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Historicamente, o software de agendamento de turnos ajudou a colocar as empresas em problemas em turnos de plantão. Talvez agora possa ajudá-los a sair disso. Até muito recentemente, varejistas como Abercrombie & Fitch, Gap Inc., J. Crew Group Inc. e Victoria's Secret exigiam que os funcionários do varejo estivessem "de plantão" para trabalhar se as lojas estivessem ocupadas e precisassem de ajuda extra. Como qualquer um que já trabalhou em plantão sabe, é o pior. Você não pode fazer outros planos porque pode ser chamado, mas também não pode contar com as horas - ou o pagamento - porque elas podem não acontecer.
Os turnos de plantão não são apenas inconvenientes; eles contribuem para horários de trabalho instáveis, especialmente para pessoas com baixos salários (o segmento da população com maior probabilidade de tê-los). Essa instabilidade prejudica a renda familiar e a economia, de acordo com um relatório do Instituto de Política Econômica de 2015. Quando os pais precisam trabalhar com horários fora do padrão, incluindo plantões de plantão, seus filhos sofrem de acordo com uma pesquisa do Urban Institute.
Nos últimos seis meses, Gap, J. Crew Group e outros varejistas pararam de agendar trabalhadores para plantões de plantão. A mudança ocorre logo após um punhado de ações judiciais movidas contra empresas por supostamente não pagarem aos funcionários que se reportam, mas que no final das contas não são convidadas a trabalhar. A mudança também é uma resposta direta a uma carta enviada pelo escritório da Procuradoria-Geral de Nova York a uma dúzia de varejistas na primavera de 2015, alertando que suas práticas de agendamento de plantão podem estar violando uma lei trabalhista estadual.
Para varejistas de São Francisco, como Gap, também é uma reação a uma medida de "declaração de direitos" dos trabalhadores aprovada pelos supervisores municipais no final de 2014. A medida exige que as empresas publiquem as programações dos funcionários com duas semanas de antecedência e paguem por elas. alterações de horário de última hora, plantão ou quando são enviados para casa sem trabalhar em um turno completo.
Automatizar turnos leva à "clopening"
Nos últimos anos, o problema do turno de plantão foi exacerbado por uma abundância de software que permite às empresas automatizar turnos de agendamento. Se as empresas não soubessem o que estavam fazendo ou não se importassem, os funcionários também poderiam acabar trabalhando em um turno de encerramento na terça-feira à noite e em um turno de abertura na manhã seguinte - uma situação que se tornou tão comum que gerou o termo "clopening" "(pronunciado CLO-pening, uma combinação de" fechamento "e" abertura "). Isso ainda acontece. Uma pesquisa no Twitter sobre o termo "agendamento de turnos" gera inúmeras queixas como essas duas:
me agendar para um turno de fechamento uma noite e depois para um turno de abertura no dia seguinte é pura crueldade ????
- phantom girl (@jjmathh) 21 de dezembro de 2015
Oi trabalho obrigado por me agendar 7-4 depois de um turno de fechamento
- nanitas (@_alaksey) 5 de dezembro de 2015
A Starbucks ficou surpresa depois que um artigo do New York Times de 2014 compartilhou histórias sobre pessoas que trabalhavam em turnos fora do padrão - incluindo uma mãe solteira barista que lutava para trabalhar em turnos consecutivos de fechamento e abertura - graças, em parte, à dependência da gigante do café em turnos - software de agendamento do fornecedor de tecnologia de RH Kronos. A Starbucks disse posteriormente que deixaria de atribuir turnos de clopening e outros horários irregulares, e notificaria a equipe a cada hora com mais antecedência de quando eram necessárias, de acordo com o New York Times .
A controvérsia destacou a "má tomada de decisão ou políticas que contribuíram para a clopening de tarefas e que o software, infelizmente, tornou isso possível", diz Christa Degnan Manning, fundadora e analista principal do serviço de apoio à força de trabalho Eudemonia.
Empresas como cadeias de café que empregam muitos trabalhadores de meio período são mais propensas a enfrentar problemas de agendamento de turnos, diz Manning. Os gerentes regionais ou de lojas desses estabelecimentos geralmente precisam cumprir metas financeiras vinculadas ao desempenho de uma loja para receberem o pagamento ou ganharem bônus, mas as únicas ferramentas que suas empresas lhes dão para atingir essas metas são o software. Manning diz que não recebe apoio das empresas sobre como tomar decisões difíceis (como na equipe) e acaba com horários de plantão como resultado.
O software de agendamento de turnos fica mais inteligente
No entanto, os serviços de agendamento de turnos e outras tecnologias essenciais de RH estão ficando mais inteligentes. Os programas com recursos internos de análise e relatório podem analisar os dados da equipe em relação aos resultados financeiros e usá-los para alterar as operações e como os gerentes motivam os funcionários, incluindo o planejamento de melhores agendas, de acordo com Manning. Muitos dos serviços de agendamento de turnos de hoje foram desenvolvidos até o ponto em que existem dezenas com recursos e funções semelhantes. Isso permite que as empresas sejam mais exigentes quanto ao que usam e com quem fazem negócios, diz Manning.
Manning sugere empresas que desejam atualizar ou mudar os serviços de investigação desenvolvidos para seu setor em particular. O software de agendamento para varejistas, por exemplo, é muito diferente do software que hospitais ou prestadores de serviços de saúde usam para planejar turnos para enfermeiros ou técnicos de raio-x. "Muitos fornecedores menores estão entusiasmados por ser uma start-up e preencher um nicho mal atendido", diz Manning. "Eles costumam ter recursos de serviço muito bons porque são da indústria e sabem como fazê-lo melhor".
Um exemplo disso é o Shift Agent da Shift Agent Labs LLC, com sede em Orlando. O Shift Agent é um serviço de agendamento de turnos baseado em nuvem que tem como alvo restaurantes, incluindo vários locais de Chick-fil-A. A alta rotatividade e a natureza da mão-de-obra na indústria de restaurantes aumentam "o desafio e a dificuldade de agendar por causa da falta de consistência", diz David Pezzoli, co-fundador e CEO da Shift Agent Labs. Diferentemente do software de agendamento de turnos para uma empresa com funcionários em período integral, o Shift Agent é voltado para restaurantes que possuem predominantemente funcionários de meio período que desejam horários flexíveis e não ficam muito tempo. "Há muito caos para trazer ordem", diz Pezzoli.
Ao se especializar, Pezzoli diz que pode usar o que aprendeu com clientes grandes ou mais estabelecidos para ajudar os pequenos ou os mais jovens. "Ele nos permite ouvir uma solicitação de um cliente e, mesmo que outro não o tenha expresso, compartilhá-lo como uma solução".
Procure o serviço em Software como Serviço
Um segundo fator decisivo na escolha de um fornecedor de agendamento de turnos deve ser o serviço, diz Manning da Eudemonia. Só porque o software é baseado na nuvem, não significa que usá-lo é tão fácil quanto se inscrever e criar uma conta. O proprietário da empresa ou o gerente de RH ainda precisa descobrir qual a melhor forma de usá-lo para se adequar aos propósitos da empresa, e isso pode significar exigir ajuda do fornecedor. Sua regra prática: as empresas devem prestar atenção em como o fornecedor as trata antes de comprá-las. "Se você não conseguir a atenção deles antes da venda", ela diz, "provavelmente não conseguirá isso depois".
Ela também recomenda investigar a comunidade online criada por um fornecedor em torno de seu serviço de agendamento de turnos. Fóruns on-line ou encontros presenciais são oportunidades para os clientes trocarem informações e são bons indicadores de que eles se vincularam à marca. Esses canais também podem ser bons caminhos para os usuários falarem sobre políticas de agendamento, incluindo como mudar de turno de plantão.
