Organize-se: como usar as alterações de rastreamento no google docs

Desde 2014, o Google Docs permite que as pessoas acompanhem as alterações enquanto editam ou colaboram em seu trabalho com outras pessoas. A capacidade de rastrear alterações oferece mais poder de edição de duas maneiras. Primeiro, você pode editar seu próprio trabalho sem confirmar suas alterações, caso você ou outra pessoa queira analisá-las. Segundo, você pode criar um documento e compartilhá-lo com outras pessoas, e elas podem sugerir alterações no arquivo, que você ou outra pessoa pode ver e aceitar, rejeitar ou alterar. Isso torna o processo de colaboração mais transparente e fácil de gerenciar.

Enquanto muitas pessoas se referem a essa funcionalidade como rastrear alterações - é assim que é chamado no Microsoft Word e já existe há mais tempo -, o Google chama de sugestão. Funciona de maneira semelhante ao recurso no Microsoft Office. De fato, se você importar um Google Doc para o Microsoft Word ou vice-versa, todas as alterações ou sugestões rastreadas serão preservadas e visíveis.

Veja como usar a sugestão no Google Docs.

Como ativar o modo de sugestão

Se você estiver escrevendo e editando sozinho ou sugerindo alterações no trabalho de outra pessoa, comece ativando o modo Sugestão. Na área de trabalho, procure no canto superior direito da tela um ícone de caneta e a palavra Edição. Clique nele e escolha Sugestões. Em dispositivos móveis, procure no menu de configurações, onde se chama Sugerir alterações. Ative-o.

Depois de ativar a sugestão, suas novas edições aparecerão na página como edições e não como texto confirmado. Por exemplo, cada exclusão aparece como texto com um rasurado. As novas palavras que você digita aparecem em uma nova cor (neste caso, verde).

Para cada alteração sugerida, o Google Docs cria uma pequena caixa de resumo na margem direita que mostra quem sugeriu a alteração e o que é. Essas caixas de resumo também dão a você e a outros editores o poder de aceitar ou rejeitar as alterações, que abordarei em mais detalhes posteriormente.

Como compartilhar seu documento

Se você deseja receber alterações sugeridas de outras pessoas, primeiro compartilhe seu documento e ative a edição. No canto superior direito da área de trabalho, clique no botão azul Compartilhar. No celular, a opção está nas configurações em Compartilhar e exportar. Você pode compartilhar o documento apenas com as pessoas que escolher ou gerando um link que torne o documento visível para qualquer pessoa com esse link.

Aqui está a parte mais importante: você deve dar permissão de edição aos seus colaboradores. Selecione Pode editar na opção aplicável.

Quando seus colaboradores receberem o documento, eles deverão verificar se estão Sugerindo, e não Editando, para que todos possam ver as alterações. Quando as equipes trabalham dessa maneira com frequência, todos estarão acostumados a ver suas edições na tela e saberão imediatamente se a sugestão não está ativada. Se as pessoas são novas no rastreamento de alterações, pode ser necessário lembrá-las.

Como usar os comentários

Uma regra comum de edição (que todo mundo quebra o tempo todo) é nunca escrever no documento algo que você não gostaria que fosse publicado. Por exemplo, nunca coloque uma piada como texto de espaço reservado e nunca escreva um comentário embutido. Perguntas e pensamentos mais longos para discussão pertencem como comentários.

Para adicionar um comentário, procure o ícone na barra de ferramentas que se parece com uma caixa de fala com um sinal de adição no centro. Como alternativa, você pode destacar algum texto e um botão de comentário aparece na margem direita. Clique nele e você poderá adicionar seu comentário.

Os comentários aparecem na margem direita ao lado de todas as outras alterações rastreadas. Os colaboradores podem responder aos comentários, o que permite discutir diretamente no documento sobre as alterações que você pode fazer.

Como aceitar, rejeitar e resolver comentários

Quando todas as sugestões estiverem disponíveis, quem tiver a palavra final do trabalho poderá ler o documento e aceitar ou rejeitar as alterações.

Para comentários, você tem a opção de "resolver" cada um. A resolução de um comentário exclui o histórico de conversas permanentemente e para todos, portanto, verifique se o problema foi realmente resolvido antes de pressionar esse botão.

O que as outras pessoas veem?

Algo a ter em mente ao sugerir alterações e fazer comentários em um documento é o que as outras pessoas veem se têm acesso ao mesmo arquivo. Por exemplo, a menos que tenham optado por não participar, o autor ou autores originais recebem uma notificação por email sobre todas as sugestões que você faz e os comentários que adiciona quase em tempo real. Isso significa que, se alguém sugerir uma edição e mudar de idéia, o autor ainda verá a sugestão original por email. É uma abominação.

Eu recomendo desabilitar essas notificações, especialmente se você achar o processo de edição difícil. Em vez de se atormentar com o conhecimento de todos os pequenos pensamentos que passam pela cabeça de seus editores, acesse o Google Drive, clique no ícone de roda dentada e escolha configurações. Em Notificações, verifique se as duas caixas estão desmarcadas.

Como usar o histórico de versões

Outra ferramenta que não faz parte estritamente do Suggesting, mas é útil para a escrita e edição colaborativa, é o Histórico de Versões.

Procure em Arquivo> Histórico de versões. Duas opções são exibidas: Nomeie a versão atual e consulte o histórico de versões.

Você pode usar o nome da versão atual para salvar uma cópia do seu arquivo antes de abri-lo para outras pessoas para edição. Dessa forma, se algo der errado, como um colaborador esquece de ativar a sugestão, você pode rapidamente e facilmente reverter para o rascunho anterior.

A outra opção, Ver histórico de versões, mostra as versões salvas anteriormente do arquivo rotuladas por data e hora. Você pode alterar os nomes para algo mais descritivo, se ajudar. Ao examinar as versões anteriores do seu arquivo, você vê as alterações destacadas em uma cor diferente. É uma ferramenta útil para voltar o relógio quando talvez você tenha aceitado ou rejeitado alterações e agora deseje não ter.

Como comparar documentos

A última ferramenta que vale a pena mencionar é uma nova, chamada Compare Documents. Está no menu Ferramentas (Ferramentas> Comparar documentos). Com esta ferramenta, você pode comparar dois documentos para ver a diferença entre eles. É útil para encontrar alterações que foram adicionadas (intencionalmente ou não) ao seu documento, seja por você ou por outra pessoa. Essa visualização também pode exibir comentários sobre os arquivos.

Se você colabora com um grupo de pessoas que não está acostumado à edição em grupo, sempre pode salvar um rascunho do seu trabalho e compará-lo com a versão editada para garantir que nenhuma alteração seja acidentalmente deixada por você.

Mais dicas do Google Docs

Vale a pena conhecer algumas outras dicas se você usa o Google Docs com frequência. Para iniciantes, saiba como salvar o Google Docs offline. Dessa forma, interrupções na Internet e outros eventos inesperados não atrapalharão seu trabalho. Você também pode criptografar documentos do Google armazenados no Drive, outra dica útil. Também não deixe de explorar nossa lista das melhores dicas do Google Docs.