. Há mais truques de compartilhamento na manga do Google. Clique no menu Arquivo e selecione Publicar na Web.



Configurando para publicar

Na janela Publicar na Web, clique na seta para baixo para Conteúdo e configurações publicados. Você pode decidir se deseja que seu documento público seja atualizado sempre que fizer uma alteração. Por padrão, seu documento será publicado como sua própria página da web dedicada. Clique em Publicar e responda sim quando o Google perguntar se você tem certeza.

Você também pode optar por incorporar o documento, se desejar gerar um código que permita incorporá-lo a uma página da web existente. Você então copia o código incorporado.



Página publicada

Seu documento é publicado como uma página da Web acessível a qualquer pessoa que possua o link.



Interromper publicação

Para desativar o documento como uma página da Web, clique no botão que diz Parar de publicar.



E-mail como anexo

Por fim, você pode enviar seu documento por email em qualquer um dos vários formatos. Clique no menu Arquivo e selecione Email como anexo.



Alterar formato de arquivo

Na janela E-mail como anexo, clique no menu suspenso de Anexar como. Você pode optar por enviar seu documento como PDF, documento do Word, arquivo Rich Text, página HTML, arquivo de texto sem formatação ou documento aberto. Você também pode optar por inserir o documento no próprio email.