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E-mail é fácil de odiar. E como amamos odiá-lo. Como um link para o mundo exterior, é ótimo. Como forma de conversar com colegas de trabalho, nem tanto. Não é em tempo real, as pessoas o usam mal (olá, "Responder a todos"), e mensagens importantes são ocultadas no lodo diário de boletins, anúncios e e-mails de assinatura de produtos e serviços dos quais você pode jurar que nunca se inscreveu.
Nem sempre foi assim. Levou mais de duas décadas depois que o programador de computador americano Ray Tomlinson implementou o primeiro sistema de email em 1971 para que o email os entendesse. Mas quando isso aconteceu, criou uma revolução na maneira como as pessoas se comunicavam, dentro e fora do trabalho. Tomlinson morreu em 6 de março aos 74 anos.
Hoje, as empresas estão descartando e-mails em massa para ferramentas de colaboração on-line, como o Atlassian HipChat, o Google Hangouts e, principalmente, o Slack. Espera-se que a atividade leve o mercado global para o que os analistas chamam de redes sociais corporativas para US $ 3, 5 bilhões até 2019 - mais que o dobro do que era em 2014, de acordo com um relatório da IDC de julho de 2015.
Mudar para o Slack ou uma ferramenta de comunicação intra-escritório semelhante é tão fácil quanto abrir uma conta de avaliação gratuita. O Slack pode ser ótimo para trocas rápidas entre os membros da equipe ou para compartilhar documentos e relatórios em toda a empresa. Mas existe uma curva de aprendizado, que pode custar caro e pode se transformar em um tempo tão grande quanto o e-mail, se não pior.
"Isso exige a adesão dos funcionários", disse Danny Groner, gerente de parcerias e alcance do Blogger no site Shutterstock, que usa o Slack para comunicações internas. "Se as pessoas concordarem e estiverem dispostas a reconhecer que há valor, em três a seis meses você estará fora do caminho antigo".
Aqui estão alguns fatores para ajudá-lo a decidir se sua empresa está pronta para se despedir do e-mail. Eles se baseiam na contribuição de mais de meia dúzia de pequenas e médias empresas (SMBs) que entrevistei que transferiram as mensagens do escritório para o Slack ou uma ferramenta similar.
1. Descubra por que você está mudando
Não basta guardar emails porque é "ruim". Objetivos concretos podem ajudá-lo a determinar como configurar e implementar um novo serviço. Greg Edwards, CEO da empresa de segurança cibernética WatchPoint Data, queria uma maneira mais rápida de obter informações de e para funcionários, mas com a capacidade de anexar arquivos, colaborar e arquivar material. Ele precisava de funcionalidades mais ricas do que as mensagens instantâneas (IM), por isso testou o Slack e descobriu que "fazia tudo o que procurava".
2. As grandes armas têm que liderar a batalha
Sim, será uma batalha. Mesmo se o email estiver quebrado, é com o que a maioria das pessoas está acostumada. A troca não funcionará, a menos que os gerentes de topo sejam os maiores líderes de torcida - e os primeiros usuários. Em uma empresa menor, esse poderia ser o proprietário ou CEO. Em uma empresa maior, poderia ser o chefe do departamento. Depois de se inscrever no Slack, Edwards teve que lembrar continuamente seus oito funcionários. "Ainda assim, as pessoas me mandam um e-mail e respondem e dizem: 'Envie isso para mim no Slack.'"
Outras empresas adotam uma abordagem mais suave. O criador de aplicativos de número de telefone virtual Burner estava usando um aplicativo de bate-papo diferente quando um dos co-fundadores da empresa convidou alguns amigos para experimentar o Slack. "Todo mundo começou a usar o Slack cada vez mais, e nós matamos o outro", disse Greg Cohn, CEO da Burner. Ele estima que seu volume de e-mails diminuiu de 30 a 50% como resultado - e teria diminuído mais se seu trabalho não envolvesse enviar e-mails a pessoas de fora da empresa.
3. Considere suas opções
Slack é um grande jogador, mas existem alternativas. As ferramentas da Sameroom ajudam a compartilhar mensagens entre plataformas de comunicação incompatíveis, e a empresa usa várias soluções para mensagens entre escritórios, incluindo o Atlassian HipChat, Intercom e Slack, embora use principalmente o Fleep. Entre outras coisas, os usuários do Fleep podem escrever mensagens dentro da plataforma para entrega de e para e-mail, um recurso que não está disponível na versão gratuita do Slack (de acordo com Andrei Soroker, CEO da Sameroom).
4. Considere os custos
O Slack é gratuito até você receber 10.000 mensagens e cinco ferramentas suportadas. Depois disso, custa US $ 8 por mês por usuário (ou US $ 6, 67 quando pago anualmente). Jeff Gladnick, fundador e CEO da empresa Great Dental Websites (GDW), paga US $ 200 por mês pelo Slack por seus 30 funcionários. Ele adora o serviço, mas gostaria de encontrar algo mais barato. "Você bate na parede muito mais rápido do que pensa", disse ele, "e então sua equipe reclama quando não consegue encontrar coisas e diz que vamos voltar para o e-mail. Então você compra. É como heroína, você fica preso nela e não pode sair."
5. Oferecer treinamento
Por mais difícil que seja imaginar, as pessoas precisaram aprender a usar o email. É o mesmo para o Slack. Certifique-se de que os funcionários conheçam o básico do Slack, como o funcionamento dos canais e como ativá-los ou desativá-los. Se você estiver integrando o Slack aos aplicativos de produtividade do escritório, verifique se eles entendem o que são e como se conectam. Obtenha mais dicas de instruções em 7 dicas essenciais para usuários do Slack. Quanto mais funcionários integrados tiverem, menor será a probabilidade de adotar os maus hábitos que criaram o e-mail pântano hoje.
6. Decida o quanto a socialização não profissional da sua cultura permitirá
Os funcionários da GDW iniciaram os canais Slack para pessoas que gostam de gatos, esqui e snowboard. "Muita da nossa cultura chegou ao Slack", disse Gladnick, do GDW.
Mas muita diversão pode ser uma coisa ruim. Em vez de dar às pessoas a chance de desabafar entre as tarefas, os canais de bobagem podem se tornar uma enorme perda de tempo.
O Slack anunciou recentemente seu próprio bate-papo por voz interno, da mesma forma que o Skype.
Soroker diz que certa vez trabalhou para uma empresa que usava o Skype, e "havia pessoas que passavam o dia inteiro de trabalho apenas brincando nessas salas de bate-papo (Skype), trocando fotos de gatos e GIFs animados", disse ele. "Se isso se torna realidade, é perigoso." No Sameroom, Soroker disse que não existem canais divertidos do Slack. "Não dizemos nada a menos que seja relacionado ao trabalho. Tentamos ser chatos de propósito".
7. Não ignore os aplicativos de comunicação para entrar em contato com os clientes
As ferramentas de colaboração e os aplicativos de mensagens internas podem não ter sido destinados à comunicação com os clientes, mas as empresas agora as estão usando dessa maneira. A Cohesion Singapore, organizadora de eventos de formação de equipes em grupo, como etiquetas a laser e futebol de bolhas, usa o WhatsApp Messenger e o Telegram Messaging para responder a perguntas de clientes em potencial. A empresa de 18 meses abandonou o email em favor de aplicativos de mensagens há cerca de um ano, porque permitiu que os funcionários respondessem mais rapidamente, disse Xavier Chng, co-fundador da Coesion Singapore. E, observou ele, os clientes estão dispostos a pagar um prêmio por "valores intrínsecos", como respostas rápidas.
